檔案管理創(chuàng)新的探討

崔勇

[摘 要]檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，更新觀念，建立新的體制，實(shí)行規(guī)范化的質(zhì)量和有效的管理制度就要?jiǎng)?chuàng)新。本文就如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新從管理體制的必然性，風(fēng)險(xiǎn)管理策略，信息化技術(shù)手段，檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)四個(gè)方面進(jìn)行闡述。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；創(chuàng)新；信息

機(jī)關(guān)單位要生存和發(fā)展，離不開科學(xué)的管理制度，其中檔案管理是有效保證行政單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。檔案管理是指通過對(duì)信息的收集整理、分類統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行有效規(guī)范的管理并提供服務(wù)的各項(xiàng)工作的總稱。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，建立信息化檔案管理面臨著重大的挑戰(zhàn)，如何加強(qiáng)檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化、信息化發(fā)展，是檔案管理者必須深入思考的問題。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，要從如下幾個(gè)方面做起：

一、重視檔案管理體制改革的必然性

檔案管理者必須正視檔案管理體制創(chuàng)新的必然性，針對(duì)檔案管理中存在的問題采取有效措施來加以改進(jìn)。

1.提高管理認(rèn)識(shí)。強(qiáng)化檔案管理工作和其他各個(gè)部門的積極配合，加大檔案管理工作的宣傳力度，強(qiáng)化信息資源意識(shí)，規(guī)范檔案工作中的具體行為，加強(qiáng)對(duì)工作專業(yè)性質(zhì)的認(rèn)識(shí)，提高自身水平，對(duì)其進(jìn)行不同類型的宣傳，提高效果，可是試著采用多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、分析以及利用。檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新宣傳形式，運(yùn)用現(xiàn)代高科技制作以不同的載體形式和傳播媒介向公眾展示展覽檔案資源，突出專題和典型宣傳。

2.掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)。檔案工作者應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)，必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，不斷適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。檔案管理工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作，它不能通過服務(wù)對(duì)象直接產(chǎn)生效益而取得經(jīng)濟(jì)效益。

二、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

檔案的原始性和文化傳承性決定了檔案信息安全管理的特殊性，要保障檔案內(nèi)容的長(zhǎng)期性和持續(xù)性，就要充分認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)，采取安全防范體系，增強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力。

1.技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)管理，，需要從網(wǎng)絡(luò)訪問、信息傳輸、操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件系統(tǒng)等各個(gè)方面加固網(wǎng)絡(luò)訪問控制，避免內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)的流失，采用入侵檢測(cè)技術(shù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，防治數(shù)據(jù)加密技術(shù)信息泄露，利用查殺技術(shù)防止系統(tǒng)文件遭破壞，防治規(guī)避設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)等。

2.管理方面的風(fēng)險(xiǎn)管理。建立治理措施，制定安全操作規(guī)程，推行各類檔案信息的組織、保存和管理策略，按照使用要求采取分級(jí)存儲(chǔ)策略進(jìn)行管理，采取制作紙質(zhì)拷貝的方式實(shí)施格式轉(zhuǎn)換以及版本跟蹤管理，定期輪換崗位和降低單人集中管理之安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.技術(shù)和管理的動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理。按照檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不斷修訂、改進(jìn)和完善管理制度，在充分了解技術(shù)防護(hù)產(chǎn)品和使用方法的基礎(chǔ)上，實(shí)施安全管理手段加以實(shí)施落實(shí)。建立監(jiān)督執(zhí)行體系?；^程跟蹤與控制，確保檔案管理措施的落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)信息化工作的總體要求，，通過過程跟蹤、分析和管理，確保各項(xiàng)措施標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的完善與升級(jí)擴(kuò)展。

三、檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化

1.建立檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制。信息自動(dòng)化是檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，要把高度集中管理和方便使用相結(jié)合。重點(diǎn)解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范硬軟件的選用，把各個(gè)層次檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不避免自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)，組建一個(gè)規(guī)范化的“檔案信息系統(tǒng)”，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)。

2.資源的有效化利用。檔案信息化管理就是為了提高檔案資源的有效利用率，擴(kuò)展利用空間。因此在檔案管理上要密切注意優(yōu)化使用程序，提高資源的使用率，對(duì)于檔案資源的掃描以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，資源信息化系統(tǒng)建設(shè)之前要固定人員，在信息的錄入過程中監(jiān)督人員應(yīng)履行相應(yīng)的職責(zé)，同時(shí)仍需要大量人力物力的投入，對(duì)于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持，同時(shí)還應(yīng)配備相關(guān)的專門的部門開展檔案的更新工作

3.建立檔案管理信息化的管理系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代多媒體技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，充分利用現(xiàn)代信息的手段，推進(jìn)信息化進(jìn)程，不斷順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的客觀要求。確立一個(gè)總體規(guī)劃，然后逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理在信息搜索。

四、檔案管理要實(shí)現(xiàn)高利用率

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)是大勢(shì)所趨。不但可以提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性嗎，還可以增強(qiáng)檔案管理的適用性和兼容性，實(shí)現(xiàn)了完成檔案的自動(dòng)化、電子化。

1.充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大檔案輻射層面。調(diào)動(dòng)職能部門、社會(huì)團(tuán)體形成自覺支持檔案管理工作的風(fēng)氣。提高對(duì)檔案功能的認(rèn)識(shí)。以多元化的活動(dòng)積淀下來的歷史印記，有效促進(jìn)檔案文化傳播、發(fā)展以及創(chuàng)新的發(fā)展，滿足社會(huì)文化建設(shè)日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。

2.加快檔案數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)現(xiàn)代化管理。檔案信息數(shù)字化是推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案管理技術(shù)要與社會(huì)先進(jìn)水平同步。進(jìn)行檔案信息的現(xiàn)代化管理，不斷提升服務(wù)能力。利用網(wǎng)絡(luò)的可共享資源，可供人們?cè)谂c局域網(wǎng)聯(lián)通的計(jì)算機(jī)檢索查閱，如果基本具備檔案信息數(shù)字化的客觀物質(zhì)條件，不需另行大的投入，只需檔案信息的數(shù)字化加工?？梢源罅看鎯?chǔ)、管理、利用數(shù)字化檔案資源，提高檔案服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢(shì)共享。

五、加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)。

建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員整體素質(zhì)和能力水平，創(chuàng)建有理想、有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的綜合型人才以及專業(yè)人才的檔案管理團(tuán)隊(duì)，有效地提高管理工作的效率，建設(shè)好兼職檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握文史知識(shí)，了解檔案的作用，熟悉檔案信息資源。尊重檔案尊重歷史，不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，要實(shí)事求是原則，尊重歷史忠于職守； 建立健全人才競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)成具有全面專業(yè)知識(shí)及技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)，成為加快檔案數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)現(xiàn)代化管理工作的人才保障。

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