對房產(chǎn)檔案建設(shè)的信息化管理與思考

王琳琳

[摘 要]隨著信息社會的到來，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。房產(chǎn)檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。為了加強并不斷推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。本文對房產(chǎn)檔案建設(shè)的信息化管理進行相關(guān)探討。

[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案；信息技術(shù)；信息化管理

前言

隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，涉及的領(lǐng)域越來越廣。為了充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢，房產(chǎn)檔案管理作為檔案管理的一部分，必須借助于現(xiàn)代化設(shè)施和先進的技術(shù)手段，加強并不斷推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。

1.房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)

1.1房產(chǎn)檔案管理及其信息化的含義

產(chǎn)檔案管理是房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)和核心。以檔案目標管理為抓手，建立健全檔案管理制度和網(wǎng)絡(luò)體系，加強對軟硬件的投入，提高檔案綜合管理的規(guī)范化水平。做到分文書、房產(chǎn)業(yè)務(wù)、科技、會計、特種載體、住房保障六個大類，各門類檔案都已實現(xiàn)計算機管理和查閱，房產(chǎn)檔案實現(xiàn)數(shù)字化，并與信息系統(tǒng)、GIS地理信息相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)了房產(chǎn)權(quán)屬檔案信息資源整合和實時共享。因此，要做好房產(chǎn)檔案的管理工作，就必須從我國現(xiàn)代企業(yè)管理的實際需要出發(fā)，逐步完善企業(yè)檔案管理工作，從而使檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路。

1.2加大資金和人力投入，打造“數(shù)字房產(chǎn)檔案”項目

信息化技術(shù)手段與現(xiàn)代化管理相結(jié)合，是房產(chǎn)檔案管理工作的發(fā)展方向。數(shù)字房產(chǎn)”信息系統(tǒng)通過采用GIS、樓盤表、數(shù)字掃描、指紋識別、虛擬檔案等多項技術(shù)手段，實現(xiàn)權(quán)屬登記、交易、測繪、檔案的數(shù)字化、一體化管理。在軟件平臺建設(shè)同時，房管處將原有的房產(chǎn)檔案進行集中數(shù)字化加工，并與軟件進行掛接，總量達到了181G，初步實現(xiàn)了檔案數(shù)字化和全文管理；同時，房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)與GIS地理信息數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)了“以圖備房，以圖看檔，圖文一體化”的管理目標。利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式進行存儲，。

2.加強對房產(chǎn)檔案建設(shè)的信息化管理

2.1注重研究，充分利用，有效地為經(jīng)濟建設(shè)提供信息保障

在規(guī)范檔案硬件建設(shè)、加強檔案管理軟件業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，注重對檔案資料的開發(fā)、管理與利用，提高服務(wù)效果，充分發(fā)揮各類檔案的使用價值。檔案是非常寶貴的資料，檔案工作是國家的重要事業(yè)，對檔案工作的管理措施不力、重視不夠、管理混亂、工作不到位。導(dǎo)致很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖然建立了相關(guān)的管理制度，卻在實際工作中常常流于形式執(zhí)行不嚴。管理檔案工作要嚴謹，不能大意，一定要查漏補缺，找出本單位檔案管理工作存在的不足，對檔案管理工作中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)及時采取措施加以整改，完善檔案移交程序，要堅持安全保密的原則，對涉及國家機密的文件未經(jīng)組織許可不得私自借閱和公布，切實保證檔案資源的完整和安全。對新上交案卷逐件驗收，對不符合要求的案卷退回各庭補充、糾正，直到達到要求為止。每一份案件檔案，都編好檔號、裝盒，打印案卷脊背、封面、卷內(nèi)目錄，核對案卷、錄入電腦，上架擺放。借閱卷、復(fù)印等案卷的嚴格按審批制度進行，及時登記，保證了檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密，規(guī)范管理。

2.2不斷鞏固檔案現(xiàn)代化業(yè)務(wù)的建設(shè)

首先，企業(yè)應(yīng)該始終堅持把加強系統(tǒng)檔案管理、實現(xiàn)檔案達標升級擺上重要議事日程，認識到檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，企業(yè)的檔案涉及到各行各業(yè)，聯(lián)系千家萬戶，起到法律憑證依據(jù)作用。因此，全國各大企業(yè)應(yīng)該加大力度，上下聯(lián)動、以點帶面、整體推進，明確工作目標和努力方向，將檔案工作做到“五有”，即有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)、有配套的硬件設(shè)施、有得力的管理人員、有規(guī)范的規(guī)章制度、有檔案專項經(jīng)費。

3.對房產(chǎn)檔案建設(shè)的思考

目前在房地產(chǎn)管理部門中由于房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理方式相對滯后，因而積壓了大量歷史信息需要錄入。檔案是真實記錄企業(yè)改革發(fā)展歷程，準確反映國有資產(chǎn)保值增值情況的珍貴資料。隨著改革開放的不斷深入，企業(yè)檔案的重要作用被人們所忽視，企業(yè)檔案成了說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉無足輕重的部分?！皵?shù)字房產(chǎn)”信息系統(tǒng)的建成，實現(xiàn)了房產(chǎn)檔案與權(quán)屬登記業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效整合和實時共享。為了切實保障業(yè)務(wù)信息和檔案歸檔的全過程實時資源整合，區(qū)房管處統(tǒng)籌協(xié)調(diào)整個業(yè)務(wù)流程，有效建立了“數(shù)字房產(chǎn)檔案”的長效機制，做到從樓盤建立到檔案歸檔全程數(shù)字化掃描和系統(tǒng)化管理。比如一幢樓盤新建完成后由測繪科審核測繪報告，建立樓盤表并將分層分戶圖導(dǎo)入測繪庫。交易科將測繪審核后的樓盤表調(diào)出進行初始登記，掃描相關(guān)收件，通過審核、記載于登記簿、繕證配圖、收費發(fā)證和歸檔流程，完成了該產(chǎn)權(quán)登記。之后對該房屋進行交易或抵押等其他業(yè)務(wù)時只需調(diào)取該產(chǎn)權(quán)信息完成流程即可。在業(yè)務(wù)工作流程中實現(xiàn)檔案數(shù)字化，不僅減少紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)次數(shù)，而且加快了案件辦理速度、保證檔案實體歸檔的安全性、完整性。為了保障“數(shù)字房產(chǎn)”信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)和檔案數(shù)字化成果的安全保管，區(qū)房管處以數(shù)字檔案室創(chuàng)建為契機，將電子文件和檔案的安全備份工作納入了規(guī)范化、常態(tài)化管理軌道。

結(jié)語

綜上，房產(chǎn)檔案信息化是時代進步的需要。現(xiàn)代通信和計算機所引起的信息革命，勢不可擋地沖擊和推動整個信息業(yè)的發(fā)展。因此，為了充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢，必須借助于現(xiàn)代化設(shè)施和先進的技術(shù)手段，加強并不斷推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。

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