對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的探討

張靜靜

當(dāng)今世界信息爆炸式增長(zhǎng)，檔案管理也由過(guò)去的勞動(dòng)密集型工作轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作。這一方面要求管理者具有很強(qiáng)的分析能力，對(duì)一些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握；另一方面人們對(duì)于檔案質(zhì)量的要求也隨之提高，使得檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)引起人們的關(guān)注，檔案管理人員在工作中應(yīng)具備一定的職業(yè)素養(yǎng)，這種素質(zhì)和修養(yǎng)的高低決定了檔案管理工作質(zhì)量的高低、好壞。由此可見(jiàn)，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，是強(qiáng)化檔案事業(yè)質(zhì)量的前提，也是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

一、檔案管理人員必備的知識(shí)結(jié)構(gòu)

一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，要懂得黨和國(guó)家關(guān)于檔案整理工作方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，同時(shí)也要具備一定的工作能力和文字表達(dá)能力。檔案人員要根據(jù)相關(guān)學(xué)科知識(shí)提高自己業(yè)務(wù)處理綜合能力，專(zhuān)（兼）職檔案工作者除了掌握歸檔的基本知識(shí)外，還要了解一些文秘學(xué)、情報(bào)學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，以保證檔案管理水平的提高。在檔案管理工作中應(yīng)具備以下幾方面的能力：

（一）政治素養(yǎng)

檔案專(zhuān)業(yè)工作人員必須具備社會(huì)上各類(lèi)專(zhuān)業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，因此，檔案專(zhuān)業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

（二）知識(shí)素質(zhì)

檔案管理人員在正常工作中，必須擁有較為豐富的文史知識(shí)，這有這樣，才能夠保證檔案管理人員的工作質(zhì)量，促使他們提升工作效率。檔案一般是指通過(guò)文字記錄人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，而檔案管理人員于收集、整理、鑒定以及編制等工作，加之業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案研究和檔案教育等環(huán)節(jié)也必須依靠文字。所以，檔案管理人員必須具備高水平的語(yǔ)言文字知識(shí)，其中包括少數(shù)民族語(yǔ)言、古代漢語(yǔ)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)等等。另外，檔案作為人類(lèi)在社會(huì)活動(dòng)中的歷史記錄，對(duì)人類(lèi)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的規(guī)律做出了真實(shí)的反映。由此可見(jiàn)，檔案管理人員必須重視對(duì)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，包括理論和中外歷史，還有其他和檔案管理相關(guān)的歷史知識(shí)，這是由于檔案管理人員只有熟悉掌握了檔案的形成者以及檔案內(nèi)容關(guān)系到的一些歷史知識(shí)，對(duì)于檔案形成的歷史作用和背景有深入的了解，才可以對(duì)檔案內(nèi)容有更好地了解，并對(duì)檔案價(jià)值與全社會(huì)關(guān)于檔案需求的變化有正確地判斷，以做好相應(yīng)的檔案收集、管理以及開(kāi)發(fā)利用等各項(xiàng)工作。

（三）專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員的素質(zhì)要求是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。目前，我國(guó)有著龐大的檔案工作人員隊(duì)伍，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和觀(guān)念上，不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質(zhì)已成為我們要解決的重要課題。檔案專(zhuān)業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專(zhuān)業(yè)法規(guī)、政策和檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)以及其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

（四）檔案管理相關(guān)知識(shí)

在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的同時(shí)，尤其是電腦與數(shù)據(jù)庫(kù)等多種技術(shù)和一些辦公自動(dòng)化設(shè)備在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案管理的手段與方法也出現(xiàn)了深刻變革，即由傳統(tǒng)手工的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理模式。例如，檔案在載體以及記錄方式方面表現(xiàn)出了多樣化的趨勢(shì)，而檔案管理人員應(yīng)更及時(shí)、更準(zhǔn)確地在互聯(lián)網(wǎng)上查找所需要的檔案，同時(shí)檔案部門(mén)對(duì)外提供的利用方式也出現(xiàn)了很大的變化。檔案管理作為一項(xiàng)具有很強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性的工作，經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐，其已成為一套非常專(zhuān)業(yè)的原則、理論、方法和技術(shù)，形成一門(mén)不僅包含理論基礎(chǔ)也具有業(yè)務(wù)知識(shí)的獨(dú)立學(xué)科。檔案管理人員必須精通于此專(zhuān)業(yè)的理論及技術(shù)，并將這些知識(shí)熟練地運(yùn)用到具體工作中。另外，檔案管理人員還應(yīng)學(xué)會(huì)在實(shí)踐過(guò)程中研究、總結(jié)檔案專(zhuān)業(yè)有關(guān)的理論與技術(shù)，從而把歷史留給人類(lèi)的和現(xiàn)階段產(chǎn)生的各種各樣的檔案進(jìn)行有效管理。

因此，檔案管理人員必須注重電子文件的歸檔與電子檔案的管理、數(shù)字檔案館的建立、通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)建立網(wǎng)站并發(fā)布檔案信息。所以，檔案管理人員應(yīng)了解并熟悉現(xiàn)代化的科技知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息開(kāi)發(fā)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，他們必須學(xué)會(huì)運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)與方法，才可以有效管理檔案資源，將有用的檔案信息開(kāi)發(fā)出來(lái)，從而達(dá)成檔案管理的現(xiàn)代化。

二、檔案管理人員必備的職業(yè)道德

檔案管理人員所必須具備的職業(yè)道德指的是檔案管理人員在檔案保管、檔案行政以及檔案利用等工作中，必須要遵循的基本行為規(guī)范和道德準(zhǔn)則，這也是對(duì)于檔案管理人員的職業(yè)行為最為基本的要求，其具體表現(xiàn)如下：

（一）檔案工作的協(xié)調(diào)與管理能力

1.協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際工作中檔案人員的協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過(guò)工作達(dá)到各部門(mén)檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

2.管理能力。近年來(lái)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)替代了傳統(tǒng)的手工操作成為檔案管理自動(dòng)化工作非常重要的工具。因此，未來(lái)檔案部門(mén)提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進(jìn)庫(kù)取卷等煩瑣低效的工作，而是負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化，通過(guò)專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能促進(jìn)檔案人員對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息、及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息、最大限度地運(yùn)用信息，使利用者在短時(shí)間內(nèi)尋找到所需信息。

（二）保持檔案的歷史原有性

檔案管理人員應(yīng)將人們歷史活動(dòng)的記錄真實(shí)地保存下來(lái)，并要保證它的完整性、真實(shí)性及安全性，以適當(dāng)延續(xù)檔案壽命，將檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。然而，人們往往會(huì)出自不同階級(jí)的利益，時(shí)常做出篡改甚至毀壞檔案等許多破壞性的活動(dòng)。因此，檔案管理人員應(yīng)客觀(guān)公正地按照自身的義務(wù)去履行自身職責(zé)，對(duì)于任何篡改文件和檔案的事件要堅(jiān)決抵制，以避免人們隱瞞或歪曲事實(shí)，破壞歷史證據(jù)，致力于保護(hù)歷史數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

（三）對(duì)檔案管理事業(yè)充分熱情與忠誠(chéng)

高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才，是指忠于黨的檔案事業(yè)，熟悉國(guó)內(nèi)外檔案法規(guī)，掌握現(xiàn)代檔案管理技能，在檔案法制建設(shè)、信息資源開(kāi)發(fā)利用和服務(wù)上做出開(kāi)拓性工作，為檔案事業(yè)的發(fā)展作出顯著成績(jī)的人。至少應(yīng)具備以下特征：一是政治敏銳性。具有較高的政治覺(jué)悟和理論素養(yǎng)，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，在思想上和行動(dòng)上與黨中央保持高度一致，能以辯證唯物主義的立場(chǎng)、觀(guān)點(diǎn)和方法來(lái)觀(guān)察、分析問(wèn)題，對(duì)政治上的不同傾向和觀(guān)點(diǎn)有敏銳的觀(guān)察和識(shí)別能力。二是意志堅(jiān)定性。要有對(duì)黨的事業(yè)的堅(jiān)定信念和理想，嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，具有愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)、埋頭苦干、存真求實(shí)、默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)精神和高尚情操。作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從一開(kāi)始就有意識(shí)地培養(yǎng)和磨練自己的心理素質(zhì)和意志力，這樣才能在平凡崗位的工作中創(chuàng)造出有價(jià)值的工作業(yè)績(jī)來(lái)。要做到想利用者之所想，急利用者之所急，要有“為人找檔”與“為檔找人”的服務(wù)精神，滿(mǎn)腔熱情地為利用者和社會(huì)服務(wù)。

（四）擁有一心一意為人民服務(wù)的覺(jué)悟

提高工作效率。檔案工作者要注意了解并關(guān)注黨和國(guó)家的工作大局，善于從政治上認(rèn)識(shí)判斷形勢(shì)，善于根據(jù)黨委、政府的中心工作需要積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案工作。要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，有高度責(zé)任心，變被動(dòng)等材料為主動(dòng)收集材料；變給多少收多少為該收多少就收多少；變給什么就收什么為缺少什么就收什么。在工作中牢固樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和默默奉獻(xiàn)精神，既要堅(jiān)持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神。這樣才能在服務(wù)中提高工作效率，在服務(wù)中樹(shù)立良好形象。

（五）形成一定的保密習(xí)慣

檔案管理人員有責(zé)任保守他們管理檔案內(nèi)容之機(jī)密，強(qiáng)化保密觀(guān)念，形成良好的保密觀(guān)念，同時(shí)在檔案管理工作中，積極主動(dòng)地與各類(lèi)失密、泄密與竊密的行為進(jìn)行斗爭(zhēng)。另外，檔案管理人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)國(guó)家安全、集體利益和公民個(gè)人隱私的保護(hù)，不可以銷(xiāo)毀任何有關(guān)的檔案信息，特別是電子文件信息，他們更容易更新及消除。檔案管理人員還應(yīng)尊重檔案形成者和文件涉及的當(dāng)事人的隱私和合法權(quán)益。

（六）樹(shù)立較強(qiáng)的法制觀(guān)念

檔案管理人員必須具有依法、守法的觀(guān)念和意識(shí)，具體地說(shuō)，也就是檔案管理人員不可以損毀、丟失檔案：不可以擅自提供抄錄、公布屬于集體的全部檔案；不可以隨意涂改或偽造檔案等等。檔案管理人員還應(yīng)做到把法律意識(shí)和觀(guān)念轉(zhuǎn)變到依法處理檔案問(wèn)題過(guò)程中，采取法律手段去分析并解決問(wèn)題。

（七）發(fā)揚(yáng)開(kāi)拓進(jìn)取、艱苦奮斗的精神

檔案事業(yè)作為集體的一項(xiàng)重要事業(yè)，對(duì)于社會(huì)發(fā)展具體重要意義。而檔案事業(yè)若要不斷發(fā)展，不落后于社會(huì)進(jìn)步的步伐，那么，全體檔案管理人員必須積極進(jìn)取、開(kāi)拓創(chuàng)新。具有超前的創(chuàng)新意識(shí)和思維，緊隨檔案載體、管理體制等的發(fā)展變化及時(shí)調(diào)整工作思路和服務(wù)手段，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策、為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)提供全面、主動(dòng)、及時(shí)、有效服務(wù)的目的。

綜上所述，在社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，記錄歷史過(guò)程的檔案文件發(fā)揮著愈加重要的作用，對(duì)于檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的要求也不斷提高，因此，對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的研究有著重大意義。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，他們應(yīng)從提高知識(shí)結(jié)構(gòu)和職業(yè)道德等多方面來(lái)提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。