談重大工程檔案管理

于洪波

[摘 要]隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化的加速發(fā)展，一批重大工程項(xiàng)目在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中蓬勃展開。在重大工程項(xiàng)目建設(shè)過程中所形成的檔案材料是工程建設(shè)單位建筑工程質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)，是不可再生的信息資源，是重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目建成投產(chǎn)、運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建工作的重要依據(jù)，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理是十分必要的?；诖?，筆者從重大工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)作為思考的出發(fā)點(diǎn)，分析重大工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題及在管理中應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

[關(guān)鍵詞]工程項(xiàng)目建設(shè)；重大工程；檔案管理部門

重大工程檔案作為記錄重大工程全過程的真實(shí)反映，它以自身真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、翔實(shí)的特色再現(xiàn)了重大工程的全貌，可以起到溯本追源的作用。因此，我們要認(rèn)真研究重大工程檔案的作用和特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)重大工程檔案的管理，以為重大工程的開展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、重大工程檔案在工程建設(shè)中的作用

1、憑證作用。一套完整的工程記錄，明確地記錄了整個(gè)過程。因此，重大工程檔案是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建和處理問題的重要依據(jù)和憑證。

2、參考作用。主要反映重大工程基本信息方面，從而進(jìn)一步為圖紙的深化再建與設(shè)計(jì)工作提供參考。

二、重大工程檔案的特點(diǎn)

1、龐大與細(xì)致性。一個(gè)基礎(chǔ)項(xiàng)目工程的建設(shè)，由于其投資規(guī)模大、參與單位多、涉及專業(yè)廣以及項(xiàng)目歸檔的文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的檔案數(shù)量龐大并且細(xì)致。

2、專業(yè)與復(fù)雜性。一個(gè)重大工程檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、采暖、空調(diào)、電信、消防以及自動(dòng)控制等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)容，而將這些不同專業(yè)的文件材料進(jìn)行有機(jī)的融合，就使得工程檔案形成了專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

3、廣泛與流動(dòng)性。一個(gè)工程的建設(shè)項(xiàng)目檔案的構(gòu)成，經(jīng)歷了從提出項(xiàng)目建議書到工程全面竣工驗(yàn)收的全過程，其涉及的材料來源包括政府部門的審批、設(shè)計(jì)部門的論證設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位的監(jiān)理、施工單位的建設(shè)、質(zhì)檢部門的質(zhì)量評(píng)定，以及各種材料、設(shè)備供貨單位的合格證和檢驗(yàn)資料等，由此可見，重大工程檔案的材料來源非常廣泛。

4、完整與系統(tǒng)性。在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，重大工程檔案包含了從提出項(xiàng)目建議書、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)文件、開展地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、開始工程施工以及竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件及資料，它將整個(gè)工程的全過程清楚地記錄和顯現(xiàn)出來。

三、重大工程檔案管理應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1、計(jì)劃環(huán)節(jié)。工程立項(xiàng)與重大工程檔案建檔同步進(jìn)行。一個(gè)單位每年項(xiàng)目工程一般會(huì)列入年初計(jì)劃，項(xiàng)目立項(xiàng)開始，檔案部門應(yīng)及時(shí)參與到具體工作之中，及時(shí)了解項(xiàng)目名稱和基本情況，有針對(duì)性地組織工程管理員、監(jiān)理員、施工資料兼職檔案員進(jìn)行檔案法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提前提供服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為建檔工作做好準(zhǔn)備。

2、積累形成環(huán)節(jié)。工程建設(shè)與檔案材料的積累、整理、審定同步進(jìn)行。檔案部門應(yīng)跟蹤指導(dǎo)施工單位的工程檔案收集工作，經(jīng)常深入施工單位進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決實(shí)際工作中的具體問題，從源頭上保證重大工程檔案歸檔質(zhì)量。同時(shí)，要從工程的安排與計(jì)劃、勘察與招標(biāo)、設(shè)計(jì)與施工以及竣工交付的整個(gè)過程中，逐漸完成檔案整合收集，并能按照工序進(jìn)行排列，從而做到材料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范歸檔。

3、建設(shè)環(huán)節(jié)。明確各階段工程檔案責(zé)任主體和責(zé)任人，建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)模式。一般建設(shè)工程在總體規(guī)劃下同時(shí)開展多個(gè)單項(xiàng)工程，并分成總包、分包不同專業(yè)單位主體，從開始到完成要經(jīng)歷幾個(gè)大階段和多個(gè)子階段。要做好重大工程檔案歸檔，必須按照建設(shè)過程不同階段，明確責(zé)任主體和責(zé)任人，把好各階段收集質(zhì)量關(guān)。一是明確職責(zé)，以建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)與監(jiān)理為主，進(jìn)一步完善制度建設(shè)，建立健全檔案收集檢查監(jiān)督制度。二是納入合同制管理，在施工合同、設(shè)計(jì)合同和監(jiān)理合同中作出明確的規(guī)定，并在工程款結(jié)算時(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案資料的驗(yàn)收，從而在經(jīng)濟(jì)上予以約束。

4、驗(yàn)收環(huán)節(jié)。為了確保重大工程檔案能夠完整、準(zhǔn)確地歸檔，初檢驗(yàn)不能少，因?yàn)楣こ坛鯔z驗(yàn)就表明該工程已經(jīng)基本竣工，材料的形成基本完成。這個(gè)時(shí)候進(jìn)行初驗(yàn)，了解到底還缺些什么，是否符合要求，一旦出現(xiàn)問題可以及時(shí)予以改進(jìn)，改進(jìn)后才能進(jìn)行竣工交付驗(yàn)收。

5、歸檔環(huán)節(jié)。工程檔案竣工材料要求竣工6個(gè)月內(nèi)完善裝訂立卷并歸檔，而項(xiàng)目工程存在著工程一結(jié)束人走班子散的現(xiàn)象，因此，必須要仔細(xì)查驗(yàn)檔案是否缺失，公章、簽署等手續(xù)是否完備，對(duì)照簽訂的合同查看檔案內(nèi)容和數(shù)量是否完整齊全等，確保重大工程檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

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