檔案管理現(xiàn)代化淺論

逄博

[摘 要]檔案學(xué)是一門社會化科學(xué)，隨著社會的發(fā)展，步伐的加快，社會化方方面面的頻繁更迭，檔案學(xué)越來越引起人們的重視，檔案管理的現(xiàn)代化已擺上了重要的議事日程。作為國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體、工礦企業(yè)及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存下來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案資料就是社會生活鏈條中的一個鏈節(jié)，歷史是割不斷的，檔案資料也不能有所缺失，否則，就會造成歷史的斷代。如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理，已成為迫在眉睫，時不我待的問題。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；信息化

社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)已滲入社會的各個領(lǐng)域，以完全改變了傳統(tǒng)的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先應(yīng)明確檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，這包含以下兩個方面的基本內(nèi)容。

1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵。對檔案管理現(xiàn)代化的理解，應(yīng)從思維方式現(xiàn)代化和管理方式現(xiàn)代化兩個方面去把握。所謂思維方式現(xiàn)代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識，按照檔案學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理和方法，對檔案工作進(jìn)行正確的評估、判斷和決策；所謂管理手段現(xiàn)代化，是指應(yīng)該利用電子計算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)及其它先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對檔案工作的各個環(huán)節(jié)實(shí)施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發(fā)展的水平，實(shí)現(xiàn)“五化”，即思維超前化、技術(shù)自動化、組織網(wǎng)絡(luò)化、體系多元化、結(jié)構(gòu)綜合化。

2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然要求。計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)、電子通訊技術(shù)等新科技、新手段在社會生活各個領(lǐng)域越來越廣泛的應(yīng)用；各種新載體、新介質(zhì)的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰(zhàn)，檔案工作必須適應(yīng)時代發(fā)展，適應(yīng)科技發(fā)展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是現(xiàn)實(shí)的迫切需要。從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，目前的檔案保護(hù)條件和管理手段還存在著許多不足和嚴(yán)重的問題。據(jù)一份抽樣調(diào)查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護(hù)手段等因素影響，已有相當(dāng)一部分檔案出現(xiàn)褪變，褪變嚴(yán)重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現(xiàn)代化提出了急迫的要求，迫切需要用現(xiàn)代化的管理手段提高管理保護(hù)水平。

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是減少勞動強(qiáng)度，提高管理效率的必由之路。傳統(tǒng)的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動量相對較大，檔案資料中的各種有害物質(zhì)，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環(huán)境中解放出來，且大大地提高了工作效率。

二、檔案管理現(xiàn)代化的主要技術(shù)標(biāo)志——信息化

現(xiàn)代化的技術(shù)標(biāo)志是信息化，信息技術(shù)是當(dāng)代技術(shù)的前沿，看一個國家或地區(qū)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數(shù)字檔案館的開發(fā)研究和建設(shè)，涉及信息技術(shù)的方方面面，因此可以說，數(shù)字檔案館是檔案信息化管理的集中體現(xiàn)。

以有序的信息空間和開放的信息環(huán)境為特征的完整意義上的數(shù)字檔案館，不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò)，而是包含在辦公自動化系統(tǒng)、計算機(jī)輔助設(shè)計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的、具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)，是繼數(shù)字圖書館之后，在網(wǎng)上扮演重要角色的又一知識網(wǎng)絡(luò)，是國家的數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。

數(shù)字檔案館不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個檔案工作流程的計算機(jī)化，而是代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與法規(guī)的制定和推行、軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、數(shù)字資源的建設(shè)、人才隊伍的培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，是一個與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計算機(jī)工程、信息組織工程等密切相關(guān)的系統(tǒng)工程。

三、檔案現(xiàn)代化管理對檔案工作人員的要求

檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案的計算機(jī)管理。電子計算機(jī)以其高速運(yùn)算能力和極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，給檔案工作者帶來了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，為了讓電子時代人類活動的真實(shí)歷史記錄得以長期或永久的保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會利用現(xiàn)代化檔案管理手段—檔案計算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能。這就要求檔案管理人員必須電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則，是無法適應(yīng)計算機(jī)時代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計算機(jī)及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備，進(jìn)行電子文件的制作，使用和維護(hù)。

學(xué)習(xí)檔案計算機(jī)管理的知識和技能，要了解檔案計算機(jī)管理必須具備的一定條件：一是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理；二是要掌握與檔案信息處理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化知識、掌握檔案計算機(jī)管理的應(yīng)用方式，即檔案自動編目和自動檢索，相當(dāng)自動（原文）存儲與檢索；檔案自動標(biāo)引；檔案資料的自動編輯、文檔一體化自動管理；檔案保管環(huán)境的自動控制；字跡褪變檔案信息恢復(fù)和增強(qiáng)性處理。

檔案的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對當(dāng)前社會的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，才能更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。