淺析醫(yī)院人事檔案管理中的相關(guān)問題

任曉萍

[摘 要]在醫(yī)院檔案管理工作中，人事檔案作為其中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，在醫(yī)院發(fā)展過程中具有十分重要的作用。其不僅可以為醫(yī)院的發(fā)展提供各類人才的基礎(chǔ)信息，而且可以為勞動(dòng)工資制度改革、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定和職工福利、提拔任務(wù)等提供重要的依據(jù)。所以在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中，需要及時(shí)更新人事檔案管理觀念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的重視，確保人事檔案管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。文中對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的具體對(duì)策進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；交接；宣傳；收集；程序；信息化

隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)體制改革的深入進(jìn)行，醫(yī)院人事制度也進(jìn)行了深入的改革，在這種情況下，醫(yī)院人事檔案管理就需要與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，及時(shí)對(duì)人事檔案管理的內(nèi)容、范圍、收集方式、方法及檔案服務(wù)對(duì)象等進(jìn)行調(diào)整和更新，及時(shí)對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并采取切實(shí)可行的措施進(jìn)行解決，從而促進(jìn)醫(yī)院健康的發(fā)展。

1.當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1缺乏完善的人事檔案交接手續(xù)

目前醫(yī)院人事檔案管理人員多為兼職人員，由于人員調(diào)換的較為頻繁，這就需要在離崗前進(jìn)行交接。但很多情況下的交接都不嚴(yán)格按照交接程序進(jìn)行，在交按時(shí)檢查和清理不嚴(yán)格，手續(xù)不規(guī)范，在檔案數(shù)量和材料發(fā)生問題時(shí)，則無法追究責(zé)任，部分交換人員只是簡單的認(rèn)為只要把保管檔案的鑰匙交給下一個(gè)保管人員即可，人事檔案交接工作存在著前后脫節(jié)的現(xiàn)象。再加之醫(yī)院更重視醫(yī)療水平及環(huán)境條件的改善，對(duì)人事檔案缺乏重視，在人事檔案管理的硬件及軟件上都存在著不完善、不到位的情況。

1.2人事檔案不能及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、收集和更新

醫(yī)院人事檔案管理工作中，對(duì)于歸檔材料不能及時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)行補(bǔ)充，而對(duì)于一些科研、教學(xué)、繼續(xù)教育及業(yè)績考核等方面的材料也不能及時(shí)進(jìn)行歸檔，這樣就導(dǎo)致人事檔案的不完整，并不能真實(shí)的對(duì)本人的情況進(jìn)行反映。

1.3缺乏對(duì)檔案重要性的宣傳力度

無論是醫(yī)院人事檔案管理人員還是檔案本人都對(duì)人事檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，再加之檔案管理人員對(duì)人事檔案缺乏宣傳，這樣就導(dǎo)致檔案中的各項(xiàng)材料不能及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。再加之人事檔案管理人員多為兼職人員，缺乏專業(yè)的時(shí)間，再加之還有其他工作，這樣就無法將更多的精力放在人事檔案的管理上來，對(duì)檔案管理的新知識(shí)和新技術(shù)也不能及時(shí)進(jìn)行掌握。

1.4員工本人對(duì)人事檔案重要性缺乏認(rèn)識(shí)

員工由于對(duì)人事檔案缺乏認(rèn)識(shí)，所以許多人都不清楚人事檔案在哪，甚至覺得應(yīng)該由自已來進(jìn)行保額，這樣就導(dǎo)致部分人事檔案材料在使用完后不能及時(shí)進(jìn)行歸檔。再加之醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視，檔案多為人事部工作人員進(jìn)行輪流管理，這樣就導(dǎo)致管理工作較為混亂。再加之對(duì)人事檔案管理上缺乏投入的資金，所以管理手段較為落后，部分醫(yī)院仍然采用手工方式進(jìn)行查詢，在存儲(chǔ)上還采用老舊的鐵皮柜進(jìn)行保額，這都在很大程度上制約了人事檔案發(fā)展的步伐。

2.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的具體對(duì)策

2.1嚴(yán)格按程序交接

一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；

二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，并整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；

三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)存檔；

四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

2.2強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序

強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)，提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。醫(yī)院不僅是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，在與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)的同時(shí)，更應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。

2.3積極做好宣傳工作

積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

2.4提高對(duì)職工檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)

一是加強(qiáng)宣傳力度，提高職工對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向職工宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無的，它對(duì)職工今后重新就業(yè)有著重要的影響。

二是加強(qiáng)對(duì)職工人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。

三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。

2.5加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率

如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.結(jié)束語

近年來，醫(yī)院發(fā)展速度較快，無論是經(jīng)營管理還是醫(yī)療水平都得到了較大的改善，這就對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作提出了新的要求。醫(yī)院人事檔案管理需要充分的抓好當(dāng)前的有利時(shí)機(jī)，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，加快改革的步伐，在發(fā)展中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)?；?，為醫(yī)院的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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