淺析事業(yè)單位人事檔案的用途

姜安民

[摘 要]事業(yè)單位人事檔案是將單位員工的身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)勞動(dòng)保障等進(jìn)行集中記錄的一份信息資料，該檔案具有法律效力，是記載個(gè)人人生軌跡的重要依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是事業(yè)單位員工在實(shí)踐活動(dòng)與工作中的真實(shí)記錄。該檔案可以讓單位領(lǐng)導(dǎo)了解員工的真實(shí)情況，促進(jìn)事業(yè)單位良好的發(fā)展，在事業(yè)單位中占有非常重要的地位。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案；用途；作用；特點(diǎn)；研究

人事檔案是人事與勞動(dòng)管理部門根據(jù)人事工作需要，將個(gè)人的基本信息進(jìn)行記錄并保存起來，反映個(gè)人的精力、工作成績、德才情況等多方面的一份資料文獻(xiàn)。事業(yè)單位的人事檔案也就是事業(yè)單位工作人員的基本信息。然而這一類檔案有何用途呢？本文就此進(jìn)行全面分析，以供參考。

一、事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)

1、全面性。事業(yè)單位的人事檔案主要指記載單位員工的工作情況、獎(jiǎng)懲情況、工資情況等方面的文件?？梢哉f，人事檔案記錄著員工的個(gè)人發(fā)展以及思想發(fā)展，通過該檔案我們可以了解員工的詳細(xì)情況，是員工個(gè)人信息與資料的儲(chǔ)存庫。

2、現(xiàn)實(shí)性。只要員工在事業(yè)單位工作一天，單位領(lǐng)導(dǎo)就可根據(jù)個(gè)人的人事檔案來利用人才，并以此解決員工的工資問題。

3、真實(shí)性。事業(yè)單位的人事檔案在記錄信息的過程中必須要做到全面性，只有保證信息的全面性、客觀性與真實(shí)性，才能夠保證事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)合理的用人，為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造條件。

4、動(dòng)態(tài)性。當(dāng)事業(yè)單位人事檔案存檔之后并不是不能改變的，而是隨著員工的工作情況而不斷修改，是員工所有工作情況的真實(shí)反映。因此事業(yè)單位工作人員在管理人事檔案的過程中，必須要對(duì)員工工作的實(shí)際情況進(jìn)行了解，然后將其記載到人事檔案中。另外，還需要將人事檔案進(jìn)行打孔裝訂，這樣有利于管理人員對(duì)員工的情況進(jìn)行詳細(xì)記載。

5、流動(dòng)性。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，管理者必須要將人事檔案與人事管理有機(jī)的結(jié)合起來，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

6、機(jī)密性。人事檔案中所記載的內(nèi)容涉及到員工的功勞與過錯(cuò)等所有情況，絕不能夠向其他人透露，我國法律中有明確規(guī)定，絕不可擅自泄露員工的人事檔案信息，不可將其公布社會(huì)。

二、事業(yè)單位人事檔案的作用

事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位中的重要組成部分，在事業(yè)單位管理工作中占有非常重要的地位。

1、人事檔案對(duì)事業(yè)單位的作用

從事業(yè)單位的角度來講，人事檔案的作用主要是為事業(yè)單位的人事部門提供依據(jù)。檔案是對(duì)個(gè)人所有情況的真實(shí)記錄，通過人事檔案可以很清楚的了解員工過去的工作情況，單位領(lǐng)導(dǎo)可以通過人事檔案做出決策，對(duì)員工進(jìn)行全面管理。在當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展中，為了能夠充分發(fā)揮員工的才能，就需要領(lǐng)導(dǎo)通過檔案來全面了解員工，事業(yè)單位在用人的過程中，對(duì)于員工的任免、晉升、獎(jiǎng)懲都需要?dú)w入到檔案當(dāng)中。因此在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，事業(yè)單位在聘用員工的過程中往往需要將使用檔案，了解員工的情況，然后據(jù)此合理配置單位的人力資源。如今，自我國《新勞動(dòng)合同法》實(shí)施以來，事業(yè)單位在聘用員工的過程中更加謹(jǐn)慎，這就更需要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來。

2、人事檔案對(duì)個(gè)人的作用

現(xiàn)如今，人們依然會(huì)將人事檔案作為自己的憑證與依據(jù)。由于人事檔案具有真實(shí)性與原始性的特點(diǎn)，其他材料根本不能夠降低代替，具有一定的法律效力。事業(yè)單位在選人、用人的過程中，一般都會(huì)利用人事檔案來了解個(gè)人的真實(shí)情況，如果沒有檔案，又是涉及到個(gè)人的切身利益根本無法解決。從個(gè)人的角度而言，人事檔案至關(guān)重要，當(dāng)人們?cè)诰蜆I(yè)、考驗(yàn)、出國、社會(huì)保險(xiǎn)及退休手續(xù)的辦理等方面時(shí)，人事檔案都發(fā)生著巨大的變化。

三、規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作，為現(xiàn)代化人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

隨著信息化時(shí)代的到來，人事檔案是人力資源管理部門的重要組成部分，是其重要的憑證、依據(jù)，必須要受到人們的廣泛關(guān)注。因此在實(shí)際工作中，我們必須要有效提高人事檔案的管理水平，合理開發(fā)、利用人才，促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

1、采取有效的措施提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，因此事業(yè)單位必須要在檔案管理部門引進(jìn)高技能、高素質(zhì)的人才，然后通過培訓(xùn)等各種方式來提高檔案管理人員的綜合組織，從而適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。首先，我們必須要通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，將其被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；其次，通過加強(qiáng)各個(gè)部門的溝通，使檔案管理人員了解員工的情況，補(bǔ)充人事檔案信息，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)；再次，通過各種宣傳方式向檔案管理人員以及全體員工普及檔案知識(shí)，讓全體員工了解到人事檔案的重要性，這樣可以間接避免員工在工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)的現(xiàn)象。

2、建立健全合理的人事檔案管理制度。現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)于那些不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革、及時(shí)更新。要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。

3、加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)束語

要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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