淺議財(cái)政檔案的現(xiàn)代化管理

王艷萍

[摘 要]財(cái)政檔案是財(cái)政局的重要文件，其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要證據(jù)，高質(zhì)量的財(cái)政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ)，并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù)，因此對(duì)財(cái)政檔案的管理具有很大的社會(huì)效益，對(duì)財(cái)政檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理有利于提高財(cái)政檔案的管理水平，使其發(fā)揮更大的作用。本文分析了財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的必要性，并討論了加強(qiáng)財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施。

[關(guān)鍵詞]財(cái)政檔案管理；現(xiàn)代化管理；信息技術(shù)

前言

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的飛速發(fā)展，各種檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來(lái)越大，財(cái)政檔案是財(cái)政局的重要文件，其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要證據(jù)，高質(zhì)量的財(cái)政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ)，并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù)，因此對(duì)財(cái)政檔案的管理具有很大的社會(huì)效益，對(duì)財(cái)政檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理有利于提高財(cái)政檔案的管理水平，使其發(fā)揮更大的作用。財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理就是用現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的管理方法來(lái)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行科學(xué)而高效的管理，以使財(cái)政檔案保持完整性和較高的質(zhì)量。

1.財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.1是傳統(tǒng)檔案管理方式需要改變的要求

財(cái)政檔案管理與其他領(lǐng)域的檔案管理過(guò)程基本一致，主要包括檔案資料的收集、篩選、分類、校核、傳遞、存儲(chǔ)、利用等過(guò)程，在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，由于檔案資料的主要載體為紙質(zhì)，并且從收集到使用的整個(gè)過(guò)程大部分工作都是人工操作，具有勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作效率低、檔案管理人員眾多、浪費(fèi)存儲(chǔ)空間、保養(yǎng)費(fèi)用高、使用不方便等缺點(diǎn)，因此無(wú)論是從經(jīng)濟(jì)性還是從實(shí)用性的角度出發(fā)，當(dāng)前傳統(tǒng)的財(cái)政檔案管理方式都已經(jīng)相當(dāng)落后，要想使財(cái)政檔案在國(guó)民生產(chǎn)中發(fā)揮參考的作用，其管理設(shè)施和管理方法都必須要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

1.2是時(shí)代發(fā)展的要求

當(dāng)今是一個(gè)信息化的時(shí)代，隨著信息量的不斷增大，使得檔案的存儲(chǔ)空間面臨著巨大的挑戰(zhàn)，也給檔案的分類、整理等工作帶來(lái)了巨大的工作量，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)各領(lǐng)域得到了普遍的應(yīng)用，而一些信息的載體已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)與電子載體并存的局面，并且檔案的管理工作不再局限于基本的保存和保養(yǎng)，而是要促進(jìn)檔案信息利用率的增加，使檔案保管與信息開(kāi)發(fā)并行，很顯然用傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的要求，因此實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化成為必然趨勢(shì)。

2.財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)措施

2.1財(cái)政檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化

財(cái)政檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，首先就要升級(jí)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)硬件、軟件、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)等，并采用相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行管理。

2.1.1計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)可為財(cái)政檔案的管理提供巨大的便利，如可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件、硬件技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案分類、編制目錄的自動(dòng)化，并且可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)對(duì)館藏檔案進(jìn)行檢索和跟蹤管理，一方面解放了大量的人力，節(jié)省了檔案管理開(kāi)支，另一方面也增加了檔案使用的科學(xué)性。因此，財(cái)政局應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的投入，如足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、防盜系統(tǒng)等一系列的硬件設(shè)施。并要加快檔案管理配套的軟件建設(shè)，如先進(jìn)的檔案檢索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)、檔案監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等等；最后，為順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的無(wú)紙化管理，并對(duì)特別重要的檔案采取紙質(zhì)和數(shù)字雙保險(xiǎn)的存檔方式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.1.2網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用

財(cái)政檔案的檢索與使用要實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的進(jìn)行，因此就需要在財(cái)政檔案管理中引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，使人們不用再親自到檔案室查詢、取用檔案，而是隨時(shí)隨地通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)完成對(duì)館藏檔案的檢索，在線使用等，極大促進(jìn)了檔案的利用效率。

其次，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的財(cái)政檔案信息網(wǎng)站可以方便與其他部門(mén)的檔案之間實(shí)現(xiàn)共享，有利于各部門(mén)的密切合作，共同為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

再次，無(wú)論是互聯(lián)網(wǎng)還是局域網(wǎng)內(nèi)，為了保障檔案信息的安全性，必須要在檔案信息聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)增加檔案的保密性，根據(jù)檔案的密級(jí)程度來(lái)分別對(duì)各個(gè)級(jí)別的檔案采取不同的加密技術(shù)，一方面可以很大程度上保證檔案信息不被黑客竊取，另一方面由于加密技術(shù)越復(fù)雜投資也越大，因此通過(guò)分級(jí)對(duì)待也降低了檔案管理的成本。

2.1.3縮微技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用

由于原始紙質(zhì)財(cái)政檔案占用空間較大，因此可利用如今已經(jīng)相對(duì)成熟的縮微技術(shù)對(duì)原件進(jìn)行現(xiàn)代化信息處理，將其信息用攝影的形式記錄在感光材料上，然后加工制作成縮微產(chǎn)品。經(jīng)過(guò)縮微后的財(cái)政檔案材料體積要遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于原件，幾萬(wàn)卷的檔案往往只需要一兩個(gè)檔案柜就可以存放，在使用的時(shí)候可以通過(guò)放大閱讀技術(shù)或者放大復(fù)印來(lái)進(jìn)行使用，非常方便快捷，縮微品的好處在于可以完全保持檔案信息的原貌，并且記錄壽命長(zhǎng)，也可采用數(shù)字化處理將其信息保存在光盤(pán)等介質(zhì)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)直接放大使用。

2.2財(cái)政檔案管理觀念現(xiàn)代化

在對(duì)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的過(guò)程中，不能一味依靠高科技手段，更應(yīng)當(dāng)從管理觀念上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，首先要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化管理不只是現(xiàn)代化的儀器的管理，更應(yīng)當(dāng)是人的管理，人是財(cái)政檔案管理的核心，要在檔案管理過(guò)程中形成檔案管理的開(kāi)放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，并變被動(dòng)服務(wù)為面向社會(huì)的主動(dòng)服務(wù)，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，并用前瞻性的眼光看待財(cái)政檔案管理的未來(lái)發(fā)展，不斷與時(shí)俱進(jìn)，才能真正促進(jìn)財(cái)政檔案管理的現(xiàn)代化。

3.結(jié)束語(yǔ)

財(cái)政局作為國(guó)家行政機(jī)關(guān)，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有舉足輕重的地位，財(cái)政檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理對(duì)于財(cái)政局的工作高效進(jìn)行具有重大的意義，在財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，財(cái)政局還要注意對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)工作，以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理設(shè)備、方式方法的更新?lián)Q代，使財(cái)政檔案在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

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