加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設分析

魏艷

在網(wǎng)絡化、信息化高速發(fā)展的今天，以計算機技術為核心的檔案數(shù)字化管理受到了越來越多的關注，許多政府機關與企事業(yè)單位已投入大量的人力物力，積極推進檔案數(shù)字化建設。充分挖掘檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，及時為房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，是新經(jīng)濟形勢下房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的必由之路。

目前，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設處于成長階段，還存在諸多問題，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)員工檔案意識、法律意識淡薄，檔案管理力度不大，軟硬件設施不健全，無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化；二是企業(yè)考慮成本因素，實行檔案數(shù)字化外包，承包商在數(shù)字化過程中只考慮進度，而對細節(jié)問題重視不夠，數(shù)據(jù)錄入錯誤、掃描頁數(shù)缺漏等，使數(shù)字化的檔案無法利用；三是沒有建立統(tǒng)籌管理機制，集團與分公司各自為政，沒有實現(xiàn)跨區(qū)域資源共享；四是沒有必要的檢索、統(tǒng)計、分析工具，電子檔案的利用途徑單一，利用效率不高，利用效果不明顯；五是配套措施不健全，缺少信息存儲，網(wǎng)絡防火墻、數(shù)字加密、應急電源等必需設備，給電子檔案的安全構成了嚴重的威脅；六是技術支持力度不夠，許多企業(yè)檔案管理人員缺乏計算機技能，而又無法及時得到技術人員的支持，遇到問題無法及時解決，造成投資巨大的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)成為“空中樓閣”。

為充分利用檔案信息資源，提升檔案價值，為房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理提供優(yōu)質(zhì)的服務，筆者認為，房地產(chǎn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設應從以下幾點加強：

一、做好檔案數(shù)字化基礎建設工作

（一）硬件基礎建設。檔案數(shù)字化建設需要根據(jù)房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，及房地產(chǎn)檔案自身的多樣性、復雜性、利用的頻繁性的特點，配置高性能的服務器及大容量的服務器，建立暢通無阻的網(wǎng)絡環(huán)境。對于跨區(qū)域辦公的集團公司，要考慮遠程網(wǎng)絡連接的解決方案；對檔案收集與管理部門，配置電腦、影像掃描設備、備份設備等，做好硬件基礎建設。

（二）軟件基礎建設。如果說硬件是檔案數(shù)字化建設的骨架，那么軟件就是檔案數(shù)字化建設的靈魂。因此，選擇優(yōu)秀的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，將成為檔案數(shù)字化成敗的關鍵。檔案數(shù)字化系統(tǒng)應具備如下特性：1、與企業(yè)OA系統(tǒng)無縫連接，實現(xiàn)文檔一體化管理。隨著信息化程度加深，辦公自動化系統(tǒng)已成為房地產(chǎn)企業(yè)員工工作所依賴的平臺，也成為檔案形成收集的主要平臺。2、強大的圖像處理工具與成熟的數(shù)字化加工流程。根據(jù)房地產(chǎn)檔案管理的特點，開發(fā)強大的掃描與圖像處理工具，高效高質(zhì)量進行圖像處理。3、高效的檔案利用查詢平臺。建立房地產(chǎn)企業(yè)網(wǎng)上檔案信息服務平臺，完善數(shù)字檔案建設，是進行電子檔案的保管和提供檔案信息服務的最佳手段?，F(xiàn)在，房地產(chǎn)企業(yè)的各種生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動都離不開信息的傳遞和交流，房地產(chǎn)企業(yè)各分公司及各部門之間的信息溝通交流越來越依賴于計算機與網(wǎng)絡。4、嚴謹?shù)陌踩刂葡到y(tǒng)。由于電子檔案具有易改性等特點，因此在建設檔案信息化系統(tǒng)時應充分考慮信息安全。5、檔案數(shù)字資源由集團統(tǒng)一管理，各分公司互通有無，實現(xiàn)資源共享。

二、加強宣傳工作，提高房地產(chǎn)企業(yè)檔案意識和法律意識

房地產(chǎn)檔案管理工作是一項政策性、業(yè)務性較強的工作，但目前人們對房地產(chǎn)檔案管理工作及其重要作用認識不夠，房地產(chǎn)檔案意識和依法治檔的意識相對薄弱，一些房地產(chǎn)單位往往不主動向城建檔案館報送檔案，有些建設行政主管部門存在著“重建設、輕檔案”的現(xiàn)象，使建設單位因檔案缺失造成巨大損失而影響城市建設與管理。因此，必須提高全社會特別是房地產(chǎn)部門的檔案意識和法制意識。房地產(chǎn)檔案部門要加大對房地產(chǎn)檔案工作的宣傳力度，以依法治檔作為檔案宣傳工作的切入點，讓全社會了解、重視、支持房地產(chǎn)檔案工作。一是要以宣傳《檔案法》、《城建檔案管理辦法》等一系列政策、法律、法規(guī)為主要內(nèi)容，利用新聞媒體、網(wǎng)站等大力宣傳房地產(chǎn)檔案工作的重要作用，引起民眾對房地產(chǎn)檔案工作的重視，擴大社會影響，增強全社會的房地產(chǎn)檔案意識。二是要不斷強化房地產(chǎn)檔案工作者的意識，建立和完善與之相配套的管理制度和辦法，提高房地產(chǎn)檔案干部的整體素質(zhì)，使其樹立起強烈的信息意識、開放意識、培養(yǎng)理論研究能力以及運用現(xiàn)代科技管理檔案的能力，造就一支業(yè)務精通、作風過硬、執(zhí)法公正、知識全面的房地產(chǎn)檔案管理隊伍。三是加強對房地產(chǎn)部門，尤其對房地產(chǎn)檔案工作中的違法單位、個人的宣傳和教育、堅持以教育為主、處罰為輔，使房地產(chǎn)檔案管理行為符合法制要求。

三、打造數(shù)字化管理隊伍

實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理，離不開高素質(zhì)的管理人才，人才資源是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，是開發(fā)利用房地產(chǎn)檔案的基本條件。房地產(chǎn)檔案的信息化建設，要求檔案管理隊伍中不但有既掌握檔案專業(yè)知識，又熟悉房地產(chǎn)產(chǎn)權、產(chǎn)籍管理基本知識的檔案專業(yè)管理人才，而且需要具備系統(tǒng)開發(fā)或維護、數(shù)字化加工與管理、標準化建設、數(shù)據(jù)庫運行管理、信息資訊發(fā)布等方面能力的人才。

四、加強檔案信息安全建設

安全是檔案數(shù)字化建設不可忽視的一個重要方面。由于有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案數(shù)字化建設中必須采取管理制度和相應技術來保證信息安全。只有保證系統(tǒng)的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標才能得以實現(xiàn)。因此，做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。做好房地產(chǎn)企業(yè)數(shù)字化檔案信息安全保障應從制度著眼，從技術手段著手，健全安全保密制度，合理設置用戶權限，構建防火墻，配置大容量存儲設備，實現(xiàn)增量備份和定期備份。

總之，房地產(chǎn)檔案管理部門要解放思想，更新觀念，變被動為主動，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。大力宣傳房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的重要性，使企業(yè)員工深刻認識到檔案的重要性，積極主動地向數(shù)字化檔案管理靠攏，充分利用計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術等，在為用戶提供信息服務的同時，加強數(shù)字化檔案的開發(fā)工作，提取檔案精華，使之成為企業(yè)與社會寶貴的財富資源。