認(rèn)真做好檔案利用過程中的保密工作

陳立波

檔案信息涉及國(guó)家安全和利益、社會(huì)秩序、個(gè)人隱私等內(nèi)容，其區(qū)別于各類公開性資料的一個(gè)重要特點(diǎn)就是秘密性強(qiáng)，因此利用檔案有一定的控制性。特別是大多數(shù)涉及秘密事項(xiàng)，具有秘密等級(jí)的重要檔案，更需要保密。檔案管理工作應(yīng)該注重安全保密，但保的目的之一是為了用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。檔案管理人員應(yīng)在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。然而在如今的信息現(xiàn)代化時(shí)代，如何既能充分發(fā)揮各類檔案的效能，又確保不發(fā)生泄密問題，是值得我們認(rèn)真思考的一個(gè)問題。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下事情做起：

一、正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家秘密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)，而檔案管理人員的管理價(jià)值也難以很好地體現(xiàn)出來。鑒于這種情況，檔案部門改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，充分利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。

二、做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作

首先，要貫徹落實(shí)《保密法》和國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。其次，要建立起法制的新秩序。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：（1）建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；（2）建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案館，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；（3）建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

三、做好檔案開放前的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密的時(shí)效和范圍是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案之前，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

（一）做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，由檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用的范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中未能判定是開放還是控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定檔案的開放與否。

（二）做好檔案的解密工作

確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。對(duì)于保密期限屆滿的檔案，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行解密審查，確保在向社會(huì)各界開放檔案前，由原定密機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)依法對(duì)該檔案進(jìn)行解密，未被解密的檔案應(yīng)繼續(xù)列入控制使用范圍。但在平時(shí)工作中，很多單位忽視了密級(jí)檔案的解密問題，影響了檔案的開放利用。

四、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效發(fā)現(xiàn)并制止、糾正檔案利用過程中的各種不恰當(dāng)行為，做到既能充分利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用中的監(jiān)督應(yīng)注重三方面的工作：

（一）制度建設(shè)

檔案利用工作的規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，應(yīng)對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案利用工作有章杯杯可循，確保在檔案利用過程中不泄密及文件的完好無損。檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密、簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

（二）隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是要有高度的政治責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉有關(guān)檔案的法規(guī)；三是要有較高的文化素質(zhì)，能及時(shí)總結(jié)和分析工作中存在的問題，掌握工作的規(guī)律。

（三）監(jiān)督措施

在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是腦勤，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。