新時期檔案的數(shù)字化管理

姜云

[摘 要]信息產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟時代下，以計算機輔助作業(yè)設施為首的信息技術(shù)、通信技術(shù)等產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系發(fā)展日趨完善。同樣，計算機強大的技術(shù)輔助手段、功能價值已經(jīng)無可爭議的逐漸被人們認可。因此，對事業(yè)單位組織機構(gòu)而言，要想在信息產(chǎn)業(yè)時代下實現(xiàn)穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展，就必然要結(jié)合信息時代發(fā)展要求，并同步自身單位的管理要求、標準等，去加強信息化數(shù)字當前建設。

[關(guān)鍵詞]新時期；檔案管理；數(shù)字化管理

隨著計算機的不斷普及與應用，我國檔案事業(yè)的管理模式也開始從傳統(tǒng)的手工化管理向新時期下的數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，這樣的管理模式在一定程度上提高了我國檔案事業(yè)的管理水平，促進了我國檔案事業(yè)的健康、積極發(fā)展。但是也同樣也存在著一些現(xiàn)階段難以突破的難題。比如說限制在計算機里，容易受到病毒及黑客的進攻。

1.什么是檔案數(shù)字化管理

檔案是古今中外一切對社會和國家具有保存價值的各式各樣活動信息資源。數(shù)字化檔案就是將這些信息資源以虛擬的形式存儲、傳遞、共享，而不受地理、載體等有所影響。檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容通常包含著不同的兩個層次，其中，一方面是檔案目錄的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)字化的主要目標是對檔案目錄數(shù)據(jù)庫加以構(gòu)建，其中尤為關(guān)鍵的便是檔案著錄標引的規(guī)范化，同時對檔案日錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進行科學的選定；另一方面便是檔案全文的數(shù)字化，一般檔案全文的數(shù)字化能夠借助于掃描錄人的方式，把檔案全文根據(jù)其原貌逐項逐頁的以圖像文件的形式加以存儲，同時為其編制出有序的目錄索引，或者通過光學字符的技術(shù)識別以后，以文本的格式對檔案的內(nèi)容進行存儲"在檔案數(shù)字化的整個過程當中，應當按照檔案自身所具備的諸多特點把這兩種不同的方式有機的結(jié)合起來。

2.進行檔案數(shù)字管理的重要性

檔案數(shù)字化管理是按照以掃描、圖形處理、OCR識別、自動提取著錄項內(nèi)容、生成目錄、統(tǒng)一數(shù)字化文件格式、不同種類的數(shù)字化文件分層存儲、分別進行權(quán)限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動掛接等功能整合的手段，使數(shù)字化加工處理工作可以批量高速進行，這樣就降低數(shù)字化加工的成本，縮短加工工期，減輕工作強度。這樣不但可以讓數(shù)據(jù)以最佳新式進行存儲，做到圖文聲相結(jié)合，檔案信息更詳細，從而提高工作效率。現(xiàn)代人們在進行各種各樣的活動時，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機組成部分，作為重要的一種信息來源，檔案開始逐漸的受到越來越多人的重視和青睞，所以，為了促進檔案資源利用率的提高，為了盡快實現(xiàn)檔案資源的信息共享，為了推動檔案資源信息傳遞的加快，實現(xiàn)事業(yè)單位以往傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作就顯得越來越迫切以及必要。

3.新時期下檔案數(shù)字化建設存在的主要問題

在網(wǎng)絡時代的新時期下，檔案文件的信息載體與多種應用文件往往需要存儲到磁質(zhì)為主的存儲磁盤、優(yōu)盤等當中，檔案管理在實現(xiàn)高效作業(yè)、數(shù)字化辦公的同時，固然也有著它的脆弱性。如人為管理不當、操作失誤造成的重要歸檔文件消失或破壞等。由此可見，檔案數(shù)字化管理的信息、數(shù)據(jù)、以及重要文獻等載體的安全程度高低往往依附于技術(shù)方面、人為因素、自然因素。尤其是在目前網(wǎng)絡技術(shù)日益成熟、完善的同時，與其對應的“反面教材”技術(shù)也不斷與之更新，進而使網(wǎng)絡黑客應運而生，對重要數(shù)據(jù)、文件等造成難以彌補的傷害與破壞。

4.檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

4.1建立標準化制度和完善使用規(guī)范

成立專門檔案鑒選小組和管理小組，按照國家要求對檔案進行按照不同需求、不同部門、不同通途、不同權(quán)限等等適宜情況，針對數(shù)字檔案資源的內(nèi)容著錄、存儲、查詢、傳遞、管理和檢索等各個方面作出制定檔案管理制度和統(tǒng)一規(guī)范，制定完善的實用的數(shù)字化管理規(guī)章制度：文件揀選歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案審核制度、檔案日常使用和查詢制度、網(wǎng)絡安全管理制度等，針對不用文件進行具體的最合適的管理方式，以免造成資源浪費。從制度上慢慢地形成檔案數(shù)字化管理意識，全面提高工作效率，為后期節(jié)約管理上的人力、物力、財力、信息資源。從而有效地保障數(shù)字化檔案建設安全、有序地開展。

4.2文書處理過程和歸檔實現(xiàn)數(shù)字化管理

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設定伺詞時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程亭會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。

4.3完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

檔案數(shù)字化管理管理一項系統(tǒng)工程，包括數(shù)字化檔案建設，從整體框架設計、設備選型采購、軟件設計開發(fā)、檔案甄選整理、數(shù)字化信息錄入、系統(tǒng)集成管理、數(shù)據(jù)備份計劃、查詢管理設計、安全措施實施等在內(nèi)的一套軟硬皆使的系統(tǒng)。針對日常工作產(chǎn)生的大量文字檔案的錄入和保管工作，建議采用如下解決方案：服務器方面，要雙管齊下，兩手準備，不能單靠一臺服務器；掃描方面，采用高速集中掃描，并統(tǒng)一保存為的特定的文件格式；數(shù)據(jù)備份方面，制定好計劃，也要兩手準備，有磁盤和電子雙重備份。建議設置適當?shù)臄?shù)字化檔案查詢系統(tǒng)，從而提高數(shù)字化檔案的利用率；建議針對電子檔案管理工作也做詳細分工，比如操作人員權(quán)限管理、網(wǎng)絡環(huán)境管理、檔案信息保密級別管理、檔案信息內(nèi)容中的目錄管理、部門分類管理等，從而提高信息的共享能力。

5.結(jié)語

數(shù)字化檔案的管理、研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息眼務職能轉(zhuǎn)變。今后，隨著計算機網(wǎng)絡的進一步發(fā)展，信息高速公路的進一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會得到更好的發(fā)展。

參考文獻：

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