加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)

王丹丹

[摘 要]檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是檔案事業(yè)健康發(fā)展的必然趨勢(shì)。在社會(huì)新形勢(shì)下，檔案在管理過(guò)程中如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化呢？這就需要我們?cè)趯?shí)際工作中加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，提高其管理水平。本文從當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)施中存在的問(wèn)題出發(fā)，淺要論述了加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的措施，從而推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化；前提

檔案主要記載著人類文明、重要實(shí)踐活動(dòng)、科研成果等各種信息，具有非常高的價(jià)值，是推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的重要?jiǎng)恿ΑｋS著社會(huì)的發(fā)展，檔案信息越來(lái)越多，加大了管理者的工作難度。在信息時(shí)代，要想保證檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，就需要我們?cè)趯?shí)際工作中加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，提高其管理水平，將各種先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在其中，這樣才能夠達(dá)到目的，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。由此看來(lái)，基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

一、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)施的現(xiàn)狀及問(wèn)題

從當(dāng)前我國(guó)檔案館的實(shí)際情況來(lái)看，所館藏的檔案信息具有數(shù)量多、時(shí)間跨度長(zhǎng)等特點(diǎn)，并且在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中大多采用封閉式管理方式，即加強(qiáng)檔案的收藏，要求不丟失案卷。但是我們需要注意的是，管理者在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)于每個(gè)時(shí)期的檔案管理都采用不同的整理質(zhì)量與整理規(guī)格，這就導(dǎo)致其出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）檔案信息在管理的過(guò)程中編號(hào)并不具有規(guī)范化特征，缺乏目錄號(hào)，出現(xiàn)了“一卷多冊(cè)”的現(xiàn)象；2）管理者在編制案卷標(biāo)題的過(guò)程中不夠規(guī)范化，編制的標(biāo)題與其中的內(nèi)容不符，這就不利于管理者后期的管理；3）檔案館內(nèi)大多數(shù)案卷都沒(méi)有目錄，當(dāng)管理者將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在其中時(shí)，用戶根本不能夠?qū)n案信息的檢索。由此看來(lái)，這些問(wèn)題在很大程度上制約了檔案事業(yè)的健康發(fā)展，這就需要管理者針對(duì)問(wèn)題采取最有效的措施，這樣才能夠提高檔案管理水平。

二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理水平

通過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，要想在實(shí)際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規(guī)范自己的行為，采取最科學(xué)合理的管理方法對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。

1、檔案館藏去粗取精，對(duì)檔案信息全面普查

對(duì)于館藏信息進(jìn)行全面復(fù)查是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的首要工作。目前，大多數(shù)檔案館在對(duì)當(dāng)心信息進(jìn)行管理的過(guò)程中都不會(huì)進(jìn)行清查，知識(shí)很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面普查，針對(duì)于其中已經(jīng)過(guò)期或者無(wú)用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。

2、案卷重新組合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化

在檔案館內(nèi)，有大部分案卷過(guò)厚，內(nèi)容相對(duì)較為混雜，這就需要管理者對(duì)其進(jìn)行重新組合，將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁(yè)碼或者沒(méi)有案卷標(biāo)題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規(guī)范化。通過(guò)對(duì)案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與自動(dòng)化。

3、對(duì)案卷統(tǒng)一分類，方便用戶對(duì)檔案信息的檢索

在檔案管理工作中，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有利于用戶對(duì)檔案信息的檢索，因此再來(lái)滿足用戶的需求，管理者在對(duì)案卷進(jìn)行管理的過(guò)程中必須要嚴(yán)格按照國(guó)家現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定編制一套完善的分類規(guī)則，然后嚴(yán)格按照這一規(guī)則進(jìn)行分類，并統(tǒng)一檔案信息的分類號(hào)，這樣也就有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到理想的管理效果。

4、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的，就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即：將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

四、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)我們?cè)谕七M(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，提高了檔案管理工作水平，并已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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