青羊
很多職場老鳥在回憶起自己的新人期時,對于在各種會議中受到的挫折還心有余悸:在會上說話總是難以那么妥當。
別管用什么語氣,用什么方式,都很難說服別人。
有時候即使是說很簡單的事情,道理都是明擺著的,也很難獲得對方的認可。
沒錯!新員工們歸根到底還是要攻克溝通這道關(guān)口——各種各樣的認知、情緒、觀念、偏見都會集中在一起碰撞,出現(xiàn)的問題和情況遠比在日常的辦公室工作中要多得多。新人要完成自己的會議任務(wù),正確達成自己想要的目標,除了要掌握一般的職場溝通技巧之外,還需要注意一些特有的與會議相關(guān)的溝通法則。
為啥他們總跟我作對?
小阿菜剛剛進公司,被放在科技管理部門負責(zé)一些協(xié)調(diào)工作。開始的時候,領(lǐng)導(dǎo)將組織和協(xié)調(diào)月度會的任務(wù)交給她,負責(zé)在每個月初與各個研究和設(shè)計部門傳達考核項目的進展情況以及科管制度的微調(diào)情況。
幾個月下來,小阿菜飽受折磨,抹著眼淚找領(lǐng)導(dǎo)說:“這個月度會我實在是干不下去了。各個部門來的人好像就是專門要和我作對似的。就算是我宣貫(宣傳貫徹并需要執(zhí)行)最簡單的事項,也會招來好多刁難。有時候真想給他們的考核都打不及格!”
領(lǐng)導(dǎo)安慰她說:“別灰心,你才剛剛開始,慢慢來。對了,每次開會說什么事情的時候,大家都怎么反饋的?”
小阿菜忿恨地說:“說啥事情他們都不合作,每次都有不同的部門來為難我!”
“原來是這樣?!鳖I(lǐng)導(dǎo)笑笑說:“你想沒想過,你每次說明一個事項的時候,為什么是不同的部門來找麻煩?對于每個題目,他們參會的立場都是一樣的么?”
小阿菜似乎明白了什么,問道:“那我該怎么辦?”
“這樣吧,你每次說一個事情的時候,都把各個相關(guān)單位歸歸類?!鳖I(lǐng)導(dǎo)拿出筆記本,寫下四個類別,“一般這幾個部門針對我們說明的內(nèi)容都會有四種立場:第一種積極支持型,要做的事情對他們有積極作用;第二種部分支持型,他們會對負面的方面有一定顧慮;第三種部分反對型,雖然他們承認積極的一面,但是會很擔(dān)心負面的情況;第四種全面反對型,他們會認為宣貫的事情一無是處。一般來講我們部門的制度調(diào)整還是積極的,所以大部分部門還屬于前兩種。所以,開會之前,你最好和前兩種類型的部門進行提前溝通,征得他們的信任。也要積極與第三種進行協(xié)調(diào),讓他們更多地看到積極的一面。開會的時候呢,要鼓勵前兩種類型的部門多發(fā)言,積極引導(dǎo)會議討論和氣氛,你遇到的問題基本就可以解決啦。加油!”
過了幾個月,領(lǐng)導(dǎo)再問起小阿菜月度會議的情況,她滿臉微笑地反饋道:“按您指點的方法做了,順利多啦!”
會議主持人的稀泥怎么和?
項目管理部門來了新員工,就是新畢業(yè)的單純姐。開始的時候,正好碰到一個大項目的啟動,熱心的師傅就帶著她一直跟蹤這個項目,展開項目協(xié)調(diào)工作。
一次會后,單純姐不解地問師傅:“為什么您每次會上,即使說一樣類型的事情,說的角度都不一樣呢?”
師傅點點頭,和她說:“問得好!每個人的性格是不一樣的,平時在會議中展現(xiàn)出來的行為傾向也差別很大。所以,要把這個會開好,一定要懂人,看明白他們的性格,才能把要協(xié)調(diào)的事情做好?!边@時候,師傅抽出一張大紙,在上面畫了一張圖。
師傅指著圖對單純姐說:“基本上會議中就這四類人。實際型的人會有很強的判斷,更關(guān)注結(jié)果,他們喜歡打擊不同意見,在會議中甚至?xí)越Y(jié)果為由,固執(zhí)己見;拘泥型的人非常固守自己的意見,腦子里往往把自己在過程中的情形提前想象出來,他們很少聽他人意見,比較糾結(jié)細枝末節(jié);安全型往往是安全第一的人,喜歡附和別人,更關(guān)心自己在不同結(jié)果中的境遇,他們會為他在意的問題去爭論,但是又沒有解決方案;協(xié)調(diào)型的人重視過程及他人意見和感受,一般會主動避免爭執(zhí),但是如果一直忽視他們,也會有爆發(fā)的時候,要小心。明白了么?下次會議你試著主持一下吧。”
過了幾天的項目推進會上,單純姐第一次坐在主持人的位子上。項目進展剛剛講到一半,產(chǎn)品部們的大老王先站出來發(fā)難:“現(xiàn)在這樣按照原有的節(jié)奏推肯定不行,客戶那邊都坐不住了,就想盡快上呢!”
她挨了當頭一悶棍,有點語塞:“可是……之前的項目啟動會上就這么定的啊?”
大老王劈頭蓋臉地反問:“項目啟動會重要,還是客戶重要?。 ?/p>
單純姐不知道該怎么說了,僵在當場。這時候,師傅在旁邊悠悠地說:“大老王是客戶線上的專家,這意見很重要。現(xiàn)在看后面的工作中主要是測試部門擔(dān)綱,”他把頭扭向測試組長老劉,“您怎么看?”
老劉白了大老王一眼,直接說:“測試的工作通不過,質(zhì)量保證書都沒法寫。再說,原本安排的20多天的工作,要壓縮到10天,又沒多余的人,不可能的。而且,趕進度的話,項目文檔就會做不到位,還是完成不了項目流程啊!”
說到這里,采購部門的錢主任也插話說:“對啊,別說測試了,采購也跟不上啊。之前供應(yīng)商的交貨期都定了,設(shè)備到時候買不來,你可別怪我!你們看著辦!”
大老王聽著聽著,忍不住說:“你們測試的流程安排有問題,很多可以并行的地方都有改善空間,郵件里也都提了方案了。還有,再和供應(yīng)商談一下嘛,他們那邊也有緩沖期的!”
會議開到這里,氣氛有點僵了。單純姐一臉郁悶地看著師傅,不知道該怎么辦好。師傅一直很鎮(zhèn)定,看著對面開發(fā)部門的老張。老張也心領(lǐng)神會,插進來說:“大家別著急。咱做了那么多項目,不都是這么過來的??蛻裟沁吂烙嬕灿谢顒拥目臻g,大老王得多幫忙啊。采購方面看看供應(yīng)商是不是還有余地嘛,至少先上一批基礎(chǔ)設(shè)備到客戶那,總也讓對方安心咯。至于測試,在保證質(zhì)量的前提下多加把勁,我們開發(fā)這邊也會配合的。”
聽到這里,師傅緊接著說:“我同意老張的觀點。測試估計還是要做踏實了,否則交付以后出問題,不僅浪費時間,還把客戶的信任搞沒了。大老王就多幫忙啦!其他的方面也請大家多努力了。”
大老王看到大家都做出了努力,也不好再說什么,嘟囔道:“好吧,我再去溝通一下吧?!贝蠹乙捕冀源髿g喜了。
單純姐會后一身是汗,和師傅說:“今天這四類人都湊齊了,真是不好處理???”
師傅回道:“這很正常。管理方案首先不能大改,與不同類型的人溝通要有技巧。討論大方向要調(diào)動實際型的人的積極性,同時讓安全型的人來發(fā)言給他做補充。討論具體細節(jié)的時候,要多讓協(xié)調(diào)型有主人翁意識,可行性的問題還是多參考拘泥型的意見,他們往往會死守底限?!?/p>
過了半年,單純姐開始獨立管理自己的小項目了。單飛沒多久,她又找到了師傅,抱怨說:“按照您的方法,我倒是調(diào)動起大家的積極性了,會議開得也順利多了。但是,每次方案還是會被大家批,要求大改,真是沒法協(xié)調(diào),也沒法和領(lǐng)導(dǎo)解釋?!?/p>
師傅似乎明白了她的問題,回道:“每次你就整一套想要推行的方案給大家討論?”
“是啊?還要整幾套么?”
師傅搖搖頭,笑著說:“你是個項目協(xié)調(diào),不能強推方案的。既然這些項目里的關(guān)鍵任務(wù)要發(fā)揮主動性,就得找一些不重要的‘靶子讓他們來批,同時引導(dǎo)大家往你想要的方案上去走。要明白,解決同一個問題,除了你最想推行的方案,有絕對要避免的方案,肯定也有妥協(xié)方案。這些要事先都想好。要推行的方案是公司層面訂下來的,沒法改,但是也沒必要一上來就提這一套。沒有管理方案是完美的,可以先把妥協(xié)方案放出來讓大家批。之后再把你想要推行的方案作為妥協(xié)的備選提出來,這時候大家的心理預(yù)期會降低很多,接受度反而要提高。”
“沒錯!就這樣做!”取得真經(jīng)的單純姐這下就把問題解決了。
領(lǐng)導(dǎo)屬于哪一類?
小白君又上場了,這一次要開公司的年度預(yù)算評審會,他所在的市場部要整理出自己的預(yù)算申請給公司領(lǐng)導(dǎo)在會上審核。
會議之前,部門內(nèi)已經(jīng)展開了很多溝通工作。小白君負責(zé)將溝通的結(jié)果整理成會議材料。在初稿討論中,部門主管不是很滿意:“這樣的材料恐怕還不行!”
盡心盡力的小白君感覺有些委屈:“我把溝通結(jié)果已經(jīng)一五一十地寫下來了啊,內(nèi)容沒有不完備的地方?!?/p>
領(lǐng)導(dǎo)教育他說:“這樣簡單的介紹無助于我們的預(yù)算申請被批準。首先要把各部門領(lǐng)導(dǎo)達成共識的部分總結(jié)出來,把有爭議的地方有針對性地分析。這樣在會上,才會節(jié)省時間,否則連結(jié)論都很難達成。而且,這樣的簡單介紹也無法引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)們的思路,會議材料應(yīng)該設(shè)計成讓他們順著我們希望的方向去想!”
正式會議開始了,小白君發(fā)現(xiàn),改過的材料確實如部門主管預(yù)計的那樣,公司領(lǐng)導(dǎo)順著之前設(shè)計的思路非常聚焦地展開討論。
后來小白君又發(fā)現(xiàn),主管沒有坐在座位上簡單地口頭匯報,而是站在白板前面,把領(lǐng)導(dǎo)們的意見的精要都寫在白板上,同時還不斷地做著合并和總結(jié)。
會后,小白君不解地問主管:“有了匯報材料還不夠?為什么花那么多精力用白板?”
拿到預(yù)算的主管很輕松地說:“簡單地講材料還不夠,要注意引導(dǎo)大家的討論。你以為我是在簡單地記錄領(lǐng)導(dǎo)的意見么?在這個過程中,通過各種現(xiàn)場的總結(jié),我也摻了一些我們希望看到的見解進去,無形中引導(dǎo)現(xiàn)場所有的主要參會人按照我們的思路去思考。這樣才更有可能達成我們想要的結(jié)果嘛。而且這種態(tài)度也給領(lǐng)導(dǎo)們一個好印象,覺得我尊重他們,后面的討論才會更順利?!?/p>
“原來是這樣!”
“還有,你注意到我是怎么回答領(lǐng)導(dǎo)們的提問的么?”
小白君迷惑地搖了搖頭。
“這次,我們提出了一個非常大膽的預(yù)算方案,領(lǐng)導(dǎo)們需要很強的理由和決心來批準我們的預(yù)算的。理由我們有了,所以還要鼓勵領(lǐng)導(dǎo)們的決心。所以,會上除了口頭的表述外,堅定的眼神和懇切的語氣也是必不可少的。更重要的是,手上還要有快速有力的肢體語言。這回給對方一個堅定及摧枯拉朽的正面反饋,帶動會議的氣氛。這樣領(lǐng)導(dǎo)們會更有那種當場拍板的動力!”
責(zé)任編輯:方丹敏