城建檔案管理工作中存在的問題及對策

李莉

[摘 要]城建檔案是對城市規(guī)劃、城市建設及管理進行科學決策的依據(jù)。城建檔案管理是否科學合理，直接影響著城市規(guī)劃和建設工作健康有序的實施與發(fā)展，加強和完善城建檔案管理工作具有十分重要的意義。

[關鍵詞]城建檔案；加強管理；提升質(zhì)量

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，城市現(xiàn)代化建設進程不斷加快，城建檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。所以，我們必須提高認識，把握機遇，不斷加強和完善城建檔案管理工作，努力提升城建檔案管理水平和服務功能。

一、充分認識加強城建檔案管理工作的重要意義

城建檔案是在城市規(guī)劃、城市建設及管理活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、照片、聲像等原始文件材料。它是城市建設發(fā)展的真實記錄，是城市規(guī)劃的有力依據(jù)，是城市管理工作的數(shù)據(jù)憑證。城建檔案管理是否科學合理，直接影響著城市規(guī)劃和建設工作健康有序的實施與發(fā)展，所以，加強城建檔案管理工作具有十分重要的意義。

二、城建檔案管理工作中存在的問題和不足

城建檔案管理工作經(jīng)過長期的探索和實踐，取得了許多寶貴的經(jīng)驗，并不斷的完善，已經(jīng)成為做好城建管理工作不可缺少的寶貴財富，但是，還存在著一些問題和不足，這些因素嚴重影響和制約著城建檔案管理質(zhì)量的提高。

1、社會檔案意識淡薄，依法治檔，主動服務意識有待于提高。近年來，國家相繼頒布了一系列涉及城建檔案工作的法律、法規(guī)，對推進城建檔案規(guī)范化、科學化管理工作起到了重要作用，但部分城建檔案管理工作人員對相關法律、法規(guī)并不了解，社會檔案意識淡薄，依法治檔，主動服務意識不強，難以適應現(xiàn)代城建檔案管理工作的需要。

2、庫存檔案內(nèi)容單一，結(jié)構不合理，質(zhì)量不高。各基層城建檔案館（室）普遍存在檔案內(nèi)容單一、門類不全、結(jié)構不合理、質(zhì)量不高等現(xiàn)象。主要體現(xiàn)在各類工程建設檔案，尤其是民用建筑檔案所占比重較大，地下管網(wǎng)工程和聲像照片檔案數(shù)量偏少，匱乏的檔案資源，成為制約城建檔案信息開發(fā)利用、編研工作的障礙。

3、信息化建設比較薄弱，管理手段相對落后。檔案信息化建設速度緩慢，以手工為主的服務模式大量存在。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重影響了城建檔案服務質(zhì)量的提升，城建檔案信息得不到有效的開發(fā)和利用。

4、城建檔案管理經(jīng)費不足，人員素質(zhì)有待提高。大多數(shù)城建檔案館（室）經(jīng)費不足，購置檔案設備及人員經(jīng)費支出困難，需要逐級請示，極少配備檔案專職人員，多數(shù)兼職，并且檔案工作人員不具備檔案管理專業(yè)知識。嚴重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、加強和改進城建檔案管理工作的建議

1、增強社會檔案意識，提高服務質(zhì)量。城建檔案管理部門要牢固樹立大局意識，將城建檔案工作納入城市建沒總體規(guī)劃，切實加強城建檔案工作的宣傳力度。通過開辦宣傳欄，借助電視臺、報刊等媒體公布城建檔案管理的法律、法規(guī)及管理辦法，不斷增加檔案工作的透明度。合理、適度的加大檔案信息開放力度，不斷滿足社會和人民群眾對城建檔案的利用需求，不斷增強社會檔案意識。城建檔案管理人員要更新觀念，與時俱進，改變以往“坐等上門”的服務方式，樹立主動服務，用戶至上的理念。正確處理并協(xié)調(diào)好各種關系，以創(chuàng)造性的思維方式解決工作中遇到的各種重點、難點和關鍵問題，提高服務質(zhì)量。

2、加強館（室）藏建設，提升城建檔案質(zhì)量。要想做好城建檔案管理工作，改變庫存檔案內(nèi)容單一，結(jié)構不合理，質(zhì)量不高的狀況。館（室）藏建設是基礎，質(zhì)量是保證。首先，我們要根據(jù)檔案科學、規(guī)范管理要求制定好各項業(yè)務規(guī)劃，并在工作規(guī)劃的指導下按時保質(zhì)保量的完成既定目標。加強城建檔案管理機構的建設，完善城建檔案管理網(wǎng)絡，理順各種關系，加強各部門各領域各專業(yè)之間的協(xié)調(diào)，加大培訓力度，加強業(yè)務指導監(jiān)督工作。其次，我們要加強城建檔案的收集、整理、鑒定等業(yè)務基礎工作。根據(jù)檔案來源原則，檔案收集工作是整個檔案工作的重要環(huán)節(jié)，只有做到及時歸檔，將檔案收集齊全完整，才能有豐富的館（室）藏結(jié)構。檔案的整理工作是不可或缺的環(huán)節(jié)，有了及時歸檔的文件材料，不進行系統(tǒng)整理，象一堆散沙，是不能做到科學、規(guī)范管理的。檔案鑒定工作是整個檔案工作的關鍵環(huán)節(jié)，是檔案管理中最具決定性意義的工作。它決定著檔案的存與毀，同時也是難度最大的工作，因為城建檔案的鑒定受專業(yè)特點、時間、地理環(huán)境、城市規(guī)模、性質(zhì)等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個復雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環(huán)節(jié)中。鑒定工作是優(yōu)化館（室）藏結(jié)構，提高案卷質(zhì)量的重要保證。所以，要想提升城建檔案質(zhì)量，必須加強館（室）藏建設。

3、加強信息化建設，改進服務手段，提高服務功能。為了更好的開發(fā)利用城建檔案信息資源，城建檔案管理部門應面向社會，通過各種方式和手段，向社會提供更多有利用價值的城建檔案信息，以滿足社會各界的需求。首先我們必須加強信息化基礎設施建設，充分利用現(xiàn)代信息技術，根據(jù)國家有關城建檔案管理的標準和規(guī)范，系統(tǒng)的開發(fā)出一套完整的、切合實際的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，建立內(nèi)部局域網(wǎng)；更要加強檔案數(shù)字化建設，縮短檔案信息開發(fā)與當前需求的差距，實現(xiàn)檔案資源共享，為城市規(guī)劃、建沒、管理服務創(chuàng)造更方便、快捷的條件，以適應社會發(fā)展和城市現(xiàn)代化建設對城建檔案利用的要求，以優(yōu)質(zhì)的管理創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的服務。其次，要改進服務手段，過去，城建檔案利用是以手工直接查詢?yōu)橹?，對外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案，對原件進抄錄、復制，以提供原始信息為主。隨著社會的進步和信息技術的飛速發(fā)展，以手工為主的服務模式已越來越不適應現(xiàn)代城市發(fā)展的需要。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重限制了城建檔案的服務領域和服務質(zhì)量，城建檔案的價值得不到有效的開發(fā)和利用。因此我們必須在服務手段上有所創(chuàng)新和突破。

參與文獻：

[1]楊茵茵.淺談如何加強城建檔案管理.《中國高新技術企業(yè)》2010年19期