探討信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的方法及策略

王 穎

（北京市垂楊柳醫(yī)院，北京 100022）

在信息化時(shí)代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的重要趨勢(shì)之一，既有利于醫(yī)院檔案管理水平的提升，也有助于增強(qiáng)醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。基于信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀并不理想，醫(yī)院管理層應(yīng)該在重視檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)上，通過(guò)組建強(qiáng)大的信息化管理隊(duì)伍，加大對(duì)檔案信息化管理工作的經(jīng)費(fèi)投入等方法，有效支持醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。這樣才能為醫(yī)院其它工作的展開(kāi)提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

1 信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案信息化管理意識(shí)淡薄

目前許多醫(yī)院受傳統(tǒng)落后的檔案管理理念影響，檔案信息化管理意識(shí)還較為淡薄。一方面，無(wú)論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理層還是醫(yī)院檔案管理人員與普通職工都未真正認(rèn)識(shí)到檔案就是一種資源，信息就是一種無(wú)形的資產(chǎn)。醫(yī)院的檔案由各科室相應(yīng)分管，他們普遍對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理不重視，有些科室人員認(rèn)為檔案管理就是單純地收集紙質(zhì)資料，而忽略了對(duì)電子信息的保管，造成了大量電子檔案流失，影響了醫(yī)院檔案的完整性。另一方面，有些醫(yī)院管理人員片面認(rèn)為檔案管理就是將醫(yī)院信息輸入電腦，而后通過(guò)簡(jiǎn)單的信息查詢功能，就實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。所以一直滿足檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案信息化管理方面的資金投入不足，以致無(wú)法開(kāi)發(fā)與購(gòu)買(mǎi)相關(guān)的檔案管理軟件，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[1]。

1.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息共享困難

醫(yī)院檔案信息共享可以使信息利用最大化，提高檔案價(jià)值，同時(shí)增加人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)同感。但是由于案例醫(yī)院檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案共享困難。檔案的記錄、歸檔、檢索的方式方法在不同科室不同人之間存在差異，給信息利用和共享造成嚴(yán)重阻礙。

1.3 檔案管理信息化設(shè)備缺乏

目前許多醫(yī)院的信息化檔案管理設(shè)備都極其簡(jiǎn)單，部分醫(yī)院甚至沒(méi)有配置檔案信息化管理的專用硬件設(shè)備，也沒(méi)有安裝相應(yīng)的檔案管理軟件。這顯然不利于醫(yī)院電子檔案的及時(shí)保存，加大了電子檔案的毀壞與流失風(fēng)險(xiǎn)。還有些基層醫(yī)院在電子檔案管理方面只配置了計(jì)算機(jī)設(shè)備，沒(méi)有購(gòu)置配套的掃描儀與其它翻拍設(shè)備，這樣就很難實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌存檔，降低了醫(yī)院檔案保存的完整性。另一方面，有些醫(yī)院雖然配置了相關(guān)的檔案信息化管理設(shè)備，但是卻忽視了設(shè)備維護(hù)工作。沒(méi)有引進(jìn)專業(yè)的設(shè)備維護(hù)人員，沒(méi)有依照維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案信息化管理設(shè)備進(jìn)行檢修及維護(hù)。這些都十分不利于醫(yī)院檔案信息化管理水平的提升。

2 信息化時(shí)代提升醫(yī)院檔案管理工作的策略

2.1 增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)

需提高醫(yī)院全部工作人員的檔案管理意識(shí)，不可忽視檔案管理制度存在的問(wèn)題，由于檔案所采集的數(shù)據(jù)由醫(yī)院各個(gè)科室的工作人員提供，因此只有提升全部工作人員的檔案管理意識(shí)，才可使采集的數(shù)據(jù)更為及時(shí)準(zhǔn)確。檔案管理人員才能夠?qū)Σ杉臄?shù)據(jù)開(kāi)展匯總、分類以及歸納。同時(shí)需提高管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視度，只有有效提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案管理的重視度，才能夠使檔案管理工作的開(kāi)展得到更好的支持。醫(yī)院所具備的長(zhǎng)期服務(wù)理念為醫(yī)療為本，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，醫(yī)院對(duì)于檔案管理部門(mén)并不具備科學(xué)的考核項(xiàng)目，從而導(dǎo)致工作人員對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展積極性不高，創(chuàng)新性不足，限制了檔案管理工作的開(kāi)展。而提升整個(gè)醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的重視度，可使檔案管理工作得到更為全面的發(fā)展，也可促進(jìn)檔案管理工作高效開(kāi)展。

2.2 建立完善的醫(yī)院檔案管理制度

任何事物的推行都需要條文規(guī)則的約束，醫(yī)院檔案管理工作也需要健全的醫(yī)院檔案管理制度與規(guī)章。醫(yī)院要根據(jù)自身的實(shí)際情況，強(qiáng)化檔案管理工作，確保通過(guò)建立醫(yī)院檔案管理制度與規(guī)章，使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量得到大幅提升。醫(yī)院建立完善的檔案管理制度與規(guī)章，能夠更加明確醫(yī)院的崗位職責(zé)，使醫(yī)院檔案管理可以正常有序地開(kāi)展，始終保持高效的工作效率，約束與保護(hù)檔案管理人員，確保其不存在違法違紀(jì)的工作行為。要強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作化，必須貫徹落實(shí)醫(yī)院檔案管理制度與規(guī)章，使醫(yī)院檔案管理工作的水平得到提升，為醫(yī)院文化建設(shè)提供大力支持。

2.3 提高醫(yī)院檔案管理的信息化

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，以往應(yīng)用的人工收集、整理與檢索檔案的模式已經(jīng)無(wú)法對(duì)目前的檔案管理需求予以滿足，隨著醫(yī)院檔案內(nèi)容的不斷增加，對(duì)電子檔案的需求也明顯提高。電子檔案不僅具備極大的容量，同時(shí)丟失風(fēng)險(xiǎn)低，保存時(shí)間長(zhǎng)，也更容易檢索。因此醫(yī)院需要構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，做好查詢權(quán)限管理，防止檔案泄露。對(duì)于以往的紙質(zhì)檔案內(nèi)容，可通過(guò)掃描的方式保存電子檔案。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)不斷發(fā)展和創(chuàng)新的背景下，醫(yī)院檔案管理工作也需要進(jìn)一步完善，及時(shí)更新檔案管理理念，提升檔案管理人員綜合能力，完善檔案管理制度，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，提升檔案管理效率，聯(lián)合數(shù)據(jù)挖掘、計(jì)算機(jī)信息服務(wù)相關(guān)的高新技術(shù)企業(yè)，深入研究檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，才能將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，提升醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。