跟你開會(huì)的總是那幾類人

青羊

很多職場老鳥在回憶起自己的新人期時(shí)，對于在各種會(huì)議中受到的挫折還心有余悸：在會(huì)上說話總是難以那么妥當(dāng)。

別管用什么語氣，用什么方式，都很難說服別人。

有時(shí)候即使是說很簡單的事情，道理都是明擺著的，也很難獲得對方的認(rèn)可。

沒錯(cuò)！新員工們歸根到底還是要攻克溝通這道關(guān)口——各種各樣的認(rèn)知、情緒、觀念、偏見都會(huì)集中在一起碰撞，出現(xiàn)的問題和情況遠(yuǎn)比在日常的辦公室工作中要多得多。新人要完成自己的會(huì)議任務(wù)，正確達(dá)成自己想要的目標(biāo)，除了要掌握一般的職場溝通技巧之外，還需要注意一些特有的與會(huì)議相關(guān)的溝通法則。

為啥他們總跟我作對？

小阿菜剛剛進(jìn)公司，被放在科技管理部門負(fù)責(zé)一些協(xié)調(diào)工作。開始的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)將組織和協(xié)調(diào)月度會(huì)的任務(wù)交給她，負(fù)責(zé)在每個(gè)月初與各個(gè)研究和設(shè)計(jì)部門傳達(dá)考核項(xiàng)目的進(jìn)展情況以及科管制度的微調(diào)情況。

幾個(gè)月下來，小阿菜飽受折磨，抹著眼淚找領(lǐng)導(dǎo)說：“這個(gè)月度會(huì)我實(shí)在是干不下去了。各個(gè)部門來的人好像就是專門要和我作對似的。就算是我宣貫（宣傳貫徹并需要執(zhí)行）最簡單的事項(xiàng)，也會(huì)招來好多刁難。有時(shí)候真想給他們的考核都打不及格！”

領(lǐng)導(dǎo)安慰她說：“別灰心，你才剛剛開始，慢慢來。對了，每次開會(huì)說什么事情的時(shí)候，大家都怎么反饋的？”

小阿菜忿恨地說：“說啥事情他們都不合作，每次都有不同的部門來為難我！”

“原來是這樣?！鳖I(lǐng)導(dǎo)笑笑說：“你想沒想過，你每次說明一個(gè)事項(xiàng)的時(shí)候，為什么是不同的部門來找麻煩？對于每個(gè)題目，他們參會(huì)的立場都是一樣的么？”

小阿菜似乎明白了什么，問道：“那我該怎么辦？”

“這樣吧，你每次說一個(gè)事情的時(shí)候，都把各個(gè)相關(guān)單位歸歸類。”領(lǐng)導(dǎo)拿出筆記本，寫下四個(gè)類別，“一般這幾個(gè)部門針對我們說明的內(nèi)容都會(huì)有四種立場：第一種積極支持型，要做的事情對他們有積極作用；第二種部分支持型，他們會(huì)對負(fù)面的方面有一定顧慮；第三種部分反對型，雖然他們承認(rèn)積極的一面，但是會(huì)很擔(dān)心負(fù)面的情況；第四種全面反對型，他們會(huì)認(rèn)為宣貫的事情一無是處。一般來講我們部門的制度調(diào)整還是積極的，所以大部分部門還屬于前兩種。所以，開會(huì)之前，你最好和前兩種類型的部門進(jìn)行提前溝通，征得他們的信任。也要積極與第三種進(jìn)行協(xié)調(diào)，讓他們更多地看到積極的一面。開會(huì)的時(shí)候呢，要鼓勵(lì)前兩種類型的部門多發(fā)言，積極引導(dǎo)會(huì)議討論和氣氛，你遇到的問題基本就可以解決啦。加油！”

過了幾個(gè)月，領(lǐng)導(dǎo)再問起小阿菜月度會(huì)議的情況，她滿臉微笑地反饋道：“按您指點(diǎn)的方法做了，順利多啦！”

會(huì)議主持人的稀泥怎么和？

項(xiàng)目管理部門來了新員工，就是新畢業(yè)的單純姐。開始的時(shí)候，正好碰到一個(gè)大項(xiàng)目的啟動(dòng)，熱心的師傅就帶著她一直跟蹤這個(gè)項(xiàng)目，展開項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作。

一次會(huì)后，單純姐不解地問師傅：“為什么您每次會(huì)上，即使說一樣類型的事情，說的角度都不一樣呢？”

師傅點(diǎn)點(diǎn)頭，和她說：“問得好！每個(gè)人的性格是不一樣的，平時(shí)在會(huì)議中展現(xiàn)出來的行為傾向也差別很大。所以，要把這個(gè)會(huì)開好，一定要懂人，看明白他們的性格，才能把要協(xié)調(diào)的事情做好?！边@時(shí)候，師傅抽出一張大紙，在上面畫了一張圖。

師傅指著圖對單純姐說：“基本上會(huì)議中就這四類人。實(shí)際型的人會(huì)有很強(qiáng)的判斷，更關(guān)注結(jié)果，他們喜歡打擊不同意見，在會(huì)議中甚至?xí)越Y(jié)果為由，固執(zhí)己見；拘泥型的人非常固守自己的意見，腦子里往往把自己在過程中的情形提前想象出來，他們很少聽他人意見，比較糾結(jié)細(xì)枝末節(jié)；安全型往往是安全第一的人，喜歡附和別人，更關(guān)心自己在不同結(jié)果中的境遇，他們會(huì)為他在意的問題去爭論，但是又沒有解決方案；協(xié)調(diào)型的人重視過程及他人意見和感受，一般會(huì)主動(dòng)避免爭執(zhí)，但是如果一直忽視他們，也會(huì)有爆發(fā)的時(shí)候，要小心。明白了么？下次會(huì)議你試著主持一下吧?！?/p>

過了幾天的項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)上，單純姐第一次坐在主持人的位子上。項(xiàng)目進(jìn)展剛剛講到一半，產(chǎn)品部們的大老王先站出來發(fā)難：“現(xiàn)在這樣按照原有的節(jié)奏推肯定不行，客戶那邊都坐不住了，就想盡快上呢！”

她挨了當(dāng)頭一悶棍，有點(diǎn)語塞：“可是……之前的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上就這么定的??？”

大老王劈頭蓋臉地反問：“項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)重要，還是客戶重要?。　?/p>

單純姐不知道該怎么說了，僵在當(dāng)場。這時(shí)候，師傅在旁邊悠悠地說：“大老王是客戶線上的專家，這意見很重要。現(xiàn)在看后面的工作中主要是測試部門擔(dān)綱，”他把頭扭向測試組長老劉，“您怎么看？”

老劉白了大老王一眼，直接說：“測試的工作通不過，質(zhì)量保證書都沒法寫。再說，原本安排的20多天的工作，要壓縮到10天，又沒多余的人，不可能的。而且，趕進(jìn)度的話，項(xiàng)目文檔就會(huì)做不到位，還是完成不了項(xiàng)目流程啊！”

說到這里，采購部門的錢主任也插話說：“對啊，別說測試了，采購也跟不上啊。之前供應(yīng)商的交貨期都定了，設(shè)備到時(shí)候買不來，你可別怪我！你們看著辦！”

大老王聽著聽著，忍不住說：“你們測試的流程安排有問題，很多可以并行的地方都有改善空間，郵件里也都提了方案了。還有，再和供應(yīng)商談一下嘛，他們那邊也有緩沖期的！”

會(huì)議開到這里，氣氛有點(diǎn)僵了。單純姐一臉郁悶地看著師傅，不知道該怎么辦好。師傅一直很鎮(zhèn)定，看著對面開發(fā)部門的老張。老張也心領(lǐng)神會(huì)，插進(jìn)來說：“大家別著急。咱做了那么多項(xiàng)目，不都是這么過來的?？蛻裟沁吂烙?jì)也有活動(dòng)的空間，大老王得多幫忙啊。采購方面看看供應(yīng)商是不是還有余地嘛，至少先上一批基礎(chǔ)設(shè)備到客戶那，總也讓對方安心咯。至于測試，在保證質(zhì)量的前提下多加把勁，我們開發(fā)這邊也會(huì)配合的?！?/p>

聽到這里，師傅緊接著說：“我同意老張的觀點(diǎn)。測試估計(jì)還是要做踏實(shí)了，否則交付以后出問題，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還把客戶的信任搞沒了。大老王就多幫忙啦！其他的方面也請大家多努力了?！?/p>

大老王看到大家都做出了努力，也不好再說什么，嘟囔道：“好吧，我再去溝通一下吧?！贝蠹乙捕冀源髿g喜了。

單純姐會(huì)后一身是汗，和師傅說：“今天這四類人都湊齊了，真是不好處理??？”

師傅回道：“這很正常。管理方案首先不能大改，與不同類型的人溝通要有技巧。討論大方向要調(diào)動(dòng)實(shí)際型的人的積極性，同時(shí)讓安全型的人來發(fā)言給他做補(bǔ)充。討論具體細(xì)節(jié)的時(shí)候，要多讓協(xié)調(diào)型有主人翁意識(shí)，可行性的問題還是多參考拘泥型的意見，他們往往會(huì)死守底限。”

過了半年，單純姐開始獨(dú)立管理自己的小項(xiàng)目了。單飛沒多久，她又找到了師傅，抱怨說：“按照您的方法，我倒是調(diào)動(dòng)起大家的積極性了，會(huì)議開得也順利多了。但是，每次方案還是會(huì)被大家批，要求大改，真是沒法協(xié)調(diào)，也沒法和領(lǐng)導(dǎo)解釋。”

師傅似乎明白了她的問題，回道：“每次你就整一套想要推行的方案給大家討論？”

“是啊？還要整幾套么？”

師傅搖搖頭，笑著說：“你是個(gè)項(xiàng)目協(xié)調(diào)，不能強(qiáng)推方案的。既然這些項(xiàng)目里的關(guān)鍵任務(wù)要發(fā)揮主動(dòng)性，就得找一些不重要的‘靶子讓他們來批，同時(shí)引導(dǎo)大家往你想要的方案上去走。要明白，解決同一個(gè)問題，除了你最想推行的方案，有絕對要避免的方案，肯定也有妥協(xié)方案。這些要事先都想好。要推行的方案是公司層面訂下來的，沒法改，但是也沒必要一上來就提這一套。沒有管理方案是完美的，可以先把妥協(xié)方案放出來讓大家批。之后再把你想要推行的方案作為妥協(xié)的備選提出來，這時(shí)候大家的心理預(yù)期會(huì)降低很多，接受度反而要提高?！?/p>

“沒錯(cuò)！就這樣做！”取得真經(jīng)的單純姐這下就把問題解決了。

領(lǐng)導(dǎo)屬于哪一類？

小白君又上場了，這一次要開公司的年度預(yù)算評審會(huì)，他所在的市場部要整理出自己的預(yù)算申請給公司領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上審核。

會(huì)議之前，部門內(nèi)已經(jīng)展開了很多溝通工作。小白君負(fù)責(zé)將溝通的結(jié)果整理成會(huì)議材料。在初稿討論中，部門主管不是很滿意：“這樣的材料恐怕還不行！”

盡心盡力的小白君感覺有些委屈：“我把溝通結(jié)果已經(jīng)一五一十地寫下來了啊，內(nèi)容沒有不完備的地方?！?/p>

領(lǐng)導(dǎo)教育他說：“這樣簡單的介紹無助于我們的預(yù)算申請被批準(zhǔn)。首先要把各部門領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)的部分總結(jié)出來，把有爭議的地方有針對性地分析。這樣在會(huì)上，才會(huì)節(jié)省時(shí)間，否則連結(jié)論都很難達(dá)成。而且，這樣的簡單介紹也無法引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)們的思路，會(huì)議材料應(yīng)該設(shè)計(jì)成讓他們順著我們希望的方向去想！”

正式會(huì)議開始了，小白君發(fā)現(xiàn)，改過的材料確實(shí)如部門主管預(yù)計(jì)的那樣，公司領(lǐng)導(dǎo)順著之前設(shè)計(jì)的思路非常聚焦地展開討論。

后來小白君又發(fā)現(xiàn)，主管沒有坐在座位上簡單地口頭匯報(bào)，而是站在白板前面，把領(lǐng)導(dǎo)們的意見的精要都寫在白板上，同時(shí)還不斷地做著合并和總結(jié)。

會(huì)后，小白君不解地問主管：“有了匯報(bào)材料還不夠？為什么花那么多精力用白板？”

拿到預(yù)算的主管很輕松地說：“簡單地講材料還不夠，要注意引導(dǎo)大家的討論。你以為我是在簡單地記錄領(lǐng)導(dǎo)的意見么？在這個(gè)過程中，通過各種現(xiàn)場的總結(jié)，我也摻了一些我們希望看到的見解進(jìn)去，無形中引導(dǎo)現(xiàn)場所有的主要參會(huì)人按照我們的思路去思考。這樣才更有可能達(dá)成我們想要的結(jié)果嘛。而且這種態(tài)度也給領(lǐng)導(dǎo)們一個(gè)好印象，覺得我尊重他們，后面的討論才會(huì)更順利。”

“原來是這樣！”

“還有，你注意到我是怎么回答領(lǐng)導(dǎo)們的提問的么？”

小白君迷惑地?fù)u了搖頭。

“這次，我們提出了一個(gè)非常大膽的預(yù)算方案，領(lǐng)導(dǎo)們需要很強(qiáng)的理由和決心來批準(zhǔn)我們的預(yù)算的。理由我們有了，所以還要鼓勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)們的決心。所以，會(huì)上除了口頭的表述外，堅(jiān)定的眼神和懇切的語氣也是必不可少的。更重要的是，手上還要有快速有力的肢體語言。這回給對方一個(gè)堅(jiān)定及摧枯拉朽的正面反饋，帶動(dòng)會(huì)議的氣氛。這樣領(lǐng)導(dǎo)們會(huì)更有那種當(dāng)場拍板的動(dòng)力！”

責(zé)任編輯：方丹敏