淺談如何做好檔案保密管理和利用工作

呂曉燕

[摘 要]在世界經(jīng)濟(jì)全球化的浪潮席卷下，各種企業(yè)都在逐步擴(kuò)大了市場，提高了技術(shù)水平，但同時(shí)也使競爭變得更加激烈。檔案保密管理和利用工作與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，是企業(yè)非常重要的資源，不能有絲毫的馬虎。因此如何做好檔案保密管理和利用工作是非常重要的。

[關(guān)鍵詞]檔案保密；檔案管理；檔案利用

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理中也存在著一些漏洞，在這當(dāng)中檔案保密管理和利用工作占著尤為重要的位置，也是大家都普遍關(guān)注的重點(diǎn)。本文將從我國檔案的利用工作，檔案保密管理存在的問題和改進(jìn)方法三個方面進(jìn)行討論與分析。

1.檔案的利用工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象和不同目的，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。做好利用監(jiān)督，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。保守國家機(jī)密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

2.檔案保密管理存在的問題

2.1檔案保密管理的保密意識差

對于檔案保密管理沒有明確的認(rèn)識在改革開放以來，由于單位之間的交流與溝通更加密切，檔案的利用更加頻繁，因此檔案的開放程度與利用率得到了大幅度的提高，但這也為檔案安全保密管理帶來了新的困難，部分檔案管理工作人員保密管理意識薄弱，對檔案資料的保密規(guī)定以及要求不夠明確，因而導(dǎo)致檔案管理工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)疏漏。

2.2檔案保密管理的制度不全面

部分檔案管理部門未能嚴(yán)格依照《檔案法》以及《保密法》中的相關(guān)規(guī)定，制定完善的檔案保密規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作在落實(shí)過程中缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)依據(jù)。而且部分檔案管理部門雖然針對檔案保密管理工作有明確的規(guī)章制度要求，但是缺乏相應(yīng)的落實(shí)執(zhí)行措施，導(dǎo)致各項(xiàng)制度形同虛設(shè)，難以形成強(qiáng)有力的檔案保密管理體系。

2.3檔案保密管理技術(shù)手段低

檔案保密管理中技術(shù)手段低，制約了檔案保密管理水平的提高。隨著科技的迅速發(fā)展，檔案資料的載體形式也日益多元化與數(shù)字化，各種各樣的多媒體以及電子檔案被廣泛使用，對于這些檔案資料的保密管理，需要更先進(jìn)的管理技術(shù)。但是現(xiàn)階段檔案保密管理技術(shù)手段相對落后，各種信息化的防盜加密技術(shù)未能及時(shí)的應(yīng)用，對于檔案資料的安全性造成嚴(yán)重的影響。

3.檔案保密管理的改進(jìn)方法

3.1加強(qiáng)檔案保密管理的保密意識

開展檔案保密管理普法宣傳，強(qiáng)化檔案保密管理意識為了實(shí)現(xiàn)涉密檔案資料的安全可靠，應(yīng)該通過開展法律宣傳等手段，對檔案資料的管理者以及利用者進(jìn)行宣傳教育，使其明確檔案保密管理的重要性，并在檔案資料的保存或者是利用過程中，嚴(yán)格按《保密法》的要求管理使用檔案資料。其次，檔案管理部門應(yīng)該建立一支專業(yè)的檔案保管理工作隊(duì)伍，通過選拔法律意識強(qiáng)、責(zé)任意識高的檔案管理人員，對涉密檔案資料進(jìn)行重點(diǎn)的管理，實(shí)現(xiàn)檔案保密管理工作的規(guī)范化與完善化。

3.2建立健全的檔案保密管理制度

建立健全檔案保密管理規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案保密管理監(jiān)督體系的建設(shè)檔案保密管理規(guī)章制度作為開展檔案資料保密管理的主要依據(jù)，對于保障檔案資料的安全可靠具有重要的指導(dǎo)作用。檔案保密管理規(guī)章制度的制定，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作部門的實(shí)際情況以及檔案借閱使用群體的情況，能夠規(guī)范查閱者的檔案利用行為，形成具有檔案保密保存制度、檔案庫房管理、檔案借閱查詢以及檔案利用管理為一體的檔案管理制度體系，確保檔案資料的安全性。其次，應(yīng)該建立完善檔案資料保密管理監(jiān)督管理體系，對于涉密檔案資料的使用，必須完善監(jiān)管流程，通過多層次的審批制度，避免檔案資料的泄密現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，應(yīng)該針對檔案管理工作部門定期開展監(jiān)督檢查，對于各種違法違規(guī)行為，應(yīng)該及時(shí)按照相關(guān)法律以及政策要求進(jìn)行處理，通過強(qiáng)有力的監(jiān)管確保檔案資料的安全性。

3.3使用各種新型檔案保密管理技術(shù)手段

多媒體以及電子檔案的保存方式主要有兩種，一種是借助于存儲盤進(jìn)行保存，另一種則是直接存儲與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)服務(wù)器上。對于通過存儲盤等存儲介質(zhì)保存的電子檔案資料，重點(diǎn)應(yīng)該做好存儲介質(zhì)的安全保管，定期進(jìn)行消磁以及修復(fù)，避免檔案數(shù)據(jù)資料的丟失。對于存儲于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案資料，則首先應(yīng)該強(qiáng)化與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫相關(guān)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，通過設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)隔離或者是登錄訪問權(quán)限，并設(shè)置完善的防火墻，保證檔案資料不會受到非法的竊取。此外，如果保存檔案資料的計(jì)算機(jī)出現(xiàn)損壞需要修復(fù)時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的保密管理規(guī)章規(guī)定，上報(bào)檔案管理保密委員會，由指定的電腦維修部門對電腦進(jìn)行修復(fù)處理，避免涉密計(jì)算機(jī)中檔案資料的流出泄露。

4.結(jié)語

綜上所述，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的需求，我國企業(yè)必須加強(qiáng)檔案保密管理和利用工作，才能使企業(yè)更好的發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益。我們也相信檔案保密管理和利用工作在各種技術(shù)的進(jìn)步下越來越好，使我國企業(yè)在國際競爭道路上越走越遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐海鷗.如何科學(xué)做好檔案利用過程中的保密工作[J].科技信息（科學(xué)教研）.2007（22）.

[2]黃衍芳，毛偉.煤炭企業(yè)檔案的利用與保密[A].煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集（2010）[C].2011.