用友軟件總賬管理日常業(yè)務(wù)處理探討

張自廣+孔亞平

[提要] 用友財務(wù)軟件總賬管理的日常賬務(wù)處理主要包括憑證管理、出納管理和賬簿管理。本文對憑證管理和出納管理經(jīng)常出現(xiàn)的一些問題進行分析，并提出相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：用友軟件；總賬管理；日常業(yè)務(wù)處理；憑證管理

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2014年8月26日

一、引言

總賬管理系統(tǒng)在用友財務(wù)軟件中處于核心地位，它既接受來自薪資管理、固定資產(chǎn)等其他子系統(tǒng)傳遞的記賬憑證，同時又向UFO報表等提供會計數(shù)據(jù)?？傎~管理系統(tǒng)包括總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置，總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理和總賬管理系統(tǒng)期末處理。其中，日常業(yè)務(wù)處理是總賬管理系統(tǒng)經(jīng)常性和重要性工作，主要包括憑證管理、出納管理和賬簿管理。賬簿管理主要是進行會計賬簿及輔助賬的查詢和輸出工作。在會計電算化環(huán)境下，賬簿登記環(huán)節(jié)是由計算機自動完成的，只要之前的賬務(wù)處理環(huán)節(jié)沒有出錯，賬簿就不會存在錯誤。所以，本文主要探討憑證管理和出納管理操作中的常見問題，并提出相應(yīng)解決辦法，以供初學(xué)者或同行進行參考。

二、憑證管理

憑證管理主要包括填制憑證、憑證審核、憑證匯總和憑證記賬等功能。其中，憑證填制是軟件操作過程中出現(xiàn)問題最多的環(huán)節(jié)。

（一）不滿足貸方必有條件、借方必有條件或憑證必?zé)o條件。在填制憑證窗口，憑證填制完成后單擊“保存”按鈕，出現(xiàn)不滿足貸方必有條件、不滿足借方必有條件或不滿足憑證必?zé)o條件提示窗口。出現(xiàn)這類錯誤的原因：一是總賬初始設(shè)置時憑證類別設(shè)置錯誤；二是填制憑證時憑證類別選擇錯誤。出現(xiàn)這類錯誤時，制單人員應(yīng)首先檢查選擇的憑證類別，如果憑證類別選擇無誤，再檢查憑證類別設(shè)置是否正確。例如，總賬初始設(shè)置時憑證選擇的收付轉(zhuǎn)格式，一筆收款業(yè)務(wù)發(fā)生時，借方涉及到銀行存款科目，填制憑證時應(yīng)選擇收款憑證，但如果誤選成付款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證，保存憑證時會出現(xiàn)不滿足貸方必有或不滿足憑證必?zé)o的提示窗口。但如果經(jīng)過檢查憑證類別選擇無誤，但仍然出現(xiàn)不滿足貸方必有的提示窗口，原因在于設(shè)置憑證類別時出錯了，收款憑證的限制類型應(yīng)該是借方必有銀行存款或庫存現(xiàn)金，但是卻設(shè)置成了貸方必有銀行存款和庫存現(xiàn)金。

（二）要求現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目。填制憑證時，如果涉及到現(xiàn)金流量科目而不進行現(xiàn)金流量項目錄入時，出現(xiàn)提示窗口，要求現(xiàn)金流量科目必須輸入現(xiàn)金項目，如果不輸入現(xiàn)金項目，則無法成功保存憑證。出現(xiàn)這個提示信息的原因在于進行總賬初始設(shè)置時，選擇了憑證控制下的“現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目”參數(shù)。如果現(xiàn)金流量科目不是必須要輸入現(xiàn)金項目，可以取消這個參數(shù)設(shè)置，取消參數(shù)設(shè)置后填制憑證時對于現(xiàn)金流量科目錄不錄現(xiàn)金流量項目都可以成功保存憑證。取消步驟為，以賬套主管身份進入企業(yè)應(yīng)用平臺，執(zhí)行業(yè)務(wù)頁簽/總賬/設(shè)置/選項命令，進入“選項”窗口，找到憑證控制下的“現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目”參數(shù)，取消前面的選中按鈕“√”。

（三）非現(xiàn)金流量科目不能錄入。對于現(xiàn)金流量科目在填制憑證時如果要求錄入現(xiàn)金流量項目，但現(xiàn)金流量窗口在錄入現(xiàn)金流量科目后卻沒有自動出現(xiàn)，單擊填制憑證窗口的“流量”按鈕進行現(xiàn)金流量項目的錄入，卻出現(xiàn)“非現(xiàn)金流量科目不能錄入”的提示窗口，出現(xiàn)這個錯誤的原因是沒有將庫存現(xiàn)金和銀行存款科目指定為現(xiàn)金流量科目。

解決方法：以賬套主管身份執(zhí)行企業(yè)應(yīng)用平臺/設(shè)置頁簽/財務(wù)/會計科目/編輯/指定會計科目命令，進入指定科目窗口，單擊“現(xiàn)金流量科目”按鈕，將庫存現(xiàn)金和銀行存款科目從待選科目選到已選科目后單擊“確定”按鈕。

（四）錄入銀行存款科目時，無外幣核算信息。有外幣核算要求的企業(yè)在填制憑證錄入銀行存款科目時，沒有出現(xiàn)相應(yīng)的外幣核算信息（假設(shè)中行存款需要錄入外幣核算信息），原因有三個方面：一是沒有對中行存款科目設(shè)置“外幣核算”的輔助核算類型；二是設(shè)置了外幣核算的輔助核算類型，但沒有設(shè)置外幣的記賬匯率；三是創(chuàng)建賬套時，在基礎(chǔ)信息設(shè)置時沒有選中“有無外幣核算”前的復(fù)選框，導(dǎo)致銀行存款科目下“外幣核算”前的復(fù)選框呈灰色，無法設(shè)置。

出現(xiàn)這種情況后，經(jīng)檢查如果是因為沒有對中行存款科目設(shè)置外幣核算的輔助核算類型，則需要以賬套主管身份執(zhí)行企業(yè)應(yīng)用平臺/設(shè)置/財務(wù)/會計科目/中行存款命令，進入中行存款窗口，選中“外幣核算”前的復(fù)選框，設(shè)置外幣種類后單擊“確定”按鈕。沒有設(shè)置外幣的記賬匯率，需以賬套主管身份執(zhí)行企業(yè)應(yīng)用平臺/設(shè)置頁簽/基礎(chǔ)檔案/財務(wù)/外幣設(shè)置命令，進入“外幣設(shè)置”窗口，對匯率進行設(shè)置。但如果“外幣核算”前的復(fù)選框呈灰色，無法選中，就要以賬套主管的身份執(zhí)行系統(tǒng)管理/賬套/修改/基本信息命令，進入“基本信息窗口”窗口，在“有無外幣核算”前的復(fù)選框打上對勾，然后再對中行存款科目設(shè)置外幣核算的輔助核算類型和匯率。

三、出納管理

出納管理是總賬管理系統(tǒng)為出納人員提供的一套管理工具，主要內(nèi)容有：出納簽字，庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和輸出，支票登記簿的管理，銀行對賬以及對銀行長期未達賬提供審計報告。其中，出納簽字和銀行對賬的相關(guān)操作容易出現(xiàn)問題。本文將對這兩個方面經(jīng)常出現(xiàn)的問題進行總結(jié)，分析其原因。

（一）沒有符合條件的憑證。如果在總賬控制參數(shù)下的“權(quán)限”中，設(shè)置了出納憑證必須經(jīng)由出納簽字，而出納人員對出納憑證進行簽字時，卻出現(xiàn)“沒有符合條件的憑證”提示窗口，但是填制的憑證當中確實有需要出納簽字的收款或付款憑證。出現(xiàn)這類提示信息的原因是沒有將庫存現(xiàn)金和銀行存款科目指定為現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目。則需要以賬套主管身份執(zhí)行企業(yè)應(yīng)用平臺/設(shè)置頁簽/財務(wù)/會計科目/編輯/指定會計科目命令，進入“指定會計科目”窗口，將庫存現(xiàn)金和銀行存款科目指定為現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目后，單擊“保存”按鈕。

（二）此操作員無1001科目編碼的權(quán)限。出納管理提供了現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的查詢和輸出功能，但出納人員在查詢?nèi)沼涃~時，如果出現(xiàn)提示窗口顯示“此操作員無1001科目編碼的權(quán)限”這類信息，則說明在總賬控制參數(shù)的權(quán)限設(shè)置時，要求明細賬查詢權(quán)限控制到科目，而此出納人員沒有被賦予查詢庫存現(xiàn)金或其他科目的權(quán)限。這就需要查詢?nèi)沼涃~的相關(guān)人員要求賬套主管賦予他們相應(yīng)會計科目的查詢權(quán)限。賬套主管需執(zhí)行企業(yè)應(yīng)用平臺/設(shè)置頁簽/數(shù)據(jù)權(quán)限命令，進入“權(quán)限瀏覽”窗口，單擊需要賦予查詢權(quán)限的用戶，執(zhí)行操作/授權(quán)命令，調(diào)出“記錄權(quán)限設(shè)置”窗口，在“記錄權(quán)限設(shè)置”窗口，業(yè)務(wù)對象選擇“科目”，將要賦予相關(guān)人員的相應(yīng)科目從禁用一欄選到可用一欄，在“查賬”前的復(fù)選框中打上“√”后，單擊“保存”按鈕。如果需要對一些操作人員設(shè)置會計科目的制單權(quán)限，操作步驟和設(shè)置查詢權(quán)限的步驟相同。

（三）憑證中無出納簽字功能。出納人員執(zhí)行企業(yè)應(yīng)用平臺/業(yè)務(wù)頁簽/總賬/憑證命令，卻在憑證項目下找不到出納簽字功能，出現(xiàn)這種問題的原因是在系統(tǒng)管理中沒有賦予出納人員出納簽字的權(quán)限。賦予出納人員出納簽字權(quán)限的方法是，以系統(tǒng)管理員或賬套主管的身份執(zhí)行系統(tǒng)管理/權(quán)限/權(quán)限命令，進入“操作員權(quán)限”窗口，單擊需要賦予權(quán)限的出納人員后調(diào)出“增加和調(diào)整權(quán)限”窗口，在“增加和調(diào)整權(quán)限”窗口執(zhí)行總賬/憑證下的出納簽字前面的復(fù)選框中打上“√”后，出納人員就被賦予了出納簽字的業(yè)務(wù)權(quán)限。

四、結(jié)語

在會計電算化發(fā)展越來越繁榮的今天，財務(wù)軟件操作的熟練程度對會計人員的重要性不言而喻。會計人員不僅要能夠?qū)ω攧?wù)軟件進行操作，還要能夠及時解決軟件操作過程中存在的問題。軟件的前后操作具有一定的關(guān)聯(lián)性，前面設(shè)置有誤將會導(dǎo)致后面相關(guān)操作無法進行或操作結(jié)果錯誤。憑證管理和出納管理是日常業(yè)務(wù)處理的核心環(huán)節(jié)，也是操作最頻繁的環(huán)節(jié)，快速找到操作中出現(xiàn)問題的原因并及時解決問題，對于賬務(wù)處理的順利完成非常關(guān)鍵。

主要參考文獻：

[1]王新玲，汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2009.