如何演好主任助理這一角色

黃大生

在少年宮，主任助理在單位的地位和作用十分重要。在擔(dān)任青少年宮副主任之前，曾任主任助理職務(wù)達6年之久，認為，要扮演好主任助理這一重要角色，須在三個方面下苦功夫。

少年宮主任助理協(xié)調(diào)工作助理，古代稱之幕僚，當(dāng)今稱之為智囊。少年宮主任助理既是單位的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，還應(yīng)是宮領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)者。主任助理除了要聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右，當(dāng)好政務(wù)的參謀，做好事務(wù)的“主管”外，還要對領(lǐng)導(dǎo)進行貼身、貼心“服務(wù)”，為宮領(lǐng)導(dǎo)的正確施政保駕護航。

一、培養(yǎng)獨當(dāng)一面才能

其身正，不令而行；其身不正，雖令而不行，凡要求別人做的，自己首先要做好。因此，主任助理須有高尚的德行操守、廣博的業(yè)務(wù)知識，豐富的管理經(jīng)驗和穩(wěn)健的辦事作風(fēng)，一方面，要為單位的發(fā)展出謀獻策；另一方面，要為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)部分行政事務(wù)和具體工作，讓宮主任得以集中精力思考事關(guān)全局的大事。

首先，主任助理要注意自身形象，以身作則，當(dāng)好表率作用，要加強自身修養(yǎng)，加強師德師風(fēng)建設(shè)，遵章守紀，誠實守信，不謀私利，注重自身形象塑造。同時，要引導(dǎo)全體員工強化形象意識，形成塑造形象的共識，尊重家長、愛護學(xué)生，為人師表，為學(xué)生的成長成才提供切實的服務(wù)，從而在全社會樹立起青少年宮的良好形象。

其次，主任助理要不斷提升個人素質(zhì)，增強人格魅力。自身素質(zhì)強，就會在全體干部員工中樹立威信，產(chǎn)生較強的影響力。要當(dāng)好主任助理，要靠權(quán)力的影響力，但更重要的是靠個人的影響力。只有二者有機結(jié)合，才能取得事半功倍的效果，要注重發(fā)揮自己德、學(xué)、才、識等自身因素的影響力，靠高尚的人格、豐富的知識和卓有成效的方法來開展工作。在提高自身素質(zhì)的同時，還要學(xué)會尊重，學(xué)會理解，學(xué)會“給予”，尊重上級，理解同級，“給予”下級，營造和詣向上的工作氛圍。

此外，主任助理要具備高效快捷處理宮各項事務(wù)的能力，要有強烈的時效觀念和意識，求真務(wù)實、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。要與宮主任工作步調(diào)一致，在有限的時間里辦好應(yīng)辦之事。因工作紛繁復(fù)雜，所以主任助理在工作中要善于“分身”，要有所為，有所不為。明確該干什么，不該干什么，先干什么，后干什么，要做好應(yīng)做之事，該別人“代勞”之事，要分解任務(wù)到人，支持同事和下屬大膽開展工作。

單位人少事多，主任助理還要獨當(dāng)一面地做好一些具體工作：首先，是文秘工作，主任助理要加強文字寫作功底，在重要文字資料主筆和把關(guān)，在文字資料比較成熟無誤后才交給主任審定，幫助領(lǐng)導(dǎo)從繁重的文字堆中釋放出更多時間來考慮全局大事。其次，是要安排好會議組織和接待工作，當(dāng)宮的知名度越來越高，培訓(xùn)規(guī)模越來越大時，宮的業(yè)務(wù)往來和各類檢查就會越來越頻繁，好多工作都需要會議安排和接待，這可是一門高深的“學(xué)問”。作為主任助理，既要接待好來賓，處理好各種關(guān)系，又要保護好領(lǐng)導(dǎo)的形象和身體，必要時要有勇于“獻身”的精神。再次，主任助理還要策劃好宮的對外聯(lián)系和宣傳工作，做好各方面的信息收集和市場調(diào)查，科學(xué)合理設(shè)置培訓(xùn)課程，做好招生的統(tǒng)籌和整體宣傳工作、以爭取生源，擴大培訓(xùn)規(guī)模。運用多種框架，搭建起青少年宮與學(xué)生、家長、社會的溝通平臺；與新聞媒體建立良好的關(guān)系，對青少年宮作正面系統(tǒng)的宣傳報道，提升宮的社會形象和影響力；在現(xiàn)階段，主任助理還要協(xié)助團市委和宮主任做好新宮的硬件完善和軟件建設(shè)，為宮未來發(fā)展打好基礎(chǔ)。

二、發(fā)揮參謀助手作用

主任助理要找準自己在班子中的位置，要做到耳聰目明，面面俱到，當(dāng)好參謀角色，發(fā)揮助手作用。要把握所應(yīng)扮演的角色，把握好工作分寸，做到參謀不決斷，助手不越權(quán)，執(zhí)行不缺位。要堅決服從主任的領(lǐng)導(dǎo)，積極支持主任的工作，遇事既要敢于負責(zé)，又要注意請示匯報。要補臺，不要拆臺，要到位，不要越位。其次是同其他班子成員的關(guān)系，對于其他班子成員，要予以尊重，緊密配合，多溝通、常交流、勤商量，形成和諧良好的共事氛圍，共同支持宮主任的管理和決策。 具體來說，主任助理重要的在于搞好信息、決策、督查服務(wù)。及時地捕捉信息，準確地搞好反饋，協(xié)助主任做好財務(wù)管理，包括核算、統(tǒng)計、分析和預(yù)測等，為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策提供依據(jù)；要協(xié)助主任管好招生招商、教學(xué)教研工作，制定各項管理制度和完善各種分配方案；積極地當(dāng)好決策參謀。作為主任助理要勇于創(chuàng)新，不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，還要認真分析問題，給領(lǐng)導(dǎo)解決問題提供決策參考。領(lǐng)導(dǎo)一旦采納決策意見，還要制訂多個決策備選方案，以便優(yōu)中選優(yōu)，供領(lǐng)導(dǎo)“拍板定案”。決策制定后要采取得力措施抓好落實，并及時搞好督促檢查，搞好落實情況信息反饋，供領(lǐng)導(dǎo)改進完善。作為主任助理處于承上啟下的位置，一方面，要帶頭貫徹執(zhí)行主任室的決定、單位的各項規(guī)章制度，為干部職工做出表率；另一方面，要加強指導(dǎo)和督促檢查，保證各項決策措施落實到位。要抓落實，就要嚴格，認真、深入、細致，做到有布置、有檢查、有獎懲。其他部門管不了、不去管的，主任理助要敢于去管。決不能工作布置之后，對落實情況不過問，執(zhí)行結(jié)果不去管。主任助理只有找準了自己的位置，充分發(fā)揮參謀助手作用，才能有利于全體干部員工整體合力的形成，促進青少年宮各項事業(yè)的快速發(fā)展。

三、做好組織協(xié)調(diào)工作

組織和協(xié)調(diào)工作是主任助理的兩項非常重要的職能，也是考驗管理能力的重要指標(biāo)。主任助理要團結(jié)協(xié)調(diào)一切力量服務(wù)于青少年宮的建設(shè)與發(fā)展，在主任室的領(lǐng)導(dǎo)下，從年初制定青少年宮工作計劃、全年落實管理到年底的工作總結(jié)等各個階段，從宮的課程設(shè)置、招生教學(xué)、活動組織、工作安排、政策制定和獎金分配等各個環(huán)節(jié)，都要周密考慮，精心策劃，組織協(xié)調(diào)好宮的總體工作。

主任助理要做好宮內(nèi)各部件的“潤滑劑”，在宮領(lǐng)導(dǎo)層面，要注重做好溝通工作，避免主任室在決策階段就出現(xiàn)意見不合；在主任室與各部室銜接方面，要協(xié)調(diào)好上下的關(guān)系，組織和監(jiān)督各部室積極落實全宮工作重點；主任助理要溝通左右，使宮內(nèi)各個部門、部長及員工保持良好的溝通和聯(lián)系，構(gòu)造良好的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。這要求主任助理要主動傾聽員工的意見和建議，積極疏導(dǎo)不滿，提高滿意度，降低離職率等，把決策層意圖變成員工的工作行動，避免內(nèi)耗，形成合力。主任助理要維護宮的團結(jié)和諧，不盛氣凌人，不亂指揮。不欺下瞞上，要堅持原則，在實際工作中，不看領(lǐng)導(dǎo)眼色是不可能的，但要有分寸，要堅持原則，按章辦事，不能惟命是從。對上要尊重而不盲從，服務(wù)而不奴婢，要做到“不唯上，要唯實”。待下：以禮，以誠，以情，要貼心服務(wù)，組織各項活動增強單位凝聚力，要為員工的解決實際困難。再就是協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系，外求支持協(xié)作，內(nèi)求團結(jié)向上，動員各種積極因素，協(xié)助好宮主任的工作，努力推動青少年宮各項事業(yè)邁上新的臺階！endprint