當前醫(yī)院檔案管理中的風險分析

林佃相+張濤+顏景潤

[摘 要]當前，我國醫(yī)院檔案管理的風險與問題日益凸顯，隨著衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入，該問題得到了一定程度的緩解，但并沒有從根本上得以解決。如何解決檔案管理中存在的問題，使檔案管理的水平和利用率得以提升，從而為醫(yī)院的發(fā)展與衛(wèi)生事業(yè)的改革更好的提供服務(wù)，是文章探討和研究的重點。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；風險與問題；對策

作為醫(yī)院工作計劃與決策的依據(jù)，醫(yī)院檔案是醫(yī)院各類活動具有保存價值的歷史記錄，內(nèi)容包括圖表、文字、聲音及視頻等，被醫(yī)院作為參考資料用于各項工作的指導與協(xié)調(diào)，在醫(yī)院管理中的作用相當重要。但是，目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀，投入和重視不足，管理手段傳統(tǒng)落后，制度不完善，人員知識結(jié)構(gòu)陳舊，已經(jīng)無法與現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的需要相適應(yīng)。因此，對醫(yī)院檔案管理中的風險與問題進行深入剖析，找出相應(yīng)的對策，對醫(yī)院檔案管理，乃至醫(yī)院管理都具有十分重要的意義。

一、醫(yī)院檔案管理工作中的風險與問題分析

醫(yī)院檔案資料是隨著各項工作與活動的開展而漸漸形成的，對醫(yī)院本身和病人都有著十分重要的意義，但目前很多醫(yī)院的檔案管理制度并不完善，檔案管理工作還存在著很多問題，主要問題總結(jié)如下：

（一）檔案管理制度體制和機制與時代的發(fā)展不相適應(yīng)。相比于其他行業(yè)的檔案管理，醫(yī)院檔案管理有著很大的區(qū)別。在上級檔案業(yè)務(wù)主管部門的指導下開展檔案工作業(yè)務(wù)，而工作關(guān)系又受到本單位的領(lǐng)導。諸如針對醫(yī)院檔案發(fā)展方向、檔案工作人員薪資考核以及檔案管理結(jié)構(gòu)的制定上，業(yè)務(wù)主管部門與單位領(lǐng)導常因意見不同而發(fā)生爭執(zhí)，甚至產(chǎn)生矛盾，檔案管理人員也因此無所適從。顯而易見，這種體制已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展和現(xiàn)實工作的要求。

（二）領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度不夠，意識較為薄弱，對檔案資源的利用并不充分。醫(yī)療服務(wù)管理往往是醫(yī)院領(lǐng)導較為重視的，但對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案意識很淡薄，有沒有檔案都無所謂，檔案管理對醫(yī)院管理的重要性與作用并沒有被充分認識。也正因為如此，醫(yī)院并沒有充分開發(fā)檔案信息資源，也就導致了極低的檔案利用效率，檔案管理的社會效益與經(jīng)濟效益并沒有真正實現(xiàn)。

（三）檔案管理水平深受檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的影響。雖然醫(yī)院從不缺乏醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人才，但是檔案管理工作人員相對匱乏。而目前的這些檔案管理從業(yè)人員當中，在專業(yè)素質(zhì)與技能水平上也存在著很大差異。與現(xiàn)代化的檔案管理不相適應(yīng)，醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展受到了嚴重的制約。如何積極引進人才，規(guī)范培訓體系，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與技能水平，是醫(yī)院管理工作的重點。

（四）投入預算不足，規(guī)劃不到位，檔案管理標準化與正規(guī)化受到了嚴重的制約。隨著信息時代的到來，要求檔案管理工作進一步向信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的建設(shè)，要求必須有穩(wěn)定長期的投入。但是，目前很多醫(yī)院的近期與長期規(guī)劃中，很少會考慮檔案管理與檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入，導致檔案管理水平嚴重滯后于醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展水平，并最終影響醫(yī)院管理水平的提高。

（五）沒有明確界定檔案管理的內(nèi)容與范圍。目前，醫(yī)院檔案管理內(nèi)容與范圍的界定還沒有統(tǒng)一的制度與標準。雖然各級醫(yī)院都已自身實際情況為依據(jù)，制定了相對健全的管理制度與崗位職責，但是卻很少甚至完全沒有涉及檔案管理的相關(guān)制度檢查考核措施，從而導致了檔案管理工作的混亂和管理手段的落后，極大的制約了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范開展。

二、醫(yī)院檔案管理工作改善的建議分析

（一）推進檔案管理體制與機制的改革完善，實現(xiàn)科學管理、規(guī)范管理。檔案的是真實性、完整性與有效性的集中體現(xiàn)，其工作非常嚴肅且有很強的條理性。推進檔案管理體制與機制的改革完善，能夠使檔案管理的隨意性得以減少，促進其工作健康有序的開展。各級醫(yī)院應(yīng)從單位工作實際出發(fā)，推進檔案統(tǒng)一管理的逐步實現(xiàn)。建立以檔案管理人員為主，其他科室兼職檔案人員為輔的檔案管理機制，使檔案管理的憑證與利用作用得以充分發(fā)揮。

（二）加強領(lǐng)導與宣傳，促進檔案意識的增強。領(lǐng)導對檔案管理的重視，是加強檔案制度建設(shè)的前提。要在醫(yī)院的規(guī)劃發(fā)展當中，重點來抓檔案管理工作，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)一同規(guī)劃發(fā)展。同時，要對檔案工作進行大力宣傳，將檔案工作的重要性充分展示給醫(yī)院領(lǐng)導、管理者和全體職工，并制定相應(yīng)的考核制度，使其增強檔案意識，從而使檔案管理工作得到更多更好的支持。

（三）積極開展培訓，使檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得以提升。提高檔案管理水平的一個重要途徑就是開展培訓，隨著深入推進的檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員需要具備較高的專業(yè)素質(zhì)與技能水平。具體措施有：1.招聘檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，是檔案服務(wù)層次得以提升；2.積極開展系統(tǒng)化培訓，使現(xiàn)職檔案人員的專業(yè)素質(zhì)與管理能力得以提升；3.引入考核機制，激發(fā)檔案管理人員的積極性與主動性，自覺學習并提升其業(yè)務(wù)能力。

（四）硬件投入必須加大，推進現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)。從醫(yī)院的實際情況出發(fā)，檔案管理的資金投入必須加大，使檔案管理環(huán)境得以改善。一方面，引進現(xiàn)代化的技術(shù)，增強保管措施，諸如專門檔案庫房的設(shè)置以及庫房干燥、空調(diào)與滅火設(shè)備等。另一方面，計算機管理的引進與應(yīng)用，使檔案管理中計算機的作用得以充分發(fā)揮，同時引入檔案管理系統(tǒng)專用軟件，替代傳統(tǒng)的手工存儲與檢索，使檔案管理的工作效率得以提升。

（五）明確界定檔案管理的內(nèi)容與范圍，使檔案的歸檔范圍得到進一步的拓展。通過信息檔案科室的建立，對職能進行明確，統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核醫(yī)院各門類、不同載體的檔案，同步考核評價檔案管理和醫(yī)療業(yè)務(wù)。另外，檔案的歸檔范圍需要進一步拓展，目前檔案工作的一個新課題就是加強有關(guān)內(nèi)容的收集。因此，要推進檔案管理組織的進一步健全，專人收集相關(guān)檔案信息。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的科學規(guī)范與加強，是與時俱進的表現(xiàn)，是適應(yīng)新形勢的需要，有利于提高醫(yī)院檔案的利用率，有助于醫(yī)院與醫(yī)學科學的發(fā)展，能夠使醫(yī)院的管理水平得到有效的提升，在實現(xiàn)其自身價值的同時，也促進了人民健康事業(yè)的發(fā)展與進步。

參考文獻：

[1]郝瑩.醫(yī)院檔案管理工作問題淺析[J].中國科技信息，2012（5）：95.