抽屜式管理模式在高校行政管理工作中的應(yīng)用分析

摘 要：本文扼要分析了我國高校行政管理工作中存在的問題，從問題原因入手，提出用抽屜式管理模式加強(qiáng)高校行政管理工作，以提高高校行政管理工作質(zhì)量和效率，提升高校運(yùn)作效率和管理水平。抽屜式管理模式在高校管理工作中的應(yīng)用，能明確各個(gè)部門的職責(zé)與權(quán)力，提高行政工作效率，協(xié)調(diào)好各部門、各崗位工作，同時(shí)，也能反映行政人員職責(zé)履行情況，期望通過本文論述，使其在全國范圍內(nèi)高校推廣開來。（本文原刊于南京師大學(xué)報(bào)社會(huì)科學(xué)版2014年8月）

關(guān)鍵詞：抽屜式管理模式；高校；行政管理工作；問題；權(quán)力；職務(wù)

行政管理是高校三大管理工作之一，它決定著高校的管理水平和運(yùn)行效率。鑒于這一工作的重要性，高校越來越重視行政管理改革工作，對(duì)于高校行政管理模式的研究更是越來越多?！俺閷鲜健弊鳛橐环N“權(quán)責(zé)利”分明的管理模式，應(yīng)用于高校行政領(lǐng)域，能有效解決當(dāng)前高校行政管理中存在的一系列問題，彌補(bǔ)工作中的弊端和不足，提高行政工作效率，提升高校管理能力。所以，應(yīng)在全國高校范圍內(nèi)大力推廣抽屜式管理模式，將其用于行政管理工作中，以期達(dá)到預(yù)期目的。

1 抽屜式管理模式簡析

在現(xiàn)代管理學(xué)中，抽屜式管理模式是一種通俗、形象的管理術(shù)語，是指每個(gè)管理人員辦公桌抽屜里都有一個(gè)明確的職務(wù)工作規(guī)范，對(duì)每個(gè)職位的職、責(zé)、權(quán)、利有明確規(guī)定，既不能有權(quán)無責(zé)，也不能有職無權(quán)，使權(quán)責(zé)利相互結(jié)合，協(xié)調(diào)好各職位之間的工作，以及縱橫向配合事宜，達(dá)到理順管理關(guān)系的目的。

抽屜式管理模式操作步驟：第一步，建立一個(gè)由各部門組成的職務(wù)分析小組；第二步，正確處理好集權(quán)與分權(quán)之間的關(guān)系；第三步，明確管理目標(biāo)，層層分解，層層落實(shí)，最終落實(shí)到一線工作職位上；第四步，編制職務(wù)工作規(guī)范，對(duì)每一職位制定工作要求準(zhǔn)則；第五步，考核制度與獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合。

2 當(dāng)前高校行政管理工作中存在問題

高校行政工作內(nèi)容多、范圍廣，與教學(xué)、科研等工作涉及甚廣，無形中加大了行政管理工作量和工作難度。面對(duì)巨大的工作挑戰(zhàn)，高校行政管理中的一些弊端和不足不斷地暴露出來，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

2.1 職權(quán)不明，工作效率低

高校行政管理工作在機(jī)構(gòu)設(shè)置上有模仿政府機(jī)構(gòu)的一面，以致行政管理部門設(shè)置不科學(xué)、人員安排不合理，存在部門臃腫、職權(quán)重疊交叉、責(zé)權(quán)不明等問題。加之，缺乏工作熱情，工作積極性不高，沒事總是閑扯，造成工作效率難以提高。一旦工作上出現(xiàn)問題，不分明的“職權(quán)責(zé)”職位分配，就成了一些行政人員推卸責(zé)任的理由，不利于形成良好的工作作風(fēng)。另外，不少行政人員抱有“形式主義”，只要求表面上過得去，不注重工作實(shí)效，使得一些工作流于形式，降低了工作質(zhì)量和工作效率。

2.2 內(nèi)容繁雜，操作困難

高校行政管理工作涉及范圍廣，時(shí)間性強(qiáng)、要求高，使得工作內(nèi)容具有一定的多樣性和廣泛性。由于行政管理工作光而雜，各部門難以均分，必然導(dǎo)致工作量和工作難度分布不均勻，這種不公平的工作安排會(huì)挫傷工作者的積極性，工作開展起來也較為困難。此外，行政工作事無巨細(xì)，大大小小工作都要管，行政人員面對(duì)如此繁瑣的工作，即使事前制定工作計(jì)劃，也難以保證有序開展行政管理工作。

2.3 “官本位”思想嚴(yán)重，濫用職權(quán)

高校一般按照“金字塔”模式設(shè)置崗位，最高權(quán)力往往集中在塔尖，而底層人員的權(quán)力最低。高校行政領(lǐng)導(dǎo)大權(quán)獨(dú)握，很容易形成“官本位”思想，加之，民主和權(quán)力監(jiān)督的缺位，易導(dǎo)致工作作風(fēng)不正、行為不端，做出濫用職權(quán)的事情。其實(shí)，無論職位大小，許多行政管理人員都存有“官本位”思想，圍著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，什么事都要向領(lǐng)導(dǎo)看齊，甚至按照領(lǐng)導(dǎo)意思做一些不正當(dāng)事情，形成了一種惡性、不健康的工作關(guān)系，最終必將逃不過經(jīng)濟(jì)責(zé)任懲處，以及法律制裁。

2.4 業(yè)務(wù)水平低，管理技術(shù)落后

近些來，隨著高校職能的不斷完善，逐漸發(fā)展成為了功能（辦學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等）綜合的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，這就定了行政管理工作范圍和內(nèi)容，對(duì)行政人員提出了更高、更具體的要求。所以，高校需要一支高水平、高素質(zhì)的行政管理隊(duì)伍。但是從當(dāng)前高校行政管理人員的專業(yè)素養(yǎng)來看，多數(shù)是非專業(yè)人員，大多半路出家，只有少部分人畢業(yè)于專業(yè)院校，懂得一些行政管理知識(shí)，由于缺乏專業(yè)知識(shí)和管理技能，工作上只能憑借個(gè)人理解和主觀臆斷，降低了工作質(zhì)量和效率，同時(shí)，也不利于行政人員個(gè)人發(fā)展。

3 抽屜式管理模式在高校行政管理工作中的應(yīng)用

高校行政管理工作中不同程度地存在職責(zé)不清、分工不明、權(quán)力與責(zé)任背離等問題，造成不少行政管理人員辦事拖拉，工作效率偏低等后果。這不僅僅會(huì)降低行政管理工作的實(shí)際效果，更是助長了墨守成規(guī)、因循守舊、不講實(shí)效等不良風(fēng)氣。而抽屜式管理模式的方法簡單、易懂，又易于操作，同時(shí)也能使行政管理工作做到職責(zé)明確、有章可循，所以只有進(jìn)行抽屜式管理才能將職、權(quán)、責(zé)、利四個(gè)方面相互結(jié)合，做到職務(wù)分明，權(quán)責(zé)明確，協(xié)調(diào)工作，因此，應(yīng)在高校行政管理工作中引入抽屜式管理模式。起初，抽屜式管理模式只應(yīng)用于企業(yè)行政管理，后來才逐漸拓展到事業(yè)單位范疇內(nèi)。雖然高校組織性質(zhì)不同于企業(yè)，但抽屜式管理模式的構(gòu)建步驟大致相同，并無明顯區(qū)別，具體操作步驟如下。

首先，結(jié)合高校及各部門情況，將相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組建成一個(gè)職務(wù)分析小組。高校內(nèi)部工作涉及學(xué)生、教學(xué)、科研、后勤等工作，外部工作涉及家長、社會(huì)、用人單位等，作為包含如此復(fù)雜社會(huì)關(guān)系的“綜合體”，必然有很多行政工作。面對(duì)于千頭萬緒、事無大小的行政工作，讓誰做、如何做，怎么做才能做好，都需要進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和合理安排。對(duì)此，需要結(jié)合高校實(shí)際情況建立一個(gè)職務(wù)分析小組，專門負(fù)責(zé)以上工作。值得特別指出的是，職務(wù)分析小組的組建立足于高校實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，還要依靠科學(xué)而正確的分析評(píng)估，才能確保組織設(shè)計(jì)的有效性，制定切實(shí)可行的工作安排計(jì)劃，使小組切實(shí)發(fā)揮自身應(yīng)有的作用。

職務(wù)分析的反饋資訊是工作安排與實(shí)施計(jì)劃的制定依據(jù)，所以職務(wù)分析正確與否，直接決定著高校行政職務(wù)設(shè)置的科學(xué)性，以及管理工作開展的暢通性和有效性。從這一點(diǎn)看，職務(wù)分析工作非常重要，必須給予足夠重視。

其次，處理好高校行政管理中集權(quán)與分權(quán)之間的關(guān)系。之所以要處理好這一對(duì)關(guān)系，主要在于適當(dāng)?shù)募瘷?quán)與分權(quán)關(guān)系，利于激發(fā)行政管理工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，關(guān)系著行政管理人員能否做好重要的事，能否高效完成工作。對(duì)此，幫助管理人員樹立“職本位”思想，擺脫“官本位”思想，無論任何工作都要以學(xué)校利益為先，從大局出發(fā)，嚴(yán)格按照工作制度辦事，不可投機(jī)取巧、徇私舞弊，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)工作作風(fēng)問題，定要嚴(yán)格處理。

在筆者看來，本沒有絕對(duì)的集權(quán)，更沒有絕對(duì)的分權(quán)，無論怎么控制，都取決于高校的實(shí)際情況。經(jīng)過多年工作實(shí)踐，集權(quán)與分權(quán)的合理控制主要看兩個(gè)方面，其一是合法性，其二是控制性。所謂的合法性就是依法辦事，按照規(guī)章制度行事。在制度體系的框架下，下級(jí)管理者所負(fù)責(zé)的工作都要遵守制度，按時(shí)匯報(bào)給上級(jí)，并接受上級(jí)指導(dǎo)和監(jiān)管，而上級(jí)擁有管理決策權(quán)，同時(shí)要受其他級(jí)別人員監(jiān)督。至于控制性，就是上級(jí)要全面了解下級(jí)工作，實(shí)時(shí)把控下級(jí)工作動(dòng)態(tài)，而下級(jí)則要定期向上級(jí)匯報(bào)工作，讓其及時(shí)、全面掌握下面的工作情況。

再次，圍繞行政管理工作目標(biāo)，層層落實(shí)權(quán)責(zé)，逐步落實(shí)職責(zé)權(quán)限范圍。制定行政管理工作總體目標(biāo)，在此目標(biāo)下，將職責(zé)層層分解、層層落實(shí)，避免出現(xiàn)職責(zé)空隙或重疊。只有切實(shí)落實(shí)職責(zé)權(quán)限范圍，才能阻止濫用職權(quán)，使各項(xiàng)工作健康運(yùn)行。在制定總體目標(biāo)時(shí)，要求職務(wù)分析小組成員和行政管理工作者都要以主人翁身份參與討論工作，共同制定符合實(shí)際情況的總目標(biāo)。

第四，從高校利益出發(fā)，為行政管理工作編寫“職務(wù)說明”和“職務(wù)規(guī)則”，制定職務(wù)工作要求準(zhǔn)則。常言道，沒有規(guī)矩不成方圓，想要順利展開高校行政管理工作，就必須制定一套工作要求準(zhǔn)則。它的制定要符合實(shí)際情況，科學(xué)、合理，可操作性和可行性高，利于激發(fā)行政管理人員的工作積極性。同時(shí)，要獎(jiǎng)罰分明，按同一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)待管理對(duì)象，保持工作原則性。

第五，與績效考核、獎(jiǎng)懲制度結(jié)合起來。考核與獎(jiǎng)懲制度是抽屜式管理模式得以貫徹落實(shí)的條件。行政管理工作中，如果不能對(duì)行政人員的工作表現(xiàn)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，管理活動(dòng)必定是無效的。所以，要將行政管理工作與工作績效考核、獎(jiǎng)懲相結(jié)合，表現(xiàn)好的人要給予獎(jiǎng)勵(lì)，表現(xiàn)不好的人要給予獎(jiǎng)懲，做到獎(jiǎng)罰分明，提高工作團(tuán)隊(duì)凝聚力和向心力，才能提升行政管理工作效果，解決當(dāng)前工作中的問題。

4 結(jié)束語

總而言之，抽屜式管理是一種易懂、易操作，可行又有效的管理模式。它在高校行政管理工作中的應(yīng)用，使管理工作的職責(zé)明晰、職務(wù)分明，讓每一位行政管理工作者明確知道自己做什么、怎么做，以及如何做好等問題，彌補(bǔ)過去工作中的不足、消除弊端，從而促進(jìn)管理工作效率的提升，最終提高高校的管理水平和運(yùn)行效率。所以，抽屜式管理模式有著自身的獨(dú)特優(yōu)勢和作用，值得在高校行政管理工作中廣泛應(yīng)用開來。同時(shí)，也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷吸收與借鑒先進(jìn)的管理理念和模式，持續(xù)提升高校行政管理工作效率，以適應(yīng)變化的新形勢和新需求。（本文原刊于南京師大學(xué)報(bào)社會(huì)科學(xué)版2014年8月）

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作者簡介

尹明（1978—），男，江蘇鎮(zhèn)江人，本科，江蘇科技大學(xué)助理研究員。