高校人事檔案信息化建設(shè)對策思考

于鵬濤

摘 要：近年來，隨著高校發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對其人事檔案的管理工作要求不斷增加，隨著高校人事檔案規(guī)模的不斷擴(kuò)大，利用傳統(tǒng)的檔案管理方式已越來越無法滿足檔案發(fā)展規(guī)模的要求，無論是保管方式、基礎(chǔ)設(shè)施還是人員業(yè)務(wù)水平都一些問題都不斷顯現(xiàn)出來，特別是信息化時代的到來，這些問題對高校人事檔案管理部門帶來了更大的困擾，所以加快高校人事檔案信息化建設(shè)是勢在必行。本文從人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義入手，分析了高校人事檔案信息化建設(shè)中的主要問題，并進(jìn)一步對高校人事檔案信息化建設(shè)的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化建設(shè) 措施

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（c）-0248-02

1 人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義

1.1 有利于提高管理人員的工作效率

長期以來在我國的人事檔案管理工作中，都是管理人員通過手工的方式對檔案信息進(jìn)行收集、整理和利用，工作較為繁瑣，而且工作量也較大，不僅費時費力，而且工作效率也較低。而檔案管理實現(xiàn)信息化后，利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)替代了傳統(tǒng)的手工管理工作，不僅有效的提高了檢索和查詢的速度，而且工作效率也有較大程度的提升，更利于加快人事檔案信息的開發(fā)利用工作，而且信息傳輸具有及時性，確保了各項決策的正確性。

1.2 有利于檔案人員業(yè)務(wù)水平的提高

利用信息化來實現(xiàn)對人事檔案的管理，使管理人員從高強(qiáng)度的繁重手工勞動中解脫出來，可以有更多的時間進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而有效的提升業(yè)務(wù)能力及管理水平。

1.3 提高了人事管理工作的運轉(zhuǎn)速度

人事檔案是在高校進(jìn)行干部選拔和任用時重要的信息資源，可以為各項決策提供科學(xué)的參考意見，對于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作運轉(zhuǎn)的速度都起到了極其重要的作用。

1.4 有利于實體檔案的保護(hù)

人事檔案的介質(zhì)是紙張，紙質(zhì)材料作為人事檔案的重要載體，同時也是原始的證據(jù)資料，這些資料需要在用戶查詢時不斷的進(jìn)行翻閱及反復(fù)進(jìn)行拆裝，這就很難避免紙張不會受到損害，所以在檔案信息化實現(xiàn)后，不僅有效的減少了對實體檔案的接觸，而且對實體檔案也起到了有效的保護(hù)作用。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)中的主要問題

近年來，由于對高校人事檔案的重視程度不斷提升，人事檔案在制度、內(nèi)容規(guī)范等許多方面都取得了較好的成效，但在目前高校人事檔案管理工作中還存在著一些問題，這些問題的存在在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的進(jìn)展。

2.1 檔案材料不全，內(nèi)容失真

真實性是人事檔案得到存在的根本，但在當(dāng)前高校的人事檔案中，其材料的真實性有所欠缺，不僅檔案的內(nèi)容沒有實現(xiàn)良好的銜接，而且在進(jìn)行時間和日期的填寫上具有較大的隨意性，在檔案的材料中更多體現(xiàn)的是個人的成績和優(yōu)點，而對于缺點及錯誤則很少提及，這樣情況的存在， 與管理工作中審核把關(guān)不嚴(yán)具有直接的關(guān)系，影響了檔案的利用。

2.2 管理傳統(tǒng)，效率低下

目前在我國部分高校對人事檔案的利用中還以實體檔案為主。長期以來檔案的紙張規(guī)格都是以16 K為主，這與當(dāng)前辦公用紙A4規(guī)格存在著較大的差異，需要在裝訂時進(jìn)行裁切及折疊工作，使工作效率受到較大的影響。而且傳統(tǒng)管理方式中各項制度都存在著不健全的地方，與現(xiàn)代檔案的發(fā)展規(guī)模難以匹配，再加之收集方式的不科學(xué)，所以檔案材料失真是普遍存在的現(xiàn)象。而且我國高校由于在過去較長時間內(nèi)都沒有建立健全的人事檔案收集審核歸檔制度，這就導(dǎo)致檔案材料的收集工作滯后，把關(guān)不嚴(yán)，不進(jìn)行審核即裝袋，材料存在失真及虛假的情況。

2.3 利用范圍狹窄，適應(yīng)性較差

目前各高校都采用自行開發(fā)研制的人事檔案管理軟件，僅在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案轉(zhuǎn)遞等日常管理中的幾個壞節(jié)實現(xiàn)計算機(jī)管理，信息存儲量窄，功能小操作繁瑣，信息的統(tǒng)計和綜合分析過于復(fù)雜，信息化程度不高，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，大量的本?？飘厴I(yè)生要流向市場，流向私人企業(yè)和外資企業(yè)。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。

3 高校人事檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 加大投入，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷深入，各高校都已實現(xiàn)計算機(jī)作業(yè)，并且都建立了校園網(wǎng)，設(shè)有專人管理和維護(hù)，這些為人事檔案信息化建設(shè)提供了極為關(guān)鍵的物質(zhì)基礎(chǔ)，為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了廣闊的共享平臺。因此，在人事檔案信息化建設(shè)中，一是要適當(dāng)加大基金投入。對于有條件的單位，應(yīng)完善其檔案管理信息化設(shè)備，提高檔案信息資源開發(fā)利用的進(jìn)度。二是加大科技開發(fā)人員的投入，對現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)。針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實際，有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)裝備。

3.2 建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強(qiáng)信息資源庫的建設(shè)

一要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用。二要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計算機(jī)實現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

3.3 實施人事檔案的分級管理

在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建成的基礎(chǔ)上，根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享。

3.4 強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高檔案管理人能力。

人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要具有高素質(zhì)的檔案管理人員充足到檔案管理崗位上，所以高校在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，也需要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，在加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)的同時，不斷的拓寬其知識面，加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)域知識的學(xué)習(xí)，使其技能和工作能力不斷提升。同時還要加強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使其在崗位上更好的扎實工作，為高校教學(xué)和科研工作提供更好的服務(wù)。

3.5 深化改革，建立健全的人事檔案管理制度

加強(qiáng)人事檔案管理制度的完善，確保其更合理和科學(xué)，使人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化。建立材料收集網(wǎng)絡(luò)，不斷的對檔案內(nèi)容進(jìn)行充實，嚴(yán)格對材料的內(nèi)容進(jìn)行鑒別，做好檔案材料的歸檔和裝訂工作，在材料傳遞過程中的還要確保其安全性，嚴(yán)格按章辦事，使人事安全性和真實性都能夠得到保證，另外還要對檔案材料進(jìn)行及時的更新和補充。

總之，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

參考文獻(xiàn)

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