做好地方志資料年度化工作的體會

市政協(xié)辦公廳史志辦

繼國家頒布《地方志工作條例》（以下簡稱《條例》）之后，我市以出臺《哈爾濱市地方志資料年度化實施辦法》（以下簡稱《辦法》）和《哈爾濱市地方志資料年度化工作實施細則》（以下簡稱《細則》）為標志，適時啟動了地方志資料年度化工作。目前，市政協(xié)已完成了六個年度的地方志資料。基本上達到了部門、市地方志辦公室、具體工作人員三滿意。今借哈爾濱市地方志學會二分會征集以“我與地方志”為題的地方志工作交流會材料的機會談?wù)勛龊玫胤街举Y料年度化工作的體會。

認識到位是做好地方志資料年度化工作的動力

地方志資料年度化工作啟動伊始，我們就把學習《條例》、《辦法》、《細則》放在首位，從而較好的解決了認識問題，增強了做好工作的內(nèi)動力。

一是認清了實施地方志資料年度化工作是落實《條例》的實際行動?！稐l例》是我國修志史上的里程碑，第一次以法規(guī)形式，明確了地方志書的社會基礎(chǔ)文化建設(shè)的地位，同時也明確了依法連續(xù)編纂地方志書是各級地方政府的法律責任，市政府依據(jù)這一要求及時制定了工作措施和行政要求，實施地方志資料年度化工作，就是在扎扎實實的落實《條例》。

二是認清了實施地方志資料年度化工作是保證未來地方志工作質(zhì)量的根本措施。《條例》明確“地方志是傳承和發(fā)揚中華民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)，全面客觀、系統(tǒng)地記述行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化、社會歷史、積累資料性文獻”。而未來這一資料性文獻的基礎(chǔ)是年度資料，現(xiàn)在把資料搜集工作前移，當年或隔年搜集整理眼前發(fā)生的事情，有效的防止了資料跑粗、遺失，提高了資料的利用率，必定提高未來志書的編纂質(zhì)量。

三是認清了實施地方志資料年度化，是政府向有關(guān)單位布置的一項長期任務(wù)。要求部門把當年履行工作職能的情況和結(jié)果，物化為文字、圖表等不同資料形式加以整理和保存?？梢娔甓然Y料是部門年度工作的必要記錄，是正常的日常工作，部門必須按要求、無條件的承擔起來。

四是認清了實施地方志資料年度化工作，是新時期地情信息共享的需要。信息是新時期、新時代新的生產(chǎn)力要素。生產(chǎn)、生活領(lǐng)域和社會事業(yè)領(lǐng)域，包括城市的管理者都需要大量的信息為各自的工作服務(wù)，我們實施地方志資料年度化，實質(zhì)就是地情資料年度化，而地情資料年度化正是形成全面、權(quán)威的社會公共信息的具體措施，形成的社會共享信息，對城市經(jīng)濟社會全面發(fā)展提供有效的信息支持，從這個意義說，從事地方志資料年度化工作，也是為一個地區(qū)地情信息資源，開發(fā)地方文化軟實力建設(shè)作貢獻，也是在為地方經(jīng)濟社會發(fā)展出力。

明確具體要求是做好地方志資料年度化工作的前提

認清了做好地方志資料年度化工作的重要性，只能說做好工作有了思想基礎(chǔ)，而真正把工作做好光靠熱情是不夠的，必須吃透《辦法》和《細則》的規(guī)定，明確工作的具體要求。

一是明確年度化資料的基本構(gòu)成。第一，準確完整的確定年度化資料的專題。專題是年度化資料的主要形式，而專題中主體為單一專題，按此要求根據(jù)《政協(xié)章程》規(guī)定的政協(xié)職能，確定了6個方面19個專題。第二，確定資料附件的構(gòu)成。首先是確定附件中收入的重要文獻，根據(jù)政協(xié)履職情況，把每年度政協(xié)全會的常委會工作報告；年度經(jīng)常委專題協(xié)商會議協(xié)商的部分重要調(diào)研報告；年度優(yōu)秀提案中有代表性的部分提案，政協(xié)文史資料書目，確定為年度重要文獻。其次把握好附件中大事記的要求，按著大事記的記載原則把政協(xié)職能涉及的事關(guān)全市范圍的大事、要事和主席、副主席履職活動記錄下來納入大事記。再次是把政協(xié)履職過程中，主席、副主席有代表性的重要活動照片納入附件中。

二是力求地方志資料達到全面、系統(tǒng)、準確。全面，就是做到把政協(xié)年度履行職能的工作不遣不漏全面記述下來。系統(tǒng)，就是做到資料體現(xiàn)職能和職責履行的過程和結(jié)果，確保事物變化的脈絡(luò)不間斷。準確，就是做到有因有果，資料符合客觀事實，資料之間不相互矛盾。

三是嚴格把握年度資料與志稿的區(qū)別，做到每個專題都緊扣職能的履行，每個專題的內(nèi)容都完整。在保證資料翔實的前提下，做客觀的分析，對工作措施和作法的得失做必要的議論。對整個工作過程和細節(jié)記述的更詳細，從而加大資料的含量。

四是嚴格把握工作階段的時限要求，既：上報提綱要在年初的三月份之前；上報資料要保證在11月末前。

摸索工作程序是做好地方志資料年度化工作的關(guān)鍵

有了較高的思想認識，又明確了年度化資料的具體要求，還要從部門的實際出發(fā)，摸索切實可行的工作程序，確保工作有條不紊的推進。

一是依據(jù)政協(xié)自身的職能范圍，制定地方志資料提綱，力求提綱所記述的內(nèi)容就是政協(xié)履職的全面情況和主要內(nèi)容的基本框架，并將提綱報送市地方志辦公室審批。

二是按市地方志辦公室原則同意的資料提綱全面查閱資料，查閱力求做到全、細，并隨時記錄查閱資料索引。

三是按資料查閱索引作專題資料的卡片，卡片的內(nèi)容力求全面、具體、全過程清晰、結(jié)果真實。

四是依據(jù)卡片，纂寫專題長編，及附件的長編。

五是專題資料長編形成后打印，輸出清樣，交單位主管領(lǐng)導審查簽字，履行資料內(nèi)部審核把關(guān)程序。

六是上報電子板全部資料，并填報表，再根據(jù)政協(xié)的實際需要保存全部文字資料。

領(lǐng)導重視、部門支持是做好地方志資料年度化工作的保證

政協(xié)領(lǐng)導對地方志資料年度化工作高度重視，市地方志辦公室及時檢查指導，保證了資料年度化工作順利進行。

一是政協(xié)領(lǐng)導非常重視資料年度化工作，較好的實現(xiàn)了地方志工作由編纂志稿向資料年度化的轉(zhuǎn)變。首先按要求明確了政協(xié)辦公廳是政協(xié)年度化資料的負責部門，并明確主管文字的副主任主管。其次是明確原來政協(xié)史志辦為政協(xié)辦公廳史志辦，辦公室、辦公條件不變。原來的兩名同志為具體工作人員，負責資料年度化工作。第三是原來的史志經(jīng)費轉(zhuǎn)為資料年度化經(jīng)費，專職人員的原來待遇不變，實現(xiàn)了政協(xié)辦公廳史志辦的“一納入五到位”。第四，實施了資料年度化的目標管理，年初訂標，年末兌標，納入市政協(xié)的整體目標管理中。

二是市政協(xié)各專門委員會、各相關(guān)部門一如既往，積極熱情的支持資料年度化工作，配合史志辦完成各個環(huán)節(jié)的工作。

三是主動爭取市志辦的業(yè)務(wù)指導，在地方志資料年度化工作中隨時向市地方志辦公室報告工作爭取指導。2012年市志辦聽了政協(xié)辦公廳史志工作的匯報后，建議政協(xié)地方志資料附件部分應(yīng)增加年度政協(xié)全會常委會工作報告；常委會專題協(xié)商通過的重要調(diào)研報告；優(yōu)秀提案中的典型提案。我們吸納了市志辦二處的意見，不僅將2011年的附件部分進行了補充，還將已上報的2006年至2010年度的各年的資料附件部分全部補齊。這樣就使市政協(xié)的年度化資料實現(xiàn)了全面、系統(tǒng)、準確，反映了市政協(xié)履行工作職能的全部情況。