如何正確填制記賬憑證

孫寧

[提要] 本文結(jié)合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范和工作實(shí)踐，按照記賬憑證的內(nèi)容，逐項(xiàng)說明記賬憑證的填制方法。

關(guān)鍵詞：記賬憑證；編制方法；中職學(xué)校

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2014年8月28日

一、記賬憑證的概念及內(nèi)容

（一）概念。記賬憑證，又稱記賬憑單，或分錄憑單，是指財(cái)會(huì)部門根據(jù)審核確認(rèn)無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制、記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡要內(nèi)容，確認(rèn)會(huì)計(jì)分錄，作為記賬直接依據(jù)的一種會(huì)計(jì)憑證。

（二）基本內(nèi)容。記賬憑證要有填制的基本內(nèi)容，即憑證的填制日期；憑證的編號(hào)；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要；應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的金額；所附原始憑證張數(shù)；會(huì)計(jì)主管、審核、制單、記賬等有關(guān)人員的簽名或蓋章。

二、記賬憑證的填制內(nèi)容

（一）日期欄的填寫。日期欄的填寫應(yīng)該是財(cái)會(huì)人員填制記賬憑證的當(dāng)天日期，或根據(jù)原始憑證的日期，按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期或月末日期進(jìn)行填寫。如報(bào)銷差旅費(fèi)的記賬憑證填寫報(bào)銷當(dāng)日的日期；現(xiàn)金收、付款記賬憑證填寫辦理收、付現(xiàn)金的日期；銀行付款業(yè)務(wù)的記賬憑證，一般以財(cái)會(huì)部門開出銀行存款付出單據(jù)的日期或承付的日期填寫；屬于計(jì)提、結(jié)轉(zhuǎn)、分配等轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的記賬憑證，應(yīng)以當(dāng)月最后的日期填寫。填寫時(shí)，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，而不能用大寫漢字。

（二）憑證編號(hào)的填寫。記賬憑證編號(hào)的方法主要有三種，一是將企業(yè)內(nèi)部的所有記賬憑證作為一類統(tǒng)一編號(hào)，如：記字第××號(hào)；二是按收、付、轉(zhuǎn)三類記賬憑證進(jìn)行編號(hào)，如：收字第××號(hào)、付字第××號(hào)、轉(zhuǎn)字第××號(hào)；三是按現(xiàn)金收付、銀行存款收付和轉(zhuǎn)賬五類記賬憑證進(jìn)行編號(hào)，如：現(xiàn)收字第××號(hào)、銀付字第××號(hào)。當(dāng)月記賬憑證的編號(hào)，可以在填寫記賬憑證的當(dāng)日填寫，也可以在月末或裝訂憑證時(shí)填寫。記賬憑證無論是統(tǒng)一編號(hào)還是分類編號(hào)，均應(yīng)分月份按自然數(shù)字順序連續(xù)編號(hào)。通常，一張記賬憑證編一個(gè)號(hào)，不得跳號(hào)、重號(hào)。

（三）摘要欄的填寫。記賬憑證中摘要欄的填寫必須依據(jù)實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)如實(shí)填寫，填寫內(nèi)容既要簡單明了又要說明重點(diǎn)。摘要的填寫要符合三個(gè)要求：一是能夠準(zhǔn)確地表達(dá)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容；二是能夠簡明扼要，突出重點(diǎn)；三是能夠正確地、完整地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和資金變化的來龍去脈，切忌含糊不清。例如，編制材料采購的記賬憑證，寫摘要時(shí)要寫“從某公司購入某材料”。

（四）會(huì)計(jì)科目欄的填寫

1、會(huì)計(jì)科目一律使用新會(huì)計(jì)制度統(tǒng)一規(guī)定的新科目，不得沿用舊的會(huì)計(jì)科目，嚴(yán)禁自創(chuàng)會(huì)計(jì)科目。例如： “現(xiàn)金”更改為“庫存現(xiàn)金”；“營業(yè)費(fèi)用”更改為“銷售費(fèi)用”，等等。

2、填寫會(huì)計(jì)科目時(shí)，總賬科目欄及明細(xì)科目欄內(nèi)容要填寫完整，并注意對(duì)應(yīng)關(guān)系。例如，有明細(xì)科目的會(huì)計(jì)科目，總賬科目欄填寫“應(yīng)交稅費(fèi)”，明細(xì)科目欄就要填寫“應(yīng)交增值稅”或“應(yīng)交消費(fèi)稅”等明細(xì)科目；沒有明細(xì)科目的會(huì)計(jì)科目只填總賬科目欄即可，如“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目。

3、在書寫會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)注意，不要將字滿格寫，要占格距的二分之一書寫，這樣便于發(fā)生書寫錯(cuò)誤而進(jìn)行更改。

4、字跡必須清晰、工整。

（五）金額欄的填寫。記賬憑證中填寫的金額要與原始憑證的金額保持一致；要用規(guī)范的阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行填寫，并填至分位；相應(yīng)的數(shù)字應(yīng)平行對(duì)準(zhǔn)相應(yīng)的借貸欄次和會(huì)計(jì)科目的欄次，防止錯(cuò)欄串行；合計(jì)行填寫金額時(shí)，應(yīng)在金額最高位值數(shù)前填寫人民幣“￥”字符號(hào)，以示金額封頂，防止竄改。記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)事物事項(xiàng)后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額最后一筆金額數(shù)字下的右上角處至最底一行的左下角處劃一條對(duì)角斜線注銷。當(dāng)然，對(duì)于記賬憑證金額欄最后留有的空行，也可以用“S”線注銷。所劃的“S”線應(yīng)以金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行劃到合計(jì)數(shù)行上面的空行。記賬憑證所填寫會(huì)計(jì)科目及金額應(yīng)按行次逐筆填寫，不得跳行或留有空行。

（六）記賬憑證附件的填寫

1、可以不附原始憑證的是：結(jié)轉(zhuǎn)損益類及費(fèi)用類的記賬憑證、更正錯(cuò)誤的記賬憑證，如月末或年末結(jié)轉(zhuǎn)“本年利潤”的記賬憑證。

2、按原始憑證的張數(shù)計(jì)數(shù)，并將原始憑證直接附在記賬憑證后面。如從銀行提取現(xiàn)金，可直接將銀行取款憑證附在記賬憑證后面，并在記賬憑證中的“附單據(jù)”欄中用大寫數(shù)字填好張數(shù)，如有1張，則填寫“附貳張單據(jù)”。

3、對(duì)于汽車票、火車票、定額發(fā)票等原始憑證，可以使用原始憑證粘貼單，作為一張?jiān)紤{證的附件，但是要注意在粘貼單上要填寫好票據(jù)的張數(shù)和金額，這種情況多用于企業(yè)報(bào)銷差旅費(fèi)。

4、一張?jiān)紤{證所列支的費(fèi)用需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的：該原始憑證由本單位保留，附在本單位的有關(guān)記賬憑證后面，給應(yīng)負(fù)擔(dān)費(fèi)用的其他單位開出原始憑證分割單，供其結(jié)算使用。

（七）賬頁欄的填寫。為防止記賬重復(fù)和方便對(duì)賬，會(huì)計(jì)人員記賬后應(yīng)在會(huì)計(jì)科目后的平行“賬頁”欄次打“√”，收款憑證和付款憑證應(yīng)在記賬憑證“合計(jì)”欄的平行“賬頁”欄次做記號(hào)。

（八）記賬憑證的簽名蓋章。記賬憑證填制完成以后，要經(jīng)過層層嚴(yán)格的審核，最后由制單人、審核人、會(huì)計(jì)主管、記賬人逐一簽名或蓋章，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，防止徇私舞弊的情況發(fā)生，同時(shí)也對(duì)會(huì)計(jì)人員起到了相互監(jiān)督和相互制約的作用。對(duì)于收款憑證及付款憑證，還應(yīng)由出納人員簽名蓋章，以證明款項(xiàng)已收訖或付訖。

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