人事政策落實(shí)與檔案日常管理

[摘 要]兩例人事政策實(shí)施，從人事檔案與文書檔案的關(guān)系、人事檔案的管理環(huán)節(jié)兩個(gè)檔案管理的角度，試論提升檔案服務(wù)能力。著重闡述管理環(huán)節(jié)的收集、整理、利用諸能力及其與提升檔案服務(wù)能力的關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]檔案服務(wù)；人事檔案；檔案管理；檔案服務(wù)能力

人事政策的執(zhí)行落實(shí)，關(guān)系到社會(huì)的安定穩(wěn)定；人事政策的執(zhí)行落實(shí)，相當(dāng)程度上離不開檔案服務(wù)能力的提升。檔案服務(wù)能力的提升依賴于處理好人事檔案與文書檔案的關(guān)系，依賴于檔案的管理環(huán)節(jié)。

所謂檔案服務(wù)能力，是指檔案專業(yè)系統(tǒng)控制并運(yùn)用檔案資源，服務(wù)社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)、參與社會(huì)管理，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的本領(lǐng)或力量。人事檔案的服務(wù)能力，往往悠關(guān)黨和政府的人事政策的落實(shí)。這里專門討論對(duì)檔案信息有需求的人事政策的落實(shí)，其涉及檔案服務(wù)能力的情形。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。筆者作為一名人事檔案員，擬用最近兩個(gè)人事政策實(shí)施的實(shí)例，從人事檔案與檔案館藏文書檔案的關(guān)系、人事檔案的管理環(huán)節(jié)這兩個(gè)日常檔案管理的角度，表達(dá)對(duì)提升檔案服務(wù)能力問(wèn)題的認(rèn)識(shí)。

先介紹檔案服務(wù)成功的實(shí)例。由于注重提升檔案服務(wù)能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)”的政策實(shí)施。2013年3月15日福建省財(cái)政廳等兩部門下發(fā)《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)的實(shí)施辦法》?？h級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，并對(duì)年齡認(rèn)定、勞動(dòng)關(guān)系認(rèn)定等檔案材料的要求作了細(xì)化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調(diào)動(dòng)表、職工花名冊(cè)、工資名冊(cè)等。歷史原因，部分本應(yīng)歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統(tǒng)為例，我們考慮到上述實(shí)際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個(gè)人原始檔案，再到縣檔案館查找補(bǔ)充。全縣本系統(tǒng)第一輪百余人報(bào)名，確定上報(bào)省部門審核23人，僅獲批3人?？h報(bào)送嚴(yán)格依照原始檔案，省審批也準(zhǔn)確、完整地依據(jù)縣送原始檔案（復(fù)印件）并及時(shí)反饋，故檔案服務(wù)水準(zhǔn)不容置疑，檔案服務(wù)能力倍受尊重。求助檔案服務(wù)、努力補(bǔ)充查找原始檔案，成為社會(huì)共識(shí)。當(dāng)事人對(duì)上級(jí)人事政策理解不深、有關(guān)部門操作經(jīng)驗(yàn)不足，似乎與檔案服務(wù)能力沒(méi)有關(guān)系。但“至善乃止”。如果檔案員主動(dòng)學(xué)透相關(guān)人事政策文件精神，提升檔案服務(wù)主導(dǎo)能力，引導(dǎo)其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動(dòng)提供材料，檔案服務(wù)能力精益求精，該項(xiàng)人事政策必落實(shí)透徹。啟示一：檔案員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，甚至要了解一些非檔案專業(yè)的知識(shí)（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務(wù)能力的提高，相關(guān)知識(shí)都可以學(xué)習(xí)。啟示二：亡羊補(bǔ)牢，尤未晚矣——人事檔案員帶領(lǐng)其前往縣檔案館補(bǔ)充查找，檔案館檔案員更熱情地協(xié)助該補(bǔ)充查找，促使其盡快補(bǔ)辦成功。無(wú)形之中，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提高。

再介紹一個(gè)檔案服務(wù)不盡如人意的實(shí)例。是有關(guān)“清退的公辦、民辦、代課教師”的統(tǒng)計(jì)、待遇問(wèn)題，由于各種原因?qū)е聶n案服務(wù)能力拖累人事政策實(shí)施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發(fā)了關(guān)于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發(fā)了補(bǔ)充通知，不可謂不重視。統(tǒng)計(jì)時(shí)間跨度大，節(jié)點(diǎn)是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對(duì)原始檔案的需求相當(dāng)嚴(yán)格和浩大。縣（區(qū)）教育部門進(jìn)行了實(shí)際操作。但是，兩年、三年眼看過(guò)去，相應(yīng)人員的統(tǒng)計(jì)、待遇仍未塵埃落定。一個(gè)重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴(yán)重，無(wú)法準(zhǔn)確摸底統(tǒng)計(jì)。檔案服務(wù)能力的弱化引發(fā)了相關(guān)人員及其家屬的強(qiáng)烈不滿，也給上級(jí)及時(shí)決策造成了困難。據(jù)悉，有的學(xué)校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學(xué)校檔案材料從改革開放起源?？h一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質(zhì)的材料都呈稀缺狀態(tài)。檔案如此缺失，怎么能指望相關(guān)人事政策順利實(shí)施、有關(guān)人員待遇政策及時(shí)落實(shí)？

人事檔案與文書檔案的關(guān)系，筆者概括為：互相補(bǔ)充，各有長(zhǎng)短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔(dān)心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個(gè)人為立卷單元，更穩(wěn)定，易查找），由《干部人事檔案管理細(xì)則》規(guī)范；文書檔案較綜合（比較包羅萬(wàn)象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規(guī)規(guī)范。

可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務(wù)能力；要提升檔案服務(wù)能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認(rèn)識(shí)和發(fā)揮人事檔案室和檔案館各自特有的長(zhǎng)處，彌補(bǔ)各自的不足。如，部分人士因身份問(wèn)題、歷史問(wèn)題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級(jí)人事政策文件要求提供多種檔案材料時(shí)，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務(wù)。上文所述補(bǔ)充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒(méi)有其工資信息，人事檔案員就必須引導(dǎo)其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導(dǎo)，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現(xiàn)的是：人事檔案與文書檔案的互補(bǔ)互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對(duì)提升檔案服務(wù)能力的自覺(jué)性。通過(guò)實(shí)際工作中對(duì)檔案服務(wù)對(duì)象的積極引導(dǎo)、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提升。

以上兩個(gè)事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務(wù)能力”的問(wèn)題。

一是：要加強(qiáng)身心修養(yǎng)，增強(qiáng)體魄，提高道德水準(zhǔn)。上述兩例，都是時(shí)間性較強(qiáng)的中心工作，要求在規(guī)定期限內(nèi)完成大量查檔工作，保障人事政策的按時(shí)實(shí)施。這就要求檔案員有在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行高強(qiáng)度勞動(dòng)的強(qiáng)健身體和道德勇氣，同時(shí)不能收取加班費(fèi)。檔案員面對(duì)這種政策性、應(yīng)急性的檔案服務(wù)，必須多一點(diǎn)義務(wù)思想、雷鋒精神，不斤斤計(jì)較經(jīng)濟(jì)待遇，以高質(zhì)量完成檔案服務(wù)為唯一追求。這是提升檔案服務(wù)能力的主體保證。

二是：要重視協(xié)調(diào)人際關(guān)系，包括與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，與其他部門的關(guān)系?；鶎尤耸聶n案室無(wú)法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長(zhǎng)期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對(duì)檔案服務(wù)要求甚為緊迫。怎么辦？除主動(dòng)加班加點(diǎn)，就只好請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排協(xié)助查檔人員。檔案服務(wù)過(guò)關(guān)，緊接著是干部、財(cái)務(wù)部門的流水作業(yè)，這就要與這些部門協(xié)調(diào)時(shí)間安排。良好的協(xié)調(diào)能力，是提升檔案服務(wù)能力的潤(rùn)滑劑。

三是：要引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段。本室正在進(jìn)行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務(wù)能力不提升？

一正一反，兩個(gè)檔案服務(wù)的例子，體現(xiàn)了提高檔案服務(wù)能力的必要性及部分實(shí)現(xiàn)途徑。追本溯源，提高檔案服務(wù)能力，不是空中樓閣，要從平時(shí)抓起、從檔案的管理環(huán)節(jié)抓起。

人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都關(guān)系到檔案服務(wù)能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務(wù)能力的關(guān)系。

收集能力。筆者平時(shí)注重主動(dòng)出擊，養(yǎng)成定時(shí)專項(xiàng)通知催收材料的習(xí)慣，各種登記表格也力求完善，便于到時(shí)即刻準(zhǔn)確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項(xiàng)催收通知分別與錄用人員材料、轉(zhuǎn)正人員材料、年度考核材料等常規(guī)材料有關(guān)。每年的相應(yīng)時(shí)間即通過(guò)寬帶教育網(wǎng)專線發(fā)出專項(xiàng)通知，收集進(jìn)度全部登記在專門表格，期限到達(dá)立即以手機(jī)短信催欠，保持相對(duì)高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強(qiáng)勢(shì)，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務(wù)能力的提升打下了物質(zhì)基礎(chǔ)。

整理能力。表現(xiàn)在整理方式的創(chuàng)新能力上。首先是整檔工具的“四大發(fā)明”：人事檔案裝訂專用穿引鉤（摒棄直形針）、目錄專用業(yè)務(wù)條章（摒棄傳統(tǒng)抄寫）、新錄用人員專用電子目錄、檔案分類專用架。其次是管理程序的統(tǒng)籌兼顧：先由專職檔案員做好檔案分類等技術(shù)密集型步驟，再定期聘請(qǐng)臨時(shí)人員協(xié)助完成上目錄、裝訂等勞動(dòng)密集型步驟。工具的創(chuàng)新和管理程序的合理化，使得檔案整理時(shí)間比傳統(tǒng)方式減少了50%以上，極大地強(qiáng)化了檔案整理能力，也把檔案管理員從繁重的體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，從而為提升檔案服務(wù)能力提供了足夠的空間。

利用能力。電子檔案是重要的輔助手段。本室早在2002年就完成了在職人員基本情況的電子化，近年在不斷推進(jìn)非在職（退休等）人員、未錄用人員、原民辦人員等諸類人員基本情況的電子化。檔案的電子化，推動(dòng)了檔案服務(wù)的“實(shí)時(shí)化”、“高效化”，能直接提升檔案員檔案服務(wù)的能力。

將檔案服務(wù)能力作為檔案事業(yè)的核心能力去建設(shè)，這是現(xiàn)代檔案發(fā)展的必然選擇。加強(qiáng)日常檔案管理，能有效地提升檔案服務(wù)能力，從而高質(zhì)量完成人事政策的落實(shí)等實(shí)際工作；人事政策等實(shí)際工作，又會(huì)催促檔案服務(wù)能力的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央組織部《干部檔案管理細(xì)則》安徽大學(xué)陳健論文《論我國(guó)檔案服務(wù)能力的建設(shè)》

作者簡(jiǎn)介：賴曉文，男，1969年7月生，福建省永定縣人，本科，館員；福建省永定縣教育局人事檔案室副主任（主持），1997年12月開始從事檔案工作。