淺談地質(zhì)科技檔案的管理與利用

焦珊珊

[摘 要]隨著科技的飛速發(fā)展，科技檔案的信息功能，將越來(lái)越顯著。那么如果想讓科技檔案充分發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)檔案自身的價(jià)值，就必須先從檔案的管理即收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等這些基礎(chǔ)工作做起，針對(duì)地質(zhì)科技檔案的管理與利用展開(kāi)了論述。

[關(guān)鍵詞]地質(zhì)檔案；管理；利用

1、地質(zhì)檔案的特性

（1）地質(zhì)檔案形成的周期性長(zhǎng)，區(qū)域特征明顯

地質(zhì)現(xiàn)象復(fù)雜多變，在通過(guò)各種勘探方法掌握工作區(qū)的各種地質(zhì)現(xiàn)象后，最終形成報(bào)告，往往需要很長(zhǎng)時(shí)間。所以，地質(zhì)檔案是地質(zhì)現(xiàn)象的綜合反映，它的形成具有明顯的地域性和周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。

（2）地質(zhì)檔案內(nèi)容廣、綜合性強(qiáng)

地質(zhì)工作是一項(xiàng)多專(zhuān)業(yè)、多工種、多手段的綜合性工作，它的內(nèi)涵很廣，諸如區(qū)測(cè)、普查、勘探、物探、化探、巖礦測(cè)試、水文工程、環(huán)境、各種礦產(chǎn)等等，相應(yīng)地也會(huì)產(chǎn)生這樣多的檔案材料。

（3）地質(zhì)檔案利用廣，具有持久性

廣泛搜集、反復(fù)地翻閱利用已有的地質(zhì)檔案、地質(zhì)成果，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)踏勘，并結(jié)合工作的性質(zhì)、特點(diǎn)、任務(wù)要求編制設(shè)計(jì)以指導(dǎo)工作進(jìn)行，這在地質(zhì)部門(mén)和其他有關(guān)部門(mén)已成為慣例。這樣不僅避免了一些重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省了人力、物力和財(cái)力，加快了工作步伐，而且通過(guò)對(duì)已有的地質(zhì)檔案的綜合研究分析判斷，已發(fā)展到尋找深部隱伏礦并滲透到人類(lèi)生存環(huán)境保護(hù)工作上面?，F(xiàn)根據(jù)地質(zhì)檔案本身的特點(diǎn)，淺談地質(zhì)科技檔案的管理與利用工作。

2、科技檔案的基礎(chǔ)工作為收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定等

科技檔案的收集。我所檔案管理部門(mén)經(jīng)過(guò)十幾年的摸索與實(shí)踐，并根據(jù)《地質(zhì)科學(xué)研究檔案立卷歸檔辦法》形成了一套比較可行的、較系統(tǒng)的管理方法。具體做法是：明確一條原則，就是在執(zhí)行、貫徹和制定有關(guān)科技檔案管理規(guī)章制度工作中，始終明確堅(jiān)持執(zhí)行集中統(tǒng)一管理地質(zhì)科技檔案的原則。按照有關(guān)管理要求，結(jié)合我所實(shí)際，把處于分散狀態(tài)的科技材料集中統(tǒng)一起來(lái)，維護(hù)科技檔案的完整和安全，健全科技材料歸檔制度。如何在工作中貫徹和實(shí)現(xiàn)這一原則，我們具體抓了三個(gè)環(huán)節(jié)：

（1）地質(zhì)工作開(kāi)始前，抓住立項(xiàng)材料環(huán)節(jié)。立項(xiàng)材料是檔案的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目審批的必備材料，也是項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)。重視項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)材料收集工作，為科技檔案材料的收集工作打下了基礎(chǔ)。

（2）項(xiàng)目進(jìn)行中抓住科技資料收集環(huán)節(jié)。地質(zhì)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中的原始數(shù)據(jù)記錄、圖件、材料等是整個(gè)地質(zhì)原始檔案的核心，必須作為中心環(huán)節(jié)來(lái)抓。我們根據(jù)地質(zhì)項(xiàng)目工作周期長(zhǎng)短不一的特點(diǎn)，請(qǐng)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人指定一人負(fù)責(zé)地質(zhì)資料的收集整理工作，把分散在地質(zhì)人員手中的材料集中保管，使其具有系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性，這樣做，是為今后科技檔案的歸檔做好了充分準(zhǔn)備。

（3）項(xiàng)目進(jìn)行完，抓好驗(yàn)收環(huán)節(jié)。當(dāng)?shù)刭|(zhì)項(xiàng)目完成后，科技檔案管理人員要參加驗(yàn)收，以便對(duì)科技檔案的完整、準(zhǔn)確進(jìn)行鑒定。地質(zhì)部門(mén)的科技檔案實(shí)行由業(yè)務(wù)部門(mén)立卷的制度。由參加項(xiàng)目的地質(zhì)科技人員按照《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和其他有關(guān)規(guī)定，做好地質(zhì)科研檔案的立卷歸檔工作。歸檔的文件材料，規(guī)格要統(tǒng)一，填寫(xiě)的《卷內(nèi)材料目錄》字跡工整、清晰，要注明科技文件的名稱(chēng)、作者、編寫(xiě)日期、保管期限和注明密級(jí)。左側(cè)鎖線。卷內(nèi)文件材料要按其自然形成規(guī)律排列，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系。對(duì)歸檔的科技文件材料要進(jìn)行全面的審查，這是保證歸檔項(xiàng)目質(zhì)量的關(guān)鍵。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要及時(shí)向檔案管理部門(mén)提交全面的科技材料。檔案室要負(fù)責(zé)檢查歸檔材料是否完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)整理，否則，不予驗(yàn)收。

經(jīng)過(guò)大家的努力，我所目前在科技檔案管理工作方面做到了項(xiàng)目組專(zhuān)人收集材料責(zé)任明確，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人認(rèn)真把關(guān)，科技檔案管理部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)審查，形成了比較合理的科技檔案管理系統(tǒng)。隨著科技項(xiàng)目的日益增多，我們正在加強(qiáng)管理力度，把科技檔案工作做得更具體規(guī)范化。

科技檔案的整理。有了齊全完整的檔案材料，還必須進(jìn)行系統(tǒng)的整理，給予正確分類(lèi)。大體把科技檔案分為五大類(lèi)：即化學(xué)分析報(bào)告、選礦測(cè)試報(bào)告、科研專(zhuān)題成果報(bào)告、地質(zhì)勘查報(bào)告（原始檔案、復(fù)制本檔案）、水質(zhì)分析報(bào)告五大類(lèi)?？傮w按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)、按時(shí)間順序排列，每個(gè)專(zhuān)業(yè)除《總目錄》外，還分別建立《分目錄》。

經(jīng)過(guò)科學(xué)的分類(lèi)以后要進(jìn)行整理編目工作，檔案編目工作是檔案整理工作的深化和發(fā)展，也是深入提示檔案內(nèi)容，全面開(kāi)發(fā)檔案信息的重要手段。為滿足科技人員調(diào)卷的需要，而建立了查找性的檢索工具，編制有《案卷總目錄》《案卷分目錄》和備考表?！栋妇砜偰夸洝贩从沉私ㄋ詠?lái)，每個(gè)專(zhuān)業(yè)所有的科技文件檔案的主要內(nèi)容和形式特征，其登載的內(nèi)容包括：檔案號(hào)、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)代碼、順序號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、歸檔日期、數(shù)量、備注?！栋妇矸帜夸洝返禽d的內(nèi)容包括（以地質(zhì)勘查原本檔案為例）：封面、索引、分類(lèi)目錄。備考表記錄資料的齊全程度，遺留問(wèn)題，立卷人、審查人和歸檔日期等。

科技檔案的鑒定。鑒定工作是一項(xiàng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，鑒別科技檔案的價(jià)值，并根據(jù)價(jià)值的大小來(lái)確定保管期限，對(duì)失去保管價(jià)值的檔案材料進(jìn)行銷(xiāo)毀。地質(zhì)科技檔案原則上都是按長(zhǎng)期卷來(lái)保管。由其是實(shí)驗(yàn)測(cè)試數(shù)據(jù)和地質(zhì)原始本檔案必須永久保存。

科技檔案的統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作指的是制定計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)管理、提高效率以及維護(hù)科技檔案的完整與安全的具體措施。通過(guò)統(tǒng)計(jì)數(shù)字了解和反映科技檔案的數(shù)量與質(zhì)量，及科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作的基本情況。

保存科技檔案的目的是為了利用。科技檔案的特點(diǎn)之一是數(shù)量大，與生產(chǎn)結(jié)合緊密利用頻繁。因此面向生產(chǎn)一線，面向科技人員，是做好科技檔案利用的基本準(zhǔn)則，要求當(dāng)好技術(shù)后勤，創(chuàng)造各種條件，以各種有效的方法，將科技檔案提供出來(lái)，滿足科技人員的需求。

本所科技檔案室自成立以來(lái)，為便于廣大科技人員利用查閱，從實(shí)際情況和科技人員的習(xí)慣將其檔案按不同專(zhuān)業(yè)，不同方式分類(lèi)編號(hào)。給利用者提供方便的查找辦法，不論在那一種類(lèi)編號(hào)中都能查找到科技人員所需的科技檔案。