如何做好國土資源檔案管理工作

徐曼

[摘 要]本文主要分析了秦皇島市國土資源局檔案管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)合實際，對實現(xiàn)秦皇島市國土資源檔案管理工作規(guī)范化、完善化提出建議和要求。

[關(guān)鍵詞]國土資源；檔案管理；問題；建議

國土資源檔案是國土資源管理部門在國土資源管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像、實物等各種載體的原始記錄。作為土地利用情況的歷史記載，成為合理規(guī)劃、利用土地的重要記錄，解決土地利用矛盾的主要依據(jù)，也是新形式下經(jīng)濟發(fā)展的基礎性工作，關(guān)乎到土地管理工作的長期、穩(wěn)定發(fā)展，當?shù)厥袌鼋?jīng)濟的繁榮和發(fā)展。

一、秦皇島市國土資源局檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）基本情況

目前，我局有檔案庫房兩間，約45平方米，密集架36列，可以儲存我局十年所生成的檔案。檔案庫房、辦公室、閱檔室實行三分設。庫房安裝有防盜門，配備了空調(diào)、吸塵器、滅火器、煙感報警器、防蟲劑、溫濕度計、防光窗簾、復印機、計算機等。符合檔案庫房防光、防火、防潮、防蟲、防有害氣體和微生物侵害的要求。

（二）檔案的利用與效益

“以開發(fā)服務為中心，以加強管理為手段，充分發(fā)揮檔案的效能。”是我局檔案工作的指導思想。為此，我們扎扎實實的開展檔案的開發(fā)利用工作，根據(jù)需要編制了案卷目錄，并進行了微機管理，編寫了《秦皇島市土地志》、《國土局機關(guān)大事記》、《國土資源局年鑒》和《國土局組織機構(gòu)沿革》等，為檔案信息資源的進一步開發(fā)起到了借鑒和促進作用。

1、市輸油管進行維修，將標有地段的地理位置和坐標圖丟失，無法查明地下管道的走向。通過查閱檔案，市維修檢查工作順利進行，避免了人力和物資的浪費。

2、在進行秦皇島市地籍更新調(diào)查時，省測繪院共查閱了檔案2000余份，查明了不能提供土地證的各單位的宗地情況。

（三）檔案管理目前存在的問題

1、檔案管理人員素質(zhì)有待提高。作為專業(yè)性非常強的一項技術(shù)工作，檔案管理工作需要管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。但由于某些檔案人員不夠重視檔案工作的責任性和重要性，并且對工作不上心、不熱情，存在應付了事的思想。另外檔案管理人員知識更新不夠，業(yè)務水平不高，檔案人員平時培訓學習機會少，缺少系統(tǒng)知識的培訓，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力。

2、檔案收集缺乏完整性、系統(tǒng)性。國土資源局是業(yè)務性較強的單位，領導往往只重視業(yè)務質(zhì)量，土地交易檔案、地籍檔案等，片面地認為文書檔案歸檔與否關(guān)系不大，檔案意識不強。

二、如何提高檔案管理工作

（一）完善組織管理

1、設置組織機構(gòu)，加強統(tǒng)一領導。檔案工作是一項系統(tǒng)工作，為確保檔案工作有組織、有步驟的開展，為其順利運行營造一個良好的組織管理環(huán)境，我局把檔案目標管理工作列入年度計劃，明確提出檔案管理工作是工作重點，成立了檔案工作領導小組，主管副局長任組長，各科室負責人為領導小組成員，由辦公室負責，其他各科室協(xié)助，做好各科室文件材料的立卷歸檔工作，全部檔案實行集中統(tǒng)一管理，并制定《檔案工作獎懲辦法》和《秦皇島市國土資源局檔案管理辦法》。同時負責下屬單位檔案管理工作的指導，并定期進行檢查。

2、建立健全規(guī)章制度，強化制度建設。檔案工作是一項系統(tǒng)的、長期堅持不懈的工作。為了使檔案工作有章可循，制定檔案工作規(guī)章制度和考核辦法并納入我局制度管理體系，其中包括：立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案鑒定銷毀制度等，并在實際工作中認真貫徹實施。方便了指導、檢查和考核，為檔案工作的順利開展提供了依據(jù)和保障。

（二）加強隊伍建設

檔案工作人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)精神，認真遵守“忠于職守，維護史實，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本，無私奉獻，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要為基層和群眾提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務，同時不斷強化依法治檔意識，嚴格執(zhí)行政治紀律、組織紀律和工作紀律。加強檔案員業(yè)務培訓，提高檔案員的業(yè)務素質(zhì)。我市國土資源系統(tǒng)采取“請進來”與“走出去”相結(jié)合、集中培訓與分類指導相結(jié)合、專家授課與個人自學相結(jié)合的培訓方式，不斷提高檔案員的工作能力和業(yè)務素質(zhì)。積極組織與其他單位的檔案員相互交流工作方法和經(jīng)驗，取長補短，共同提高。

（三）業(yè)務基礎建設到位

1、業(yè)務基礎建設

在文件材料歸檔方面：各科室文字材料處理人員集中時間、集中精力收集各種材料，確保各種文件材料齊全完備，檔案管理人員按規(guī)范化要求立卷歸檔，保證檔案的質(zhì)量。同時，我局建立健全了檔案接收手續(xù)。在案卷質(zhì)量方面：全宗劃分科學，檔案分類合理，組卷合理，最大限度的保持了文件之間的聯(lián)系。卷內(nèi)文件材料排列有序，頁碼編排規(guī)范、清楚；使用卷盒的文件單份裝訂檔號章項目填寫完整；案卷封面填寫規(guī)范、整齊；案卷標題擬定準確、簡明、結(jié)構(gòu)完整；卷內(nèi)文件裝訂結(jié)實 、整齊、無金屬物；卷內(nèi)文件保管期限劃分準確；卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫規(guī)范、清楚；檔案沒有出現(xiàn)霉變、蟲蛀、鼠咬等情況；文件書寫材料符合歸檔要求。在鑒定與銷毀方面：我們按要求添置了銷毀清冊，批準手續(xù)健全。在案卷編目方面：我們堅持做到案卷排列、編號規(guī)律、有序，對不同門類的永久、長期、短期檔案分別進行了編目，并編制了案卷目錄。

2、基礎設施建設

①有符合檔案管理要求的庫房，新安裝了防盜門、庫房面積45平方米，溫濕度全部達到規(guī)定標準。②檔案庫房、閱覽室、辦公室三分設。③檔案裝具規(guī)范、統(tǒng)一使用市檔案局監(jiān)制的目錄卷盒、卷皮，外觀統(tǒng)一，有 36節(jié)移動式鐵皮檔案櫥。一個消磁柜。④配備了微機、攝像機、照相機、復印機、滅火器、吸塵器、窗簾、溫濕度計等必備設備。