現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理原理的應(yīng)用

李新梅

摘 要：想要對(duì)檢索信息實(shí)施規(guī)范型管理，就應(yīng)該建立一個(gè)完整的檔案管理制度。并且加強(qiáng)檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)的管理力度，對(duì)其實(shí)施相應(yīng)的管理和保護(hù)。這樣做才能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，及時(shí)的向社會(huì)傳達(dá)有利資源信息，在實(shí)現(xiàn)節(jié)省資源可利用的同時(shí)又能推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理在未來(lái)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化檔案管理；管理應(yīng)用；檔案管理原理

在經(jīng)濟(jì)全球化的條件背景下，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)也不斷在發(fā)展中?，F(xiàn)代化檔案管理也在不斷的進(jìn)步中?，F(xiàn)代化管理就是把傳統(tǒng)化的管理觀念逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化的管理觀念。在轉(zhuǎn)變觀念的同時(shí)，應(yīng)該以現(xiàn)代化管理為基本內(nèi)容，將有所關(guān)聯(lián)的內(nèi)容加以分析，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展。

1 檔案管理現(xiàn)代化的背景重要性及意義

（一）現(xiàn)代化檔案管理背景及重要性

現(xiàn)代化的檔案管理是由管理者運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)管理方法和優(yōu)越的技術(shù)設(shè)備相結(jié)合，從而使管理員發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，并且改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，讓檔案管理向現(xiàn)代化邁進(jìn)，將現(xiàn)代化檔案管理的智能化管理系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展中，計(jì)算機(jī)科學(xué)也逐漸被人們應(yīng)用起來(lái)，特別是網(wǎng)路信息已經(jīng)走進(jìn)了每個(gè)行業(yè)當(dāng)中。同時(shí)，信息化的逐步提高，檔案管理工作也同樣受到了挑戰(zhàn)，信息檔案的問(wèn)世，更加增加了檔案管理工作的難度和工作數(shù)量，因此對(duì)調(diào)取檔案提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）現(xiàn)代化檔案管理的重要意義

加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理能夠確保檔案收集與管理安全的實(shí)施。同時(shí)還能及時(shí)的查看檔案，將檔案管理的管理環(huán)境加以改善，大大減少了存儲(chǔ)空間，方便于對(duì)原件檔案的管理。

（三）對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的保護(hù)

在利用管理檔案而進(jìn)行的檔案管理發(fā)展中，不僅要將檔案管理重視起來(lái)，還要將管理體系中的組成部分進(jìn)行規(guī)劃，重視其在輸出之后，社會(huì)所給的反饋。檔案的使用保護(hù)和我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展關(guān)系重大。以此實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)于社會(huì)、為國(guó)家創(chuàng)建經(jīng)濟(jì)效益的目的。實(shí)現(xiàn)國(guó)家更好的利用檔案資料以及對(duì)檔案資料的保護(hù)。

2 檔案管理原理

檔案管理工作是一項(xiàng)需要積累的工作，它在工作中具有緩慢性的特點(diǎn)，因此要重視起對(duì)檔案的看管工作。在檔案管理工作進(jìn)行時(shí)，有著不同的時(shí)期，每一個(gè)工作時(shí)期都具有不同的特點(diǎn)。從客觀的角度出發(fā)，檔案管理阻礙的檔案在社會(huì)中的交際作用，形成了一定的封閉性，導(dǎo)致了檔案管理在使用和看管中出現(xiàn)了差異性。

（一）系統(tǒng)管理

現(xiàn)代化管理其實(shí)質(zhì)就是系統(tǒng)理論，在現(xiàn)代管理的要求中要使管理人員摒棄小生產(chǎn)的管理模式，組建一個(gè)較大的管理系統(tǒng)，其基礎(chǔ)內(nèi)容要突出整體，并相應(yīng)的管理整個(gè)系統(tǒng)。在整體構(gòu)成中，在分割成獨(dú)立的區(qū)域之后形成個(gè)體，并采用系統(tǒng)工程的理念相應(yīng)的進(jìn)行管理，使其發(fā)揮最大的能力價(jià)值，同時(shí)進(jìn)行相互融合，達(dá)成一個(gè)有效的應(yīng)用，來(lái)確保工作效率。現(xiàn)代化檔案管理在我國(guó)的建設(shè)中具有重要的意義，它能夠促進(jìn)我國(guó)的事業(yè)發(fā)展。

（二）整分合原理以及反饋原理

在完成的工作過(guò)后，對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)了解之后，將其分割成單獨(dú)的要素和獨(dú)立的前提，并通過(guò)適當(dāng)?shù)陌才藕徒鉀Q措施，來(lái)提升有效工作效率。在現(xiàn)如今的社會(huì)發(fā)展中，管理工作能夠達(dá)到高效率是指在整體中合理安排分工，從而在分工上進(jìn)行綜合利用。也就是俗稱的"整分合原理"。"整分合"也就是現(xiàn)代化的管理理念。檔案管理工作可以包含收集、整合、檢測(cè)、管理、統(tǒng)籌、查找、編制、提供等八部分。使其發(fā)揮自身的優(yōu)點(diǎn)，每個(gè)檔案管理部門每年會(huì)依照自身的責(zé)任定制相應(yīng)的工作目標(biāo)。在規(guī)劃完整體目標(biāo)后，細(xì)分每個(gè)工作部門的職能，進(jìn)而提升工作效率。

檔案管理的信息反饋對(duì)檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)給予了肯定。將檔案中所呈現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益進(jìn)行反饋，才能夠認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。檔案在輸出后，不單單要接受社會(huì)的檢驗(yàn)同時(shí)還要被社會(huì)所利用。在使用檔案的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，并及時(shí)反饋回來(lái)，那么管理人員就可以依照所需對(duì)工作進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。

3 對(duì)現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

現(xiàn)在保護(hù)檔案擁有多種多樣的方式。依照現(xiàn)在的管理人員狀態(tài)，大多是檔案保護(hù)人員并非專業(yè)人員，沒(méi)有相對(duì)的專業(yè)知識(shí)和技能，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加深，檔案的保存形式以及表現(xiàn)方法都有所改變，檔案保護(hù)人員不能單單憑借現(xiàn)在的技術(shù)。因此，檔案保護(hù)人員需要定期參加培訓(xùn)，以此來(lái)提升自身的專業(yè)技能。

（二）將強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)資料的保護(hù)

檔案資料的記錄主要分為文字記錄的紙質(zhì)檔案和以數(shù)據(jù)代碼記錄的電子檔案。但是就目前來(lái)看，大多數(shù)的檔案管都以紙質(zhì)檔案為主要保存途徑。但有些檔案的利用率較高，造成了紙質(zhì)檔案的老化甚至損壞。通過(guò)酸性處理的方法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，增加紙質(zhì)的使用期限。加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境的改善，利用防輻射、防塵的建筑來(lái)改變易受潮濕影響的環(huán)境。能夠利用先進(jìn)的電子掃描對(duì)檔案進(jìn)行維修，以恢復(fù)檔案所缺內(nèi)容。

（三）加強(qiáng)電子檔案資料的保護(hù)

由于對(duì)電子檔案所規(guī)劃的界限較模糊，因此電子檔案容易被阻礙性因素破壞，比如在電子檔案?jìng)魉秃捅４娴倪^(guò)程中，很容易就遭到病毒的侵襲和認(rèn)為的損壞。將電子文件進(jìn)行必要的遷移，將使用中的電子環(huán)境復(fù)制到另外一種電子環(huán)境?；蛘呃迷偕Ｗo(hù)資源，把電子檔案資料轉(zhuǎn)為紙質(zhì)檔案。在使用信息的過(guò)程中，對(duì)使用的文檔進(jìn)行密碼加密，防止信息在使用的過(guò)程中遭到破壞以及計(jì)算機(jī)進(jìn)入病毒。通過(guò)電子檔案載體對(duì)其進(jìn)行檔案保護(hù)。電子檔案載體其主要形式分為光盤和磁性介質(zhì)。但是光盤與磁性介質(zhì)比較容易受到損壞，同時(shí)還可能因?yàn)楸４娣椒ú坏卯?dāng)而丟失檔案，因此在保護(hù)電子檔案載體的時(shí)候，要把握好溫度、相對(duì)濕度、還要防止外來(lái)干擾物的損壞。

4 結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，做好管理工作有利于我國(guó)事業(yè)的發(fā)展。利用好現(xiàn)代化檔案管理原理中所涉及的科學(xué)論點(diǎn)，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。在現(xiàn)代化檔案管理中著重與對(duì)檔案資料的保護(hù)以及管理，防止外界對(duì)于檔案的破壞。檔案管理不但對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重大意義，還能促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

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