醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施新論

張冰

[摘 要]檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)。文書檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的充分體現(xiàn)，對于推動(dòng)醫(yī)院管理體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有著不可忽視的作用。

[關(guān)鍵詞]文書；檔案；管理

醫(yī)院文書檔案涵蓋醫(yī)院年度工作計(jì)劃和總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)資料、委任書、合同、會(huì)議記錄、基建項(xiàng)目資料、協(xié)議等重要內(nèi)容，是醫(yī)院開展醫(yī)療護(hù)理管理、行政管理和黨務(wù)管理等活動(dòng)的重要?dú)v史憑證。文書檔案是醫(yī)院的重要?dú)v史憑證和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮醫(yī)院辦公室參謀助手作用必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。近年來，隨著醫(yī)院建設(shè)及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，以及醫(yī)院管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平的不斷提高，醫(yī)院文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、文書檔案是醫(yī)院不斷發(fā)展的歷史見證

（一）文書檔案作為一個(gè)醫(yī)院的歷史憑證和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，其重要性和關(guān)鍵性是不言而喻的

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院辦公室一項(xiàng)最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。文書檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的充分體現(xiàn)，對于推動(dòng)醫(yī)院管理體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有著不可忽視的作用。近幾年，醫(yī)院各項(xiàng)工作都在邁向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，隨著醫(yī)療規(guī)模的擴(kuò)大，為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理勢在必行。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也越來越重視，通過多種形式大力推進(jìn)檔案建設(shè)，把檔案規(guī)范化管理納入重要議事日程。正視醫(yī)院檔案管理中存在的問題，充分認(rèn)識(shí)檔案建設(shè)的必要性和獨(dú)特性，將會(huì)有效促進(jìn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一

在高速發(fā)展的信息時(shí)代，隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分。在實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的文書和檔案工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作是各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但文書檔案已經(jīng)成為衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)志。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在所從事的醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價(jià)值的各種文件。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，它是一個(gè)單位發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。在醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是現(xiàn)代醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志。

二、醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施

（一）著力提高文書檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院文書檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的重要?dú)v史記錄，是反映醫(yī)院行政管理、醫(yī)療護(hù)理管理、黨務(wù)管理等活動(dòng)的重要憑證。醫(yī)院文書檔案對醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價(jià)值，其管理更是一項(xiàng)十分重要的工作。文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院現(xiàn)代化的辦公有了長足的發(fā)展，而文書檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)曉的信息化建設(shè)，這就迫使檔案管理工作者必須著眼未來，努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，解放思想，不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步提高工作效率。醫(yī)院文檔人員應(yīng)在遵循檔案管理必須堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。

（二）不斷推進(jìn)信息化管理進(jìn)程

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院綜合檔案室或辦公室一項(xiàng)最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子信息科學(xué)地不斷進(jìn)步，醫(yī)院管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學(xué)性地進(jìn)行管理，檔案工作更為突出信息化管理。通過信息化建設(shè)以期能夠推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實(shí)用化以及利用率的高效化。

（三）建立檔案制度，規(guī)范檔案管理

檔案管理工作的目的，是為了強(qiáng)化醫(yī)藥衛(wèi)生科技事業(yè)單位的檔案管理，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，使醫(yī)藥衛(wèi)生科技事業(yè)單位檔案工作跟上衛(wèi)生改革工作的步伐，更好地為衛(wèi)生事業(yè)各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)。醫(yī)院文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。只有從提高本單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強(qiáng)部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強(qiáng)文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。通過建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。根據(jù)《檔案管理法》，我院制定了相應(yīng)的檔案管理制度，每份檔案從裝訂、整理、借閱等都制定了相應(yīng)的管理制度，使檔案的利用、銷毀都有章可循。

四、結(jié)束語

醫(yī)院的文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，對醫(yī)院自身建設(shè)和發(fā)展具有重要的作用。隨著醫(yī)院建設(shè)及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，以及醫(yī)院管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平的不斷提高，醫(yī)院文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，做好醫(yī)院文書檔案管理工作促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有十分重要的意義。

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