科技成果研發(fā)檔案管理初探

梁威

科研檔案不僅僅是對科研成果的收集、整理、歸檔，更重要的是通過這一系列的程序建立的檔案資料為科研人員在實際研究中提供理論依據(jù)和信息支持，特別是在項目的研發(fā)過程中提高研究者的研究水平和項目難度、深度起著舉足輕重的作用?？蒲袡n案應(yīng)該提供完整、準(zhǔn)確、重要的技術(shù)信息，除完整記錄整個研發(fā)活動的全過程，還應(yīng)在整個項目的研發(fā)過程中提供有效的背景評價、分析性質(zhì)的數(shù)據(jù)等，拓展研發(fā)人員的視野，更好地滿足市場需求，完善新科研項目的研究開發(fā)體系。

一、科研檔案在新項目研發(fā)過程中的作用

科研項目研發(fā)過程是一個創(chuàng)造性勞動階段。在這一階段，同樣需要借助前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上還依賴于大量的科技檔案信息。因此，檔案工作可通過科技檔案向科研人員提供反饋項目信息技術(shù)，項目研發(fā)中需要了解和利用各種最新的理論信息和資料，并且不斷充實、修改、完善自己的研究內(nèi)容和方法，科研檔案信息就能滿足新項目研發(fā)這一特殊需要，使研究者及時獲得攻克難關(guān)的資料，它通過及時同步的信息服務(wù)避免科技人員重復(fù)勞動，能夠節(jié)省大量的資金，確保項目順利高質(zhì)量的完成?？梢?，檔案人員通過各種渠道、各種途徑、不失時機(jī)地開展創(chuàng)造性服務(wù)，在科技成果研發(fā)中發(fā)揮著保證項目水平和質(zhì)量的主要作用。

二、科技成果研發(fā)檔案管理存在的問題

（一）對科研檔案工作的重要性認(rèn)識不足

新項目研發(fā)檔案的收集不完整、不穩(wěn)定直接影響了科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量。任何檔案材料都不是把所有無關(guān)緊要的科研材料一統(tǒng)歸入，而應(yīng)是側(cè)重地歸整有意義、有使用價值的科研材料，而且這些檔案材料應(yīng)具備其內(nèi)在的質(zhì)量要求，因此其準(zhǔn)確性與完整性的統(tǒng)一是保證存檔材料質(zhì)量的前提。然而由于當(dāng)前許多單位的科研人員并沒認(rèn)識到科研檔案工作的重要性，許多珍貴材料不完整、或上交不齊全，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面擔(dān)心以后做進(jìn)一步研究時查閱不方便，或者會泄密，這樣很難保證檔案材料的完整性。從而直接影響了科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量和后續(xù)研究的創(chuàng)新。

（二）科研檔案管理缺乏有效的管理機(jī)制和制約手段

檔案管理中科研材料收集的不完整，造成了科研檔案的不完整、不系統(tǒng)和不成套，源于沒有制定出一些切實可行的制度、辦法和相應(yīng)的制約措施。檔案管理人員只是要求科研人員把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但基本上是研究者拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔只是在口頭上作一些說明，如果沒有明確的管理制度標(biāo)準(zhǔn)，就不能對歸檔做具體要求。制約手段和措施的貧乏，相應(yīng)制度和辦法的不健全，再加上對檔案管理人員要求的不嚴(yán)格，使科研檔案管理工作常處于松散狀態(tài)，影響了科研檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有的價值和作用。

三、建立適應(yīng)科研院所新的科研運行機(jī)制的科研檔案管理辦法

科研檔案工作要適應(yīng)科研院所的科研運行機(jī)制，應(yīng)該破除各種束縛科研檔案工作發(fā)展的舊思想、舊觀念，開拓新的路子，改進(jìn)現(xiàn)有的管理方法，使科研檔案工作跟上時代發(fā)展、變化的步伐，適應(yīng)研究所新的科研運行機(jī)制。

（一）科研管理部門應(yīng)有明確的科研文件材料的歸檔范圍（例如科研準(zhǔn)備階段、研究試驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應(yīng)用階段等各個階段內(nèi)所需歸檔的文件目錄）。作為新項目研發(fā)人員應(yīng)負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照要求填寫相應(yīng)的移交文件目錄等事項。保證新項目的科研檔案在每個環(huán)節(jié)都有規(guī)章制度可循，完善科研檔案的管理和制約機(jī)制。

（二）將科研檔案工作的管理制度納入新的科研管理制度中。為了防止科研管理工作與科研檔案工作相脫節(jié)，應(yīng)在制度上采取措施。檔案部門應(yīng)及時地將檔案管理方面的具體政策，融入到科管部門制定的新的規(guī)章制度中去，這一工作檔案部門應(yīng)積極主動，配合科研管理部門進(jìn)一步完善。

（三）動用一定的獎勵手段，加強(qiáng)對難以歸檔的科研文件的監(jiān)督管理。恰當(dāng)?shù)剡\用一定的鼓勵手段，是做好難以歸檔的科研文件的積累工作的有效手段。具體地可將科研檔案的積累文件與有關(guān)人員崗位職責(zé)相結(jié)合，把科研文件的積累作為其考核與獎勵的一個條件，這樣能夠大大提高科研文件的歸檔的質(zhì)量。

對于成功的科研項目的研發(fā)過程，科研檔案管理的作用是不可或缺的，科研檔案的正確管理可以降低項目研發(fā)失敗的風(fēng)險，所以我們應(yīng)加強(qiáng)科研項目研發(fā)過程中科研檔案管理，并貫穿于項目研發(fā)的整個過程。因此，加強(qiáng)對研發(fā)過程中科研檔案的有效管理，提高科研檔案的準(zhǔn)確性、完整性和有效性，是加快科研項目研發(fā)的速度、效率和質(zhì)量的有效途徑。