略論高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理

韓忠全

[摘 要]隨著社會的變革、人才的流動、高教的發(fā)展，突顯檔案的利用價值。本文從工作實際出發(fā)，簡要闡釋畢業(yè)生學(xué)籍檔案含義與利用價值，重點分析畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理存在的問題，深刻提出了科學(xué)管理畢業(yè)生學(xué)籍檔案的相應(yīng)對策，力爭實現(xiàn)歸檔科學(xué)、管理規(guī)范、利用充分，以期更好地為高校、學(xué)生和社會服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]高校；學(xué)籍檔案；學(xué)籍檔案管理；檔案利用

按照高等學(xué)校檔案實體分類辦法，學(xué)籍檔案屬于教學(xué)檔案類，學(xué)籍檔案占了教學(xué)檔案相當大的比例。學(xué)籍檔案是對學(xué)生德、智、體諸方面表現(xiàn)狀況的全面的、歷史的綜合反映，它來源于學(xué)校的教學(xué)行政管理和教學(xué)業(yè)務(wù)活動，即“教”、“管”、“學(xué)”的過程[1]。本文所指的畢業(yè)生學(xué)籍檔案是學(xué)生畢業(yè)后各部門各學(xué)院移交給校檔案館保存以便為學(xué)校、師生和社會提供利用的檔案資料，而非學(xué)生畢業(yè)隨學(xué)生本人檔案轉(zhuǎn)至工作單位或報到單位的那部分學(xué)籍檔案資料。畢業(yè)生學(xué)籍檔案具有“原始性”“歷史性”“記錄性”，“原始的歷史記錄”是學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性[2]。就近幾年學(xué)校實際來看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案主要包括畢業(yè)生的紙質(zhì)學(xué)籍表（卡）、學(xué)籍附表、成績單等。

一、畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價值

隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價值簡要歸納如下：

首先，憑證價值。畢業(yè)生學(xué)籍檔案從形成規(guī)律來看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實現(xiàn)用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務(wù)晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學(xué)、醫(yī)療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學(xué)校、師生、社會的利用需求。

二、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理主要存在的問題

1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個本科學(xué)院85個專業(yè)9198名學(xué)生的學(xué)籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學(xué)籍檔案不夠重視，書寫內(nèi)容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。

3、檔案管理系統(tǒng)有待升級。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強學(xué)習(xí)，普遍采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導(dǎo)入導(dǎo)出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。

三、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對策

1、培養(yǎng)檔案意識，注重法規(guī)學(xué)習(xí)。首先，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識，使學(xué)生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質(zhì)量，促進檔案管理工作。其次，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學(xué)習(xí)領(lǐng)會《檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《黑龍江大學(xué)檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。

2、加強隊伍建設(shè)，完善規(guī)范體系。學(xué)籍檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，積極推進學(xué)籍檔案專兼職管理隊伍建設(shè)。選拔政治過硬，認真負責，熟悉檔案業(yè)務(wù)和學(xué)生管理，具有一定的計算機應(yīng)用水平的同志負責學(xué)籍檔案工作。規(guī)范工作用語，熟悉專門術(shù)語，按章辦事，遵守程序，求真務(wù)實，提高效率，促進工作的高效、快捷、準確、規(guī)范。學(xué)籍檔案規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程，僅靠學(xué)籍管理人員和學(xué)籍檔案人員難以有效組織實施，需要把所有的規(guī)范標準按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個科學(xué)的有機整體——學(xué)籍檔案規(guī)范體系[3]，就本校現(xiàn)狀來看，專兼職隊伍人員分布在檔案館、學(xué)工部（學(xué)生處）、教務(wù)處、招生就業(yè)處相關(guān)負責科室老師以及各學(xué)院教務(wù)員、輔導(dǎo)員老師中。學(xué)籍檔案管理人員實現(xiàn)專門術(shù)語的統(tǒng)一、規(guī)范和標準，便于相互交流，利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范部門立卷，加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學(xué)籍收集、整理、歸檔工作。

3、拓展管理系統(tǒng)的開發(fā)利用。隨著招生規(guī)模擴大，學(xué)籍檔案數(shù)量龐大，本校借助信息化、數(shù)字化有力條件，2003年采用了南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了全校各部門各類文件網(wǎng)上分類歸檔管理，方便了查詢、利用，實現(xiàn)了檔案的接收準度、處理速度、利用效度。檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，一定程度上實現(xiàn)了管理的方便，但仍需開發(fā)利用其真正價值，如隨著利用率的提高，頻繁翻閱紙質(zhì)檔案，存在壞損風險，因此將紙質(zhì)學(xué)籍檔案原件掃描，存儲電腦之中，上傳至管理系統(tǒng)，緩解紙質(zhì)檔案磨損，提高查找利用效率，建立電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的檔案管理制度是今后改進創(chuàng)新之處。

4、加強校際間學(xué)籍檔案管理經(jīng)驗交流。高校發(fā)展到一定程度，原有學(xué)籍檔案管理制度就會在某些方面表現(xiàn)出不足，制約管理的效率，加強校際間學(xué)籍檔案管理經(jīng)驗交流成為“沖破學(xué)籍檔案管理瓶頸的突破口”[4]，有利于發(fā)現(xiàn)自身盲點與缺陷，互相學(xué)習(xí)，彼此借鑒，節(jié)約成本，提高效率。

參考文獻

[1]劉英.談高校學(xué)籍檔案的特點及管理[J].山西檔案，1993，（3）：22.

[2]陸蘇榕.淺談高校學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性與學(xué)籍檔案管理[J].教育與職業(yè)，2008，（27）：190.