機關(guān)事業(yè)單位電子文本管理及檔案信息化建設(shè)問題研究

王志武

隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，機關(guān)事業(yè)單位的文件從手寫已轉(zhuǎn)入到電腦打印階段上來，除了一些需要簽字的表冊外，大多數(shù)都以電子文本的形式存在，這也就要求我們要迅速轉(zhuǎn)變思路，把檔案的收集、立卷、規(guī)檔和保存等流程與電子檔案相結(jié)合，在存儲紙質(zhì)檔案的同時，要加強對電子檔案的歸檔。但目前由于許多因素的存在，致使一些機關(guān)事業(yè)單位對電子文件的歸檔以及檔案信息化管理顯得極為不重視，從而導(dǎo)致本級地區(qū)檔案信息化管理水平低下，使用人群查閱困難，嚴(yán)重影響了本地區(qū)社會經(jīng)濟的發(fā)展。

一、當(dāng)前存在的問題和困難

一是移交主體不明確。許多機關(guān)事業(yè)單位對本單位的檔案一般還以存儲在本單位檔案室為主，沒有形成向本地區(qū)檔案管移交的習(xí)慣，使檔案館藏檔案奇缺，而檔案館由于人員編制及工作量的問題，對基層移交檔案也采取“睜一眼閉一眼”的態(tài)度，致使許多有價值的檔案因管理不善而丟失。

二是管理方式還顯落后。目前許多單位查閱檔案仍然是采取傳統(tǒng)的人工檢索方式。要想從眾多的檔案里查找出一份檔案，只靠人工檢索往往花費很長時間，而且有的檔案因目錄編制的不清晰，無法確定有無此檔案，導(dǎo)致查閱人失去耐心，貽誤當(dāng)事人的需要時機。同時，在大量的查找和多次的翻閱過程中，也會造成使用率較高的檔案磨損嚴(yán)重，破損不堪，如不及時采取有效措施，將會產(chǎn)生檔案滅失的后果。

三是各單位電子文件管理混亂。雖然許多單位從新世紀(jì)開始就使用辦公自動化軟件，但因沒有及時和檔案管理部門銜接，使本單位的電子文件處于無人管理狀態(tài)，特別是一些單位人員更換頻繁，“前人不管后人事”的混亂現(xiàn)象大量存在，造成大量電子文件存在于各個工作人員的電腦里，或是部分丟失。

三是信息化基礎(chǔ)硬件缺乏。目前大部分單位都配備了電腦，部分單位也配備了掃描儀，但卻沒有專用檔案管理軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)使用率低而且配套信息安全防護措施也極匱乏，從而導(dǎo)致信息化建設(shè)的進程遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后。

四是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。許多單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，認(rèn)為只要本單位存好檔，就大事完畢，而且一般只派一些年紀(jì)大的，對其他工作無法勝任的人員轉(zhuǎn)做檔案工作。一般只重視紙質(zhì)檔案，而對電子檔案不夠重視。

五是檔案信息專業(yè)人才奇缺。許多單位檔案管理人員多是單位年紀(jì)偏大，文化水平偏低，對檔案只能起到收集，簡單存檔的作用，而一些會使用電腦的人員往往又兼職檔案，其工作內(nèi)容繁雜，對檔案工作力不從心，通常年末存一次檔。信息化人才的奇缺，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)和信息化建設(shè)的發(fā)展進程。

二、檔案信息化建設(shè)的必要性和緊迫性

一是人們對檔案信息的要求更加現(xiàn)實。隨著計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，人們希望檔案部門提供更加方便、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，但目前許多檔案部門信息化管理跟不上人們的需要，更無從談起共享計算機信息資源。因此各級館藏紙質(zhì)檔案應(yīng)盡早轉(zhuǎn)為信息化模式，以適應(yīng)社會更階層的需求。

二是建設(shè)電子政務(wù)的需要更加緊迫。網(wǎng)上發(fā)布電子信息，有助于推動政務(wù)公開和提高辦事效率。目前雖然各級單位辦公自動化水平不斷提高，電子文件已成為當(dāng)前檔案管理的主流，一個U盤，一個郵箱就能存儲上千萬條信息，但由于檔案管理部門沒有及時的收集、管理，勢必會造成部分信息的丟失。一旦這些電子文件丟失，將嚴(yán)重影響了各級政府電子政務(wù)的連續(xù)性及關(guān)聯(lián)性。因此，保護、收集、管理電子文件應(yīng)提上檔案部門的重要日程。

三、加強檔案信息化建設(shè)的對策建議

檔案信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢。做好檔案信息化管理工作，更加有利于推動本地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展。因此建議：

一是應(yīng)建設(shè)區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)中心?？h市級政府要把檔案信息化建設(shè)列入專項整治工作，拿出專項經(jīng)費，由本地區(qū)檔案館安裝檔案管理軟件，同時要配專業(yè)服務(wù)器、微機、高速掃描儀、刻錄機、防磁柜等必備設(shè)備以及安全防護系統(tǒng)。在各單位電子文件的收集、歸檔、檢索、傳遞、保護、使用等環(huán)節(jié)上要有統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)模式和檔案管理軟件，并能與本地區(qū)各單位網(wǎng)絡(luò)相貫通，做到及時收集需要存檔的電子文件，使電子檔案相互轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)有效對接。

二是依法將各單位電子文檔全部存入本地區(qū)檔案館。建議縣市級檔案館依法對本地區(qū)各機關(guān)事業(yè)單位的電子文檔進行清理、規(guī)范。將清理出來的檔案限時移交縣市級檔案館進行統(tǒng)一管理。同時做好將來的電子文件的傳遞與銜接工作，以保證檔案信息的連續(xù)性。

三是要強化安保措施。信息化管理勢必給信息帶來安全隱患問題，如木馬的插入、病毒的入侵，會給檔案信息帶來一定的危害，因此要加強安全管理，強化安保措施，如設(shè)置分級的管理權(quán)限，堅決杜絕發(fā)生非法的操作現(xiàn)象，及時更新防護軟件，以確保檔案信息絕對安全。同時，對重要的電子檔案數(shù)據(jù)要進行異地備份，啟動事故應(yīng)急響應(yīng)系統(tǒng)和災(zāi)難性恢復(fù)系統(tǒng)，以保證計算機系統(tǒng)因發(fā)生災(zāi)難性故障后，能迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)庫信息。

四是提高領(lǐng)導(dǎo)重視，充實專業(yè)人才隊伍。加強對檔案信息化管理的宣傳，提高各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理的重視，及時充實本單位檔案專業(yè)人才，培養(yǎng)信息化管理的復(fù)合型人才，提高檔案信息化管理的水平。