淺析高職校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

呂政

摘 要：隨著國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的不斷推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)也取得了較大進(jìn)展，檔案信息資源也得到了大力開發(fā)，高職校在檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中也從開始的手工作業(yè)到利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，利用信息化技術(shù)手段對(duì)各類歸檔資料進(jìn)行管理與資源共享。文章指出了信息化發(fā)展過(guò)程中高職校普遍存在的檔案人員信息化技術(shù)水平不高、離國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)還有較大差距、信息資源共享度不高等問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，以期對(duì)高職校檔案的信息化發(fā)展提出有效建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；規(guī)范建設(shè)；資源共享

2014年5月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（下稱《意見》），文件中指出要加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。要求各地區(qū)、各部門、各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。目前，高職校檔案信息化建設(shè)水平與國(guó)家相關(guān)政策要求還有一定差距，需要進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，提高檔案的信息化水平。

1 高職校檔案信息工作存在的不足之處

（一）檔案人員信息化技術(shù)水平不高

目前，一部分高職校前身是中專校，還有部分是由其它學(xué)校合并而來(lái)，檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)與高校相比還有差距，一些綜合檔案室人員也非專職檔案員，而是由辦公室秘書兼任或由人事部門人員兼任，工作人員對(duì)檔案的信息化建設(shè)理解不深、信息化技術(shù)水平也不高，甚至相當(dāng)一部分學(xué)校只限于掃描刻盤，對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展知之甚少，能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少，檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息沒有得到充分挖掘和利用，不能滿足學(xué)校檔案信息化建設(shè)的需求。

（二）離國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)還有較大差距

目前，高職校中在電子檔案管理、檔案信息公開、網(wǎng)站建設(shè)與管理中投入不多，無(wú)論是人力、物力、還是財(cái)力都非常薄弱。一些學(xué)校校園網(wǎng)沒有檔案獨(dú)立的專欄，更不用說(shuō)檔案信息的公開了。

《意見》中指出，各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對(duì)已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。對(duì)照這條要求，大部分的高職校都沒有完全將紙質(zhì)檔案原件掃描為電子文件，這就為以后領(lǐng)導(dǎo)查找文件、部門借閱資料、師生查閱資料，帶來(lái)很多不便，多次地查閱資料原件，不僅會(huì)給原件帶來(lái)?yè)p壞，還會(huì)造成丟失的不良后果。

（三）缺乏信息資源共享

《意見》提出要以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程利用。由于大部分高職校沒有通過(guò)校園網(wǎng)、宣傳欄、學(xué)校內(nèi)各部門對(duì)檔案工作進(jìn)行交流，導(dǎo)致檔案工作處于孤立的境地，即使有成套、完善的編研材料也只能在考核檢查時(shí)發(fā)揮作用，或者發(fā)放給部門負(fù)責(zé)人，學(xué)校的其他老師和學(xué)生幾乎沒有機(jī)會(huì)接觸，檔案的資源共享作用沒有發(fā)揮作用的平臺(tái)。許多重要的編研材料束之高閣，沒有為全校師生或社會(huì)提供查找利用方便。

2 改進(jìn)高職校信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)策略

（一）加強(qiáng)檔案人員信息化技術(shù)水平

高職校綜合檔案室需配備專職檔案員，文化水平需本科以上，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，并能具備文秘相關(guān)知識(shí)，對(duì)文件材料比較熟悉，要定期參加省市檔案工作培訓(xùn)，其他部門需有專人對(duì)部門檔案進(jìn)行分類管理，學(xué)校要為各部門的兼職檔案工作人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，整體提升學(xué)校檔案人員信息化技術(shù)水平，而不僅僅是綜合檔案室的孤軍奮戰(zhàn)。

（二）緊密結(jié)合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

學(xué)校應(yīng)根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法規(guī)政策，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況制定檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度，并逐步完善，修訂檔案信息管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、格式，以健全檔案信息管理體制、理論內(nèi)涵，保障學(xué)校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。高職校檔案工作人員應(yīng)吃透國(guó)家文件要求，根據(jù)要求指導(dǎo)實(shí)施電子檔案的信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理。加強(qiáng)全文數(shù)字化管理，如目前存在的領(lǐng)導(dǎo)在查詢文件時(shí)仍要求看文件原件；在校生應(yīng)征入伍需提供在校成績(jī)單原件；往屆生考各類資格證書需提供錄取名冊(cè)或驗(yàn)印名冊(cè)原件復(fù)印并加蓋公章……對(duì)于這類查詢?cè)那闆r，完全可以通過(guò)全部掃描為電子文件，通過(guò)電腦、打印機(jī)打印出來(lái)，代替查詢?cè)?，以減少對(duì)原件的損害。

（三）增強(qiáng)檔案信息資源共享

為實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源共享，檔案人員應(yīng)通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)文件掃描為電子文件，并上傳至政府網(wǎng)站，將學(xué)校重要活動(dòng)照片和攝像進(jìn)行數(shù)碼處理，對(duì)一些獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯照相存檔，擴(kuò)充數(shù)字化信息資源，通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將各個(gè)部門和綜合檔案室形成的有保存價(jià)值的不涉密文件、圖片、圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)等電子文件放在校園網(wǎng)檔案專欄，對(duì)外進(jìn)行資源共享。《全國(guó)檔案事業(yè)十二五規(guī)劃》提出將加快檔案整理鑒定的進(jìn)度，依法開放應(yīng)開放的檔案，利用先進(jìn)技術(shù)，為社會(huì)各界提供快捷、便利的檔案利用服務(wù)作為主要目標(biāo)之一。通過(guò)校園網(wǎng)可將不涉及密級(jí)事項(xiàng)的相關(guān)編研材料，如大事記、校史材料、機(jī)構(gòu)沿革、年鑒、名師專家、優(yōu)秀畢業(yè)生等向社會(huì)共享。檔案部門可以在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限或選擇公開的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)信息和全文信息，建立檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)，方便用戶隨時(shí)檢索到自己所需并已經(jīng)對(duì)外公開的信息。

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