人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用及改進(jìn)

劉洋

[摘 要]人事檔案信息管理系統(tǒng)管理技術(shù)主要包括安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)。人事檔案的信息化管理可以使檔案管理工作具有成本低、壽命長(zhǎng)、保密性好、存儲(chǔ)量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優(yōu)點(diǎn)。本文主要闡述了人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并針對(duì)應(yīng)用過程存在的問題提出了改進(jìn)措施。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化管理系統(tǒng)；應(yīng)用

人事檔案信息管理系統(tǒng)管理技術(shù)主要包括安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)。人事檔案的信息化管理可以使檔案管理工作具有成本低、壽命長(zhǎng)、保密性好、存儲(chǔ)量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優(yōu)點(diǎn)。這樣不僅對(duì)檔案管理效率有了很大的提高，而且還實(shí)現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。本文主要闡述了人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并針對(duì)應(yīng)用過程存在的問題提出了改進(jìn)措施。

一、人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)

人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。只有認(rèn)真建設(shè)好人事檔案數(shù)據(jù)庫才能進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫包括檔案材料的發(fā)文、收文、統(tǒng)計(jì)、刪除、復(fù)制、查閱、借用、轉(zhuǎn)出、接收等活動(dòng)的登記和執(zhí)行。人事檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行日常的備份、維護(hù)、管理工作。人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是將業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)管理融合到一個(gè)工作平臺(tái)，從而從根本上改變了人才信息資源的服務(wù)方式、管理方式、儲(chǔ)存方式。

（二）認(rèn)真做好人事檔案材料的收集工作

檔案材料的收集工作對(duì)于檔案工作是非常重要的，要認(rèn)真全面地收集需要?dú)w檔的材料。人事檔案室應(yīng)當(dāng)建立登記、催要、遞交、聯(lián)系制度，并且要認(rèn)真做好進(jìn)一步完善工作。將收集到的材料的接收人、送交人、姓名、時(shí)間、名稱等項(xiàng)錄入數(shù)據(jù)庫，做到檔案材料的接收工作更加科學(xué)有序、管理規(guī)范。為了避免數(shù)據(jù)的錄入錯(cuò)誤，在大量錄入數(shù)據(jù)信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。

（三）人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫的建立

1、建立人事檔案分類數(shù)據(jù)庫的意義

人事檔案分類信息數(shù)據(jù)庫的建立是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，也是信息化系統(tǒng)的核心部分，數(shù)據(jù)庫集中了人事、組織部門需要的全部數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立好以后，數(shù)據(jù)可以重復(fù)利用，這樣數(shù)據(jù)的利用率得到了提高，減少了數(shù)據(jù)的冗余，避免了重復(fù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，是一個(gè)功能比較完善，結(jié)構(gòu)更加合理，人才信息可以共享的資源庫。

2、數(shù)字化檔案

對(duì)于一些個(gè)人檔案中比較重要的紙質(zhì)材料，可以進(jìn)行數(shù)字化處理形成檔案，這樣就有利于材料的完整保存，便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱。實(shí)行數(shù)字化檔案，很少接觸檔案原件的，只是在信息的錄入時(shí)會(huì)用到原始檔案，這樣對(duì)檔案的壽命有延長(zhǎng)作用。檔案的利用者和工作人員可以很方便地通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，但是人事檔案也應(yīng)當(dāng)注意保密性問題，因此需要對(duì)不同分類信息進(jìn)行相應(yīng)的密級(jí)設(shè)置，不同的用戶權(quán)限級(jí)別可以查看相應(yīng)的人事檔案信息。

3、電子檔案

近年來，我國(guó)已基本全面實(shí)施電子政務(wù)，這樣在人事檔案中也就形成了各種各樣的多媒體文件、電子文檔、電子表格等電子檔案。

4、檔案室工作人員編制的一些數(shù)據(jù)

檔案室工作人員編制的一些數(shù)據(jù)，例如終身碼、養(yǎng)老保險(xiǎn)、公積金、醫(yī)療保險(xiǎn)、年度考核、工資、入黨團(tuán)、職務(wù)、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、出生年月、性別、職工姓名等信息。根據(jù)職工的編號(hào)錄入人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用該數(shù)據(jù)庫對(duì)人事信息的檢索非常方便，為單位的領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策和管理提供了確切、快速的信息。

（四）人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化安全保密技術(shù)

人事檔案信息由于涉及個(gè)人一些機(jī)密，因此對(duì)于安全保密設(shè)計(jì)工作要做好。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用數(shù)字簽名機(jī)制，保證接受信息的確定性和真實(shí)性。為了更好地管理用戶訪問數(shù)據(jù)庫的用戶，可以采用用戶審計(jì)和防火墻技術(shù)功能。為了保證信息在傳輸?shù)倪^程中不被修改和竊聽，就需要對(duì)信息進(jìn)行加密處理，從而保證了信息的安全性。

二、人事檔案信息化管理系統(tǒng)的改進(jìn)

（一）應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)管理

人事檔案信息化管理系統(tǒng)不但要對(duì)當(dāng)前的人事檔案信息進(jìn)行管理，要對(duì)能夠?qū)θ藛T的培訓(xùn)情況、學(xué)歷、工作履歷、職務(wù)變動(dòng)等數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，使人力資源管理更加科學(xué)有效，使管理的信息由平面向立體轉(zhuǎn)變。

（二）應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部與外部的數(shù)據(jù)共享，做到數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)管理

應(yīng)當(dāng)通過硬件的支持實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)的共享，通過職務(wù)變動(dòng)管理、職稱變動(dòng)管理、學(xué)歷變動(dòng)管理能夠同時(shí)將人員檔案卡片的一些個(gè)人信息進(jìn)行自動(dòng)的更新，做到實(shí)時(shí)提示，并聯(lián)動(dòng)到相應(yīng)的卡片中，這樣就有效地避免了重復(fù)維護(hù)人員數(shù)據(jù)信息。

（三）實(shí)現(xiàn)方便的報(bào)表和智能化辦公管理

可以將各種可能用到的統(tǒng)計(jì)表格式和各種報(bào)表固化到軟件中去，達(dá)到一鍵可以生成統(tǒng)計(jì)結(jié)果，既增加了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時(shí)也對(duì)繁瑣的統(tǒng)計(jì)過程進(jìn)行了優(yōu)化，確保了統(tǒng)計(jì)靈活快捷，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以共享。

人事檔案信息化管理系統(tǒng)不僅是一個(gè)很好的工作平臺(tái)，而且還是一個(gè)方便交流的平臺(tái)，從而使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了智能化辦公管理。

（四）加強(qiáng)批量數(shù)據(jù)的處理能力

要加強(qiáng)批量數(shù)據(jù)的處理能力，例如對(duì)于大量數(shù)據(jù)的備份，大數(shù)據(jù)量的修改工作目前的人事檔案管理系統(tǒng)還不易實(shí)現(xiàn)，還存在網(wǎng)絡(luò)速度慢的現(xiàn)象。目前的系統(tǒng)對(duì)多斷網(wǎng)、防火墻等問題的解決還不是很方便，對(duì)網(wǎng)絡(luò)底層協(xié)議有較大的依賴性。

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