淺談住房公積金檔案管理面臨的問題與對(duì)策

何晶

前言

隨著住房貸款數(shù)量以及住房公積金提取數(shù)額的不斷增加，住房公積金的檔案數(shù)量也急劇增加，這給住房公積金檔案的管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，以往的檔案管理存在著諸多問題，如何解決住房公積金檔案管理中尤其是個(gè)人住房貸款檔案中存在的問題成為當(dāng)前管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、住房公積金檔案管理中面臨的問題

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。在我國(guó)住房公積金管理機(jī)構(gòu)成立時(shí)間較晚，因此很多基礎(chǔ)設(shè)施都處于缺失或在建狀態(tài)，導(dǎo)致用于檔案管理的檔案室條件簡(jiǎn)陋，基本上都不符合檔案存放的標(biāo)準(zhǔn)，無論是檔案的保密工作還是保存都無法達(dá)到檔案管理規(guī)定的要求，容易導(dǎo)致住房公積金檔案的遺失、損壞等。

（二）缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度。由于住房公積金管理在我國(guó)實(shí)施較晚，因此目前還沒有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，導(dǎo)致在日常的檔案管理中無規(guī)矩可循，雖然有些地方住房公積金管理機(jī)構(gòu)根據(jù)自身情況制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但由于缺乏參照和宏觀的指引，導(dǎo)致這些管理制度無法做到全面性和系統(tǒng)性，對(duì)住房公積金檔案的管理無法做到全面的指導(dǎo)作用。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。當(dāng)前在各地住房公積金管理中心人員不足的情況下，大多數(shù)的檔案管理人員都是其他崗位人員兼職的或是單位臨時(shí)委派的，一般都不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，僅能做簡(jiǎn)單的日常管理工作，而對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、檔案縮微、數(shù)字化管理等現(xiàn)代管理方法完全不懂或一知半解，使檔案無法發(fā)揮出最大的作用和價(jià)值。

（四）檔案管理模式不先進(jìn)。目前我國(guó)住房公積金檔案管理模式?jīng)]有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，因此不同地區(qū)或者不同住房公積金管理中心的管理模式都不盡相同，但由于工作人員數(shù)量的限制導(dǎo)致大多數(shù)住房公積金管理部門都沒有配置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，一般在檔案室的工作人員只負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和歸檔工作，而對(duì)于檔案的使用、檔案的調(diào)動(dòng)等均由其他科室分別負(fù)責(zé)，使得檔案管理工作被分解為多個(gè)部分，因而在實(shí)際工作中很難做到統(tǒng)籌規(guī)劃。除此之外，住房公積金管理部門沒有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性很大。

（五）檔案資源無法充分利用。住房公積金檔案文件一般均來源于其它社會(huì)部門，而每一個(gè)部門的檔案管理系統(tǒng)都不盡相同，因此在住房公積金檔案室歸檔后無法對(duì)接，再加上住房公積金檔案室的軟、硬件極度落后就造成了大部分的檔案資源無法得到實(shí)際利用，造成檔案資源的浪費(fèi)。

二、加強(qiáng)住房公積金檔案管理的對(duì)策

（一）提高檔案管理認(rèn)識(shí)并落實(shí)相關(guān)責(zé)任歸屬。住房公積金中心管理層要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，須知檔案是住房公積金日常事務(wù)中的有效記錄，檔案管理不僅是一個(gè)單位規(guī)范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障體系、化解防范公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)、構(gòu)建信用社會(huì)和諧社會(huì)的重要保證，因此做好檔案管理工作有助于更好的開展住房公積金工作，而只有提高了人的主觀認(rèn)識(shí)，才有利于發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，真正將提高檔案管理工作上升到應(yīng)有的高度。另外，住房公積金檔案管理包括住房公積金繳存、提取，個(gè)人住房公積金貸款，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和公文管理等幾個(gè)方面，因此，要建立以住房公積金管理中心檔案室為首，使形成各種檔案的管理部門能充分相互協(xié)調(diào)的管理體系，落實(shí)責(zé)任人，加強(qiáng)日常工作的監(jiān)督力度，建立科學(xué)的考核、獎(jiǎng)懲和激勵(lì)機(jī)制，一方面對(duì)檔案管理工作做出規(guī)范，使每個(gè)人都能切實(shí)負(fù)起責(zé)任，另一方面充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，鼓勵(lì)提出創(chuàng)造性建議，使檔案管理工作不斷向著科學(xué)化的方向發(fā)展。

（二）建立健全住房公積金檔案管理規(guī)范。國(guó)家應(yīng)當(dāng)制定一套切實(shí)可行的住房公積金檔案管理規(guī)范，出臺(tái)指導(dǎo)性文件，使各級(jí)住房公積金管理機(jī)構(gòu)能夠在上級(jí)部門制定的管理規(guī)范下結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出既符合上級(jí)宏觀協(xié)調(diào)需要，又符合自身工作實(shí)際的管理規(guī)范制度，這樣的制度更具科學(xué)性和合理性，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效舉措。

（三）加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)。針對(duì)當(dāng)前住房公積金檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后的情況，國(guó)家機(jī)關(guān)和地方政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作。首先，要加大在這方面的資金投入，按照《檔案法》的“十一防”的要求建設(shè)檔案室，通過增加各種設(shè)施來改善檔案室的環(huán)境，同時(shí)為了建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理體系必須配備足夠的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、防盜系統(tǒng)等一系列的硬件設(shè)施。其次，要加快檔案管理配套的軟件建設(shè)，如先進(jìn)的檔案檢索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)、檔案監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等等；再次，為順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化管理，并對(duì)特別重要的檔案采取紙質(zhì)和數(shù)字雙保險(xiǎn)的存檔方式，推進(jìn)檔案管理更好地為住房公積金管理服務(wù)。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，因此要加強(qiáng)住房公積金檔案管理工作就要配備具備專業(yè)檔案知識(shí)技能的人才。在實(shí)際工作中，首先要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使之可以逐漸適應(yīng)檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技能，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。其次，要加強(qiáng)檔案管理方面人才的培養(yǎng)工作，在高校內(nèi)增設(shè)相關(guān)專業(yè)，并可以采用定向培養(yǎng)的模式，為住房公積金檔案管理輸送人才。

結(jié)束語

住房公積金檔案管理對(duì)于住房公積金事務(wù)來說具有非常重要的作用，雖然當(dāng)前的住房公積金檔案管理工作還存在若干問題，但是相信隨著各級(jí)相關(guān)部門對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度加大，檔案管理工作也會(huì)得到不斷的完善，為住房公積金事務(wù)的開展提供更好的支持。

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