公共服務(wù)中心秘書(shū)工作與檔案管理工作探討

于洪海

[摘 要]針對(duì)公共服務(wù)中心對(duì)檔案管理工作，介紹了秘書(shū)工作與檔案管理中的問(wèn)題，主要是檔案的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、檔案的規(guī)范程序與文種利用，提出了對(duì)檔案管理的處理措施，如原稿與編號(hào)、秘書(shū)對(duì)檔案的處理措施、對(duì)檔案管理的管理意識(shí)、對(duì)檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公文檔案管理要使用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)。

[關(guān)鍵詞]公共服務(wù)中心；秘書(shū)工作；檔案管理；工作問(wèn)題研究；研究探討

公共服務(wù)中心秘書(shū)工作也大都負(fù)責(zé)檔案管理工作，這兩項(xiàng)工作是密不可分的關(guān)系。改革開(kāi)放以來(lái)，隨著高科技的發(fā)展，公共服務(wù)事業(yè)得到了發(fā)展，但也存在一些問(wèn)題。為了促進(jìn)我國(guó)公共服務(wù)事業(yè)向前推進(jìn)，就要求公共服務(wù)中心的秘書(shū)工作和檔案管理工作結(jié)合起來(lái)。公文也是一類檔案，它是秘書(shū)工作的重要工作之一，檔案資料也包括對(duì)公文的積累，回顧檔案管理的成長(zhǎng)過(guò)程，實(shí)際上就是由于公文資料的整理需要，才有了檔案資料的需求。因此，做好秘書(shū)工作，是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。

1.秘書(shū)工作與檔案管理工作存在的問(wèn)題

改革開(kāi)放之前的秘書(shū)工作，只是整理紙質(zhì)的公文檔案，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，公文檔案的管理工作也發(fā)生了很大的發(fā)展，如今已朝“一體化”的方向發(fā)展，在公文檔案中實(shí)現(xiàn)了“文檔一體化”的管理模式。什么是“文檔一體化”，實(shí)際上是從公共服務(wù)中心秘書(shū)工作和檔案管理的角度出發(fā)，把公共服務(wù)中心的公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過(guò)程中，在公共服務(wù)中心中，實(shí)現(xiàn)文檔生成一體化，這樣就可以實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)中心信息資源的共享。

1.1紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)與裝訂規(guī)范問(wèn)題

傳統(tǒng)的公文規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是利用紙為媒介，也可以使用印刷紙或者復(fù)印紙，一般常用紙張的型號(hào)為A4紙；但也有B5紙?jiān)诠闹谐霈F(xiàn)。在裝訂時(shí)，從規(guī)范上來(lái)說(shuō)是從紙的左側(cè)裝訂，在裝訂時(shí)不要出現(xiàn)漏頁(yè)、壞釘或者脫落的現(xiàn)象。對(duì)于紙張質(zhì)量一般沒(méi)有明確的規(guī)定，因此，有些公文容易出現(xiàn)質(zhì)量差、耐折度低的特點(diǎn)，這樣的質(zhì)量容易使公文保存時(shí)間不長(zhǎng)，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。

1.2公文版設(shè)計(jì)與附件要求規(guī)范問(wèn)題

公文版的設(shè)計(jì)規(guī)范，有利于促進(jìn)“公共服務(wù)中心文檔一體化”的實(shí)現(xiàn)，也有利于公共服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)秘書(shū)工作和檔案管理部門的互相銜接。但是，在公共服務(wù)中心的日常工作中，秘書(shū)往往沒(méi)有足夠的重視。不去關(guān)心公文中存在著的文字內(nèi)容的錯(cuò)誤，也沒(méi)有秘書(shū)去關(guān)心公文的抄送內(nèi)容和抄發(fā)單位；這些問(wèn)題的出現(xiàn)，容易給文件的歸檔管理帶來(lái)很大的麻煩，也加大了公共服務(wù)中心對(duì)公文檔案操作的難度。雖然，在我國(guó)對(duì)于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是，在公文制發(fā)過(guò)程中，在公共服務(wù)中心還需要正確處理。

1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問(wèn)題

我國(guó)的相關(guān)規(guī)范，已經(jīng)具體的規(guī)定對(duì)公文檔案的管理要求，但在實(shí)際工作中，秘書(shū)人員還是常常出現(xiàn)將“決定”和“意見(jiàn)”、“通知”與“通告”這樣相近的詞混淆。其中，在公共服務(wù)中心的公文中，混淆率最高的是“請(qǐng)示”與“報(bào)告”，在許多場(chǎng)合中，本應(yīng)該使用“請(qǐng)示”，卻使用了“報(bào)告”；在應(yīng)該使用“報(bào)告”的情況下，卻使用了“請(qǐng)示”，出現(xiàn)最嚴(yán)重的是，還出現(xiàn)將這兩個(gè)文種互相結(jié)合的現(xiàn)象，但是在日常工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的狀況，就可能留下隱患。

1.4公文原稿與規(guī)范編號(hào)問(wèn)題

在公共服務(wù)中心，對(duì)公文進(jìn)行處理的過(guò)程中，要進(jìn)行原稿的收集和整理工作。在公文辦理的過(guò)程中，還存著公文的辦理過(guò)程的規(guī)范，例如在進(jìn)行歸檔時(shí)，只有公文的定稿，并沒(méi)有保留原稿或者修改稿。這從某種程度上來(lái)說(shuō)，應(yīng)該說(shuō)修改稿并不完善，特別是那些經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，這些公文對(duì)歷史，具有很高的存檔價(jià)值。另外，對(duì)于需要?dú)w檔的材料，要及時(shí)進(jìn)行復(fù)印，這樣會(huì)保證在公文檔案管理工作中，避免出現(xiàn)失誤。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的處理措施

針對(duì)公共服務(wù)中心秘書(shū)工作的檔案管理工作的問(wèn)題，進(jìn)行分析，需要積極采取積極地的措施進(jìn)行解決。

2.1秘書(shū)對(duì)檔案管理要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)

在公共服務(wù)中心中，為了做好秘書(shū)工作和檔案的管理工作，首先，秘書(shū)要提高對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)。只有提高了管理意識(shí)，才能在對(duì)待公文檔案工作的環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員，都要求他們要樹(shù)立穩(wěn)定的檔案管理模式上，檔案的管理質(zhì)量必須是第一觀念，同時(shí)，嚴(yán)格要求自己，做好自身的檔案管理工作，對(duì)秘書(shū)崗位的責(zé)任和義務(wù)都要明確。

2.2秘書(shū)與檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

在秘書(shū)工作中，對(duì)檔案管理，要熟悉我國(guó)的相關(guān)法律和規(guī)范，例如，對(duì)公共服務(wù)中心的《檔案法》等的管理規(guī)范，在公共服務(wù)中心的機(jī)關(guān)公文進(jìn)行處理時(shí)，常常需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。這就要求秘書(shū)要認(rèn)真的學(xué)習(xí)，并熟練掌握，才能保證檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

2.3公文檔案管理要建立組織機(jī)構(gòu)

在公共服務(wù)中心中，要實(shí)現(xiàn)公文的全過(guò)程管理，就需要通過(guò)理順公共服務(wù)中心的管理體制，健全組織機(jī)構(gòu)以及建設(shè)優(yōu)秀的隊(duì)伍等方式來(lái)加強(qiáng)管理。秘書(shū)工作和檔案管理要求秘書(shū)必須具備專業(yè)性和技術(shù)性，使他們成為優(yōu)秀的秘書(shū)人員。

2.4公文檔案管理與公文辦理程序

高科技時(shí)代的公文檔案管理，要做好管理工作，就要運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)，在信息化時(shí)代，這是必不可少的基礎(chǔ)，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)得到廣泛的應(yīng)用。這樣才能改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化，并配置相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備工具，對(duì)秘書(shū)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，能夠熟練、規(guī)范的操作設(shè)備，已成為當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。

3.結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)目前秘書(shū)工作和檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，在文中提出搞好檔案工作的對(duì)策和方法，旨在促進(jìn)公共服務(wù)中心秘書(shū)工作的良好發(fā)展，通過(guò)公共服務(wù)中心秘書(shū)，將編制委員會(huì)的檔案管理工作。以科學(xué)性和規(guī)范性的方向發(fā)展，使檔案工作，在城鎮(zhèn)公共服務(wù)中心工作中，為人才流動(dòng)做好服務(wù)。

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