完善財(cái)會檔案管理工作應(yīng)采取的措施

郭鳳艷

[摘 要]本文從加強(qiáng)財(cái)會人員會計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)、配備專人管理會計(jì)檔案、加強(qiáng)往來款管理、加強(qiáng)財(cái)會部門與檔案管理部門的溝通等方面提出了完善財(cái)會檔案管理工作的措施。

[關(guān)鍵詞]財(cái)會檔案；管理；措施

財(cái)會檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，直接影響到財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及事業(yè)的發(fā)展。如何管好財(cái)務(wù)檔案，以及在管理過程中如何采取相應(yīng)的措施，尋求解決的辦法，是檔案管理工作中所面臨的一個重要問題。本文僅就完善財(cái)會檔案管理工作應(yīng)采取的措施做一探討。

一、加強(qiáng)會計(jì)人員對會計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)

面對千人千面的檔案收集裝訂現(xiàn)象，使用專人負(fù)責(zé)，無疑是一個很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強(qiáng)會計(jì)人員培訓(xùn)，更是一個可具有操作性的方法。會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，將會計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會計(jì)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容，且長抓不懈，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識及操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量。

二、依據(jù)法規(guī)，配備專人管理會計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于會計(jì)檔案工作未配備專人負(fù)責(zé)，實(shí)際上這一系列工作有的環(huán)節(jié)由人兼職，有的環(huán)節(jié)就根本沒執(zhí)行，根本就談不上會計(jì)檔案的管理。并且在現(xiàn)在檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大、檔案數(shù)量不斷增加的前提下，配備專人管理會計(jì)檔案尤顯必要。會計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計(jì)檔案，是加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理的有效性的根本保證。

三、加強(qiáng)往來款管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求

財(cái)務(wù)部門為了自身查詢的方便，使其不能及時向檔案管理部門移交會計(jì)檔案。而查詢需要產(chǎn)生的一個主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理，由于債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，報(bào)帳經(jīng)辦人主動性不夠，致使很多往來款項(xiàng)長期掛帳，沒有一個統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，也減少各帳務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會計(jì)檔案能按規(guī)定及時向檔案管理部門移交。

四、會計(jì)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)會計(jì)制度體制的調(diào)整而做及時調(diào)整

加強(qiáng)檔案管理，會計(jì)制度體制的調(diào)整不能忘了會計(jì)檔案管理制度的調(diào)整，會計(jì)檔案管理工作應(yīng)始終作為會計(jì)人員職能的一部分。加強(qiáng)會計(jì)人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的會計(jì)人員，才能打下實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。同時檔案管理部門應(yīng)主動介入，加強(qiáng)同財(cái)會部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。

五、加強(qiáng)財(cái)會部門與檔案管理部門的溝通

財(cái)會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財(cái)會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

六、財(cái)會檔案管理人才應(yīng)具備復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)

加強(qiáng)人們對財(cái)會檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價值，只有當(dāng)人們認(rèn)識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強(qiáng)人們對檔案的管理力度。其實(shí)這是一件相輔相成的事，意識決定于對價值的認(rèn)識，反過來價值又增強(qiáng)了人們的意識。在現(xiàn)在在一個人們對檔案價值認(rèn)識不夠的情況下，管理者應(yīng)加強(qiáng)對財(cái)會檔案管理人才的建設(shè)，配備一只具備復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)檔案管理隊(duì)伍，以開發(fā)檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo)，積極開發(fā)，主動服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而加強(qiáng)其對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。

七、理性看待會計(jì)檔案的鑒定銷毀

會計(jì)檔案的鑒定銷毀是會計(jì)檔案管理的一個不可缺少的環(huán)節(jié)，要制定切實(shí)可行的鑒定銷毀制度，使鑒定銷毀有據(jù)可依，規(guī)范實(shí)行；嚴(yán)格往來款項(xiàng)及債權(quán)債務(wù)管理，對于超過一定期限的未能追償款項(xiàng)，應(yīng)提前做好單獨(dú)立卷管理；加強(qiáng)檔案的信息收集整理，收集到的檔案信息應(yīng)作為長期的資料保存；加強(qiáng)財(cái)會檔案管理工作力度，財(cái)會檔案管理工作應(yīng)長期規(guī)范開展，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，完善財(cái)會檔案管理工作。

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