淺析事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用

孫偉

[摘 要]事業(yè)單位人事檔案是檔案管理的組成部分，是人事管理工作的基礎。由于事業(yè)單位人事制度的改革和變化，人事檔案管理重要性顯現(xiàn)出來。但是，有一部分人對人事檔案管理不重視，為了糾正這種意識，，本文闡述了事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，探討了事業(yè)單位人事檔案的作用，這樣就會便于人們對檔案工作的認識，使檔案工作發(fā)揮出應有的作用。

[關鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案；管理特征；動態(tài)性

引言

事業(yè)單位人事檔案主要記述和反映事業(yè)單位職工個人的生活、學習經歷，也記錄著職工個人的思想品德和個人重要才能的表現(xiàn)，事業(yè)單位的人事檔案記載的方式，是以每個人為單元，以個人的自然狀況和主要經歷為信息而形成文件材料，以備組織和需要了解的來查閱。事業(yè)單位的人事檔案，她不僅接納了工作人員工作前的學習記錄，而且還記錄了工作人員從參加工作以來的經歷，不僅有完整的理論做基礎，制定了相關的法規(guī)，還有其獨立的范圍、任務和程序。

1、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位人事檔案管理工作由來已久，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作，是由主管單位的檔案管理部門負責，改革開放30多年來，現(xiàn)今事業(yè)單位人事檔案管理工作，有幾種不同的管理模式，比較大的事業(yè)單位人事檔案還是有檔案管理部門負責，有些較小的事業(yè)單位人事檔案管理工作，有辦公室工作人員負責，這些管理人員有的是專職的，但大部分是兼職的，但他們都需要完成如下的檔案管理工作。

1.1事業(yè)單位人事檔案具有現(xiàn)實性

事業(yè)單位人事部門在為了更全面的了解和考察一個人的時候，就需要經常查閱人事檔案，這其中就包括了人員自傳、鑒定、考核、考績獎懲材料，只有這樣才能全方位的了解其經歷、德才、專長，以便能人盡其才。還有在人員調動、任免、出國、入黨、入團、晉升、調資等很多方面，都需要將人事檔案作為一個重要的依據。由此可見，人事檔案在現(xiàn)實生活中具有現(xiàn)實效力的作用。

1.2事業(yè)單位人事檔案具有真實性

事業(yè)單位人事檔案對收集信息要求非常嚴格，要求從來源、形式和內容等方面都必須確保其真實性，特別是檔案中記述的內容，必須仔細核對，保證客觀實際，嚴禁有虛假、捏造的不實內容。只有保證了檔案的真實性，才能如實的反映個人在工作和生活中的真實情況。而且檔案都會伴隨人的一生，對人的工作、學習都能產生很大的影響，這就要求歸入人事檔案的材料，都要實事求是，真實可靠。只有確保檔案真實可靠，才能作為單位考察和了解員工的重要依據。因此要想更好的發(fā)揮人事檔案現(xiàn)實效用的基礎和前提就是人事檔案的真實性。

1.3事業(yè)單位人事檔案具有動態(tài)性

事業(yè)人事檔案工作的模式是動態(tài)變化的，改革開放以來，由于事業(yè)單位的人事檔案的內容都是在職的職工和干部，他們承擔著社會活動工作，他們的檔案記錄，也會隨著當事人工作的情況發(fā)生變化，有的可能不斷的發(fā)生變化，就會增加新的材料。事業(yè)人事檔案內容，隨著職工任職開始建立，隨著職工的成長記錄，直到當事人去世，還應該要將悼詞、生平事跡等材料歸入檔案，當事人一生的檔案信息工作結束。顯然，事業(yè)人事檔案工作不僅內容是動態(tài)的，人事檔案本身也隨著人員的流動發(fā)生變化。事業(yè)人事檔案事業(yè)的形成，主要是為了適應人事工作的需要，隨著當事人的管理單位，個人檔案要“人檔統(tǒng)一”，這樣不僅便于事業(yè)單位人事檔案的管理，還能最大限度的發(fā)揮人事檔案的作用，嚴禁發(fā)生漏檔和廢檔的現(xiàn)象。

1.4事業(yè)單位人事檔案具有機密性

無論是干部檔案還是普通職工檔案都屬于機密文件，在管理中要嚴格執(zhí)行國家檔案的保密制度，要嚴格保密。人事檔案詳細記錄了員工的工作、個人素質等方面的真實情況，其中不可避免的會涉及到相關的一些重大事件，屬于國家的機密，這些都具有機密性，不得私自泄露出去，如若泄漏機密，可能會對員工培養(yǎng)利用、社會安定、黨和國家等方面帶來嚴重的負面影響。

2、事業(yè)單位人事檔案的作用

事業(yè)單位人事檔案記載著工作人員的學習和工作的經歷，他就像一面鏡子反應每一個工作人員的經歷，因此，事業(yè)單位人事檔案是組織考察和評價工作人員憑據，因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作，對于個人和組織，都具有重要的意義，下面把事業(yè)單位人事檔案管理工作的作用進行探討。

2.1事業(yè)單位人事檔案是人事管理工作的重要工具

人力資源工作的初衷就是更好的發(fā)揮員工的才能，做到知人善用，選取能力突出的人，然而知人才能善用，如何才能做到真正的全面的了解一個人，包括他的才能、品德、優(yōu)點、缺點、過去和現(xiàn)在，不僅要認真考察這個人的現(xiàn)狀，還要通過人事檔案，了解他的過去，他的各個方面的信息，只能有機的結合兩者，才能真正做到知人善用。

2.2事業(yè)單位人事檔案與重要的信息資源

人事檔案為事業(yè)單位的一些重大決策提供了必要的依據，在很多事業(yè)單位中，制定了很多的考核，比如：績效考核、績效評估、員工考核等等，這些都直接關系著員工的福利待遇和晉升的機會，決定著他們的崗位的調動問題。特別是績效管理，需要大量的記錄作為考核的依據，人事檔案中對員工的業(yè)績、素質、能力等都做了詳細的記錄，通過查閱人事檔案，單位就能對員工做一個客觀的綜合評價，從而科學的做出相應的決策。

2.3事業(yè)單位人事檔案與組織審查需要的歷史憑證

人事檔案由于其形成跨越的時間很長，更能客觀的記錄每個人的不同時期的具體情況，完整保留了每個人的過去和現(xiàn)在的所有情況。因此在落實人事政策，調整崗位、工資級別，確定或更改參加工作和入黨、入團的時間，以及解決個人歷史上的遺留問題上，人事檔案可以作為重要的依據和憑證。特別是在提拔干部的時候，干部的年齡和身體狀況也是必須考慮在內的條件，還有學歷、工作經歷、工作業(yè)績等等，要想得到真實的信息，只能依靠人事檔案。

2.4事業(yè)單位人事檔案與專業(yè)人才的信息

事業(yè)單位可以通過組織部門，對每個員工的人事檔案進行查閱，希望能從中發(fā)現(xiàn)員工的成長軌跡，在檔案中可以發(fā)現(xiàn)職工的優(yōu)點，這有利于更好的培養(yǎng)和使用人才，也可以提高對人才價值的需求。因此，事業(yè)單位人事檔案記載的事件要求詳細，具體到時間、地點、任務、事件等，真實可靠，是校正、核實和印記歷史事實的可信依據。

2.5事業(yè)單位人事檔案與優(yōu)化人力資源

要提高人力資源使用效率，使人與物完美結合。人力資源會隨著時間推移、環(huán)境變化出現(xiàn)人員的崗位變化、人員流失等，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。綜上所述，目前事業(yè)單位要順應時代的發(fā)展，在檔案工作中，認真分析，注重檔案的服務性，只有這樣才能提高檔案的利用價值，從而解決很多社會中的諸多問題，必將為社會經濟的發(fā)展提供強有力的保障。

3、結語

事業(yè)單位人事檔案記載了工作人員學習和工作的經歷和表現(xiàn)，組織在需要的時候可以通過這些當按材料考察你的歷史和現(xiàn)實表現(xiàn)，同時，事業(yè)單位人事檔案也記載了工作人員的專業(yè)信息，可以向需要人才的部門提供信息，利于人才發(fā)揮作用，為實現(xiàn)中國夢做最大的貢獻。

參考文獻：

[1]沈紅霞.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務.2013（24）：110

[2]？郭玉英.對新形式下檔案管理創(chuàng)新服務的思考[J].？黑龍江史志.2013（11）：149

[3]王振云.完善人事檔案統(tǒng)計管理的措施.統(tǒng)計與管理[J].2013（5）：28-29.