試論加強(qiáng)檔案安全工作

姚秀杰

[摘 要]檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是不可再生的珍稀資源，又涉及大量的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，一旦損毀、泄密或被不當(dāng)利用，將造成難以估量的損失。檔案的安全是檔案工作的重中之重，檔案安全得不到保障，其它工作就無(wú)從談起，如何確保檔案的安全，杜絕各類事故的發(fā)生。筆者認(rèn)為應(yīng)從加強(qiáng)檔案安全管理制度建設(shè)入手。

[關(guān)鍵詞]檔案安全；制度；管理措施

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是重要的知識(shí)積累和科技儲(chǔ)備，是寶貴的信息資源。有效保護(hù)檔案資源是所有檔案工作者都應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，檔案資源的開發(fā)力度逐漸增大，檔案利用的頻率逐漸提高，檔案的開放性逐漸增強(qiáng)，因而檔案如何被及時(shí)、有效地保護(hù)成為從業(yè)人員面臨的重要課題。

一、樹立安全第一理念，健全安全制度

做好檔案安全保護(hù)工作，應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，建立和健全各種行之有效的保護(hù)制度，避免泄密、丟失等事故的發(fā)生。一是建立健全檔案保密制度。檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，模范地遵守保密制度，嚴(yán)守保密紀(jì)律，把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。二是建立健全檔案材料接收制度。接收檔案應(yīng)當(dāng)由交接雙方當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后填寫交接清單，并由雙方經(jīng)手人簽字。入庫(kù)前要通過機(jī)械或手工方式進(jìn)行除塵，入庫(kù)后要在總帳、分類帳及其它登記表和檢索工具上及時(shí)登記，確保數(shù)據(jù)一致、方便查詢。三是建立健全檔案借閱制度。借閱檔案，應(yīng)當(dāng)填寫借閱登論表。查閱完畢，需及時(shí)歸還，如有特殊原因需延長(zhǎng)借閱期限者，應(yīng)向檔案管理人員辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，避免檔案遺失。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行相關(guān)登記手續(xù)。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清隊(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。四是建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度。按照規(guī)定的統(tǒng)一格式，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，綜合分析，準(zhǔn)確及時(shí)地反映檔案管理工作中的變化情況。

二、加強(qiáng)安全管理，完善安全措施

隨著社會(huì)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，影響檔案安全的因素越來越復(fù)雜，要求我們不斷完善、提高檔案安全保護(hù)措施。一是控制溫濕度，檔案庫(kù)房應(yīng)控制在規(guī)定的溫濕度范圍內(nèi)，庫(kù)房安設(shè)溫濕度記錄儀，建立記錄本，對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行測(cè)量，根據(jù)測(cè)定結(jié)果及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)。二是防蟲鼠，庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放食品、雜物；檔案材料，入庫(kù)前進(jìn)行消毒；檔案柜架應(yīng)放置驅(qū)蟲藥，并按要求定期更換，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取措施消除。三是防塵，庫(kù)房要保持清潔，經(jīng)常清掃；工作人員進(jìn)入庫(kù)房穿專用拖鞋、外來人員入庫(kù)穿鞋套；庫(kù)房要采取密閉措施，防止或減少有害氣體進(jìn)入。四是防水，庫(kù)房屋頂要防正漏水，地面要有防止水浸入措施；檔案不得堆放在庫(kù)房地面上；庫(kù)

房?jī)?nèi)有水管、暖氣片及管線時(shí)，要及時(shí)檢查、及時(shí)搶修，防止損壞檔案。五是防火，根據(jù)檔案館規(guī)模，在不同角落，配備一定數(shù)量的滅火器，并確定專人管理。要安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。庫(kù)房?jī)?nèi)不得有明火裝置，不得吸煙和存放易燃易爆物品。六是防盜，庫(kù)房門應(yīng)包鐵皮，上保險(xiǎn)鎖；平房或樓房的一層庫(kù)房的窗戶應(yīng)安裝鐵柵欄；隨時(shí)檢查門窗，如有損壞，及時(shí)修理。七是防光，庫(kù)房應(yīng)避免陽(yáng)光直射，有外窗的應(yīng)安置窗簾或窗板；采用白熾燈作光源，防止損傷檔案材料。

三、強(qiáng)化應(yīng)急管理，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任

檔案館要根據(jù)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件相應(yīng)法律，結(jié)合自己本單位的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的應(yīng)急制度，并保證各項(xiàng)制度跟上突發(fā)事件發(fā)展要求。面對(duì)突發(fā)事件，完備的設(shè)施建設(shè)、先進(jìn)的技術(shù)裝備、科學(xué)的技術(shù)手段，將對(duì)處理突發(fā)事件起到事半功信的作用。建設(shè)檔案異地存儲(chǔ)庫(kù)、加快館藏檔案?jìng)浞莨ぷ鞑椒ヒ约百?gòu)進(jìn)必要的運(yùn)輸、轉(zhuǎn)移設(shè)備，能有效地減輕突發(fā)事件對(duì)檔案造成的損失。同時(shí)，做好危機(jī)后的重建工作，盡快使檔案工作走向正常軌道，盡快恢復(fù)檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的功能。

四、注重電子檔案保護(hù)，推進(jìn)檔案信息化

隨著檔案信息化建設(shè)水平的不斷提高，電子檔案的比重逐漸增大，這對(duì)檔案保護(hù)工作提出了更高的要求，檔案工作人員要做好防消磁、防泄漏、防病毒等保護(hù)措施。①軟盤、錄音（像）帶等磁性載體的保護(hù)：存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。每2年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。②光盤的保護(hù)：光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對(duì)濕度40%-65%，每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。光盤叱磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門配備刻錄機(jī)，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。

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