探討如何加強(qiáng)醫(yī)療檔案信息管理

滕琦

[摘 要]隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，其作用也越來(lái)越大，但醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)還相對(duì)的滯后，嚴(yán)重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用工作。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，這是我們當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]信息檔案管理；信息化；應(yīng)用

一、醫(yī)院檔案管理信息化的重要性

檔案的信息化管理是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以有效促進(jìn)醫(yī)院的信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，全面提高醫(yī)院的信息化管理水平。隨著我國(guó)各級(jí)醫(yī)院的信息化建設(shè)的不斷深入和發(fā)展，電子病歷的廣泛使用，以及辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，檔案的信息化建設(shè)已成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和工作重點(diǎn)。另外，檔案信息化是加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生工作的需要。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員提供豐富、詳實(shí)的信息資源，同時(shí)也可為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供完整、可靠的歷史數(shù)據(jù)和資料等。檔案信息化可為醫(yī)療業(yè)務(wù)工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。總之，對(duì)于承擔(dān)著日益繁重的醫(yī)療衛(wèi)生任務(wù)的醫(yī)院而言，實(shí)現(xiàn)檔案信息化是適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時(shí)代發(fā)展的必然要求。

二、醫(yī)療檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題和不足

（一）醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)成為醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展不可缺少的重要部分，從最簡(jiǎn)單的管理信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)到完善的醫(yī)院信息系統(tǒng)、放射科信息系統(tǒng)、影像存檔和通訊系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)以及局域網(wǎng)管理和辦公自動(dòng)化等，都已經(jīng)開始在醫(yī)院中使用并運(yùn)行。但仍存在一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性的認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致醫(yī)院的信息化建設(shè)進(jìn)程中沒有將檔案信息化管理納入工作的重點(diǎn)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠。

（二）檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對(duì)落后

目前，檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著檔案的快速增長(zhǎng)和對(duì)檔案信息利用需求的增加，單版機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理，已不適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無(wú)法連接，缺乏可兼容性和可擴(kuò)張性，急需升級(jí)更新。

（三）醫(yī)院檔案管理格局較為混亂

目前我國(guó)大多數(shù)醫(yī)療部門的檔案管理基本都是多部門管理檔案的格局。醫(yī)院的綜合檔案室一般只管理一些文書檔案、科技檔案和財(cái)務(wù)檔案等，隸屬行政辦公室管理。而醫(yī)療文書檔案以及各種檢查影像等又分別隸屬于其他醫(yī)務(wù)部門進(jìn)行日常管理。而由于這些管理部門所采用的管理方式不同，其在管理職責(zé)上也不明確，沒有納入醫(yī)院的綜合目標(biāo)管理的考核中，這種多頭管理，各有政策的現(xiàn)象，在很大程度上造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的難以進(jìn)行。

（四）檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)有待提高

醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員，一方面是知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識(shí)面窄；另一方面是缺乏專職的檔案信息管理人員，現(xiàn)有人員工作不安心，主動(dòng)性和創(chuàng)新性不夠，不適合現(xiàn)代化的檔案管理要求。檔案人員除了要有檔案專業(yè)知識(shí)外，還必須具備良好的計(jì)算機(jī)運(yùn)用操作能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，只有這樣才能更好的服務(wù)。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的有效措施

（一）建立規(guī)范化的醫(yī)療檔案管理體系

醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定和規(guī)范，建立規(guī)范化的檔案管理軟件，適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、借閱管理、權(quán)限控制、檢索瀏覽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院檔案的一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要，從而保證醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)、衛(wèi)生系統(tǒng)網(wǎng)和檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間的檔案信息存儲(chǔ)、交換工作的順利進(jìn)行。

（二）強(qiáng)化電子文件歸檔管理

充分利用醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能，將上級(jí)來(lái)文及醫(yī)院各處、室形成的文件直接轉(zhuǎn)換，進(jìn)入檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)。紙質(zhì)文件歸檔同時(shí)，應(yīng)將同版本的電子文件一并歸檔，同時(shí)并入本單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，與醫(yī)院辦公自動(dòng)化同步進(jìn)行運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)醫(yī)療檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，充分實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實(shí)行新信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢和光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。同時(shí)開展檔案信息咨詢服務(wù)，為用戶進(jìn)行定向、定題的交互式信息咨詢，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層次開發(fā)，提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品，拓展醫(yī)院檔案的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)檔案信息技術(shù)人員的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高層次的要求。醫(yī)療檔案管理人員應(yīng)該是具有豐富的醫(yī)療專業(yè)知識(shí)，同時(shí)掌握現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)復(fù)合型人才。醫(yī)院要做好職工的培訓(xùn)工作，醫(yī)療檔案的工作人員不但是檔案學(xué)、文書學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專業(yè)人才，而且是計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件開發(fā)、信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動(dòng)化等方面的專業(yè)人員。只有通過(guò)嚴(yán)格的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，全面提高檔案工作人員隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，從而為醫(yī)院更好的服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保我國(guó)醫(yī)療事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分。醫(yī)療檔案管理工作者要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性的同時(shí)，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備和信息技術(shù)，創(chuàng)造性地開展檔案管理工作，從而促進(jìn)醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]宋書娟；文書檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用分析及探討[J]；中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)；2012年2