淺析企業(yè)檔案在文化建設(shè)中的作用

袁威紅

摘 要：企業(yè)檔案真實(shí)記載著企業(yè)的發(fā)展的軌跡，是企業(yè)各項(xiàng)活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體的歷史記錄，是企業(yè)寶貴的不可再生的重要信息資源。企業(yè)文化能增強(qiáng)員工的凝聚力和向心力，是企業(yè)的靈魂。如何充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用，是檔案信息資源開發(fā)和利用的一個(gè)永恒的主題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 文化建設(shè) 開發(fā)利用

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）08（a）-0231-01

企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展歷程的載體，是企業(yè)歷史長卷，具有內(nèi)容豐富的文化特征。企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動過程中形成的，并以文字、圖片、圖紙、光盤、照片、音像、實(shí)物等各種載體形式存放的信息資源。只有將這些內(nèi)容豐富、形式多樣具有保存價(jià)值的原始記錄發(fā)揮作用才能體現(xiàn)出它的價(jià)值，是企業(yè)檔案工作意義深遠(yuǎn)、責(zé)任重大之所在，也是企業(yè)文化的重要組成部分和建設(shè)的切入點(diǎn)。

1 企業(yè)文化的內(nèi)涵、主體

企業(yè)文化是企業(yè)全體員工在長期的創(chuàng)業(yè)和發(fā)展過程中形成并共同遵守的思想作風(fēng)、基本信念、價(jià)值觀、行為準(zhǔn)則和最高目標(biāo)，具有鮮明的時(shí)代特色，是企業(yè)的靈魂。企業(yè)檔案是在企業(yè)各項(xiàng)活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體的歷史記錄，是企業(yè)寶貴的不可再生的重要信息資源。蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案中的企業(yè)信息是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動力。企業(yè)檔案不僅生動、鮮活地記載了企業(yè)的發(fā)展歷程，更為企業(yè)文化建設(shè)提供了真實(shí)、可靠的資料，成為企業(yè)文化建設(shè)的“添加劑”。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和改革開放的不斷深入，經(jīng)濟(jì)競爭正悄悄演變?yōu)楦鼮殡[蔽的文化競爭。而企業(yè)檔案，因其所具有的真實(shí)性、多元性和潛在的創(chuàng)造性，在企業(yè)文化建設(shè)中扮演重要角色。

企業(yè)文化對員工有感召力和凝聚力，能把人的興趣、思想、意識、觀念、需要和目的以及由此產(chǎn)生的行為統(tǒng)一起來，從而形成一種特有的價(jià)值觀在企業(yè)中延續(xù)，其中滲透了創(chuàng)業(yè)者個(gè)人和社會化過程中形成的價(jià)值觀和世界觀，也凝聚了企業(yè)在發(fā)展過程中形成的經(jīng)營理念。

企業(yè)文化的形成是依靠企業(yè)的主體形成并依靠他們傳輸?shù)狡髽I(yè)的每一個(gè)員工。企業(yè)文化包括三個(gè)部分：一是勞動文化，主體是勞動者，是最基本的企業(yè)人力資源；二是生產(chǎn)文化，主體是管理人員，包括企業(yè)的中、基層管理者，是企業(yè)管理核心，也是企業(yè)有計(jì)劃和組織實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)并完成企業(yè)總體目標(biāo)的重要組成部分；三是經(jīng)營文化，主體是決策層，是企業(yè)的戰(zhàn)略、策劃、經(jīng)營方向和企業(yè)重大事件的決策者，同時(shí)也是是企業(yè)文化的締造者，關(guān)系到企業(yè)的盈虧和發(fā)展。

2 企業(yè)檔案與文化建設(shè)的關(guān)系

企業(yè)要在瞬息萬變的市場競爭中持續(xù)、穩(wěn)定、和諧發(fā)展，必須重視企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)都是企業(yè)基礎(chǔ)管理的一部分，企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的靈魂，是企業(yè)在長期生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展歷程中沉淀提煉形成的，是企業(yè)形象、經(jīng)營理念、宣傳教育、行為方式的總和。加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，是內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外樹形象、提升企業(yè)管理水平、促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定、和諧發(fā)展的有效途徑。

3 企業(yè)檔案在文化建設(shè)中作用

檔案能夠真實(shí)的記錄企業(yè)文化及企業(yè)發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是對企業(yè)文化的歸納和梳理。

3.1 參考作用

為保證震后恢復(fù)重建工程進(jìn)度，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)工作同步進(jìn)行，工程技術(shù)操作人員須熟悉工藝設(shè)備流程、設(shè)備平面布置及相關(guān)電器、儀表的安裝、調(diào)試、檢驗(yàn)情況，盡快投入試車前的準(zhǔn)備，檔案人員主動利用庫存檔案，通過查閱、借閱、復(fù)印、掃描等方式，提供了大量的設(shè)備使用說明書、設(shè)計(jì)圖紙、施工圖等，滿足了災(zāi)后恢復(fù)重建工程試運(yùn)期對檔案的需要，發(fā)揮了企業(yè)檔案的參考作用。

3.2 憑證作用

會計(jì)檔案是企業(yè)檔案的組成部分，也是提供利用次數(shù)較多的檔案，其憑證作用非常明顯。無論是經(jīng)濟(jì)合同糾紛，稅務(wù)檢查、財(cái)務(wù)年度決算，還是資產(chǎn)評估利用方面，都需要詳實(shí)的數(shù)據(jù)資料，為清產(chǎn)核資工作的順利完成奠定了基礎(chǔ)。

3.3 記憶作用

要使“死”檔案變成活信息，就要對庫存檔案資源進(jìn)行深入挖掘，充分整合，利用各種載體檔案，編纂成內(nèi)容豐富、形式多樣的編研材料，為企業(yè)文化建設(shè)提供真實(shí)的素材。編研工作的開展，真實(shí)檔案素材的提供，展示了檔案工作者的智慧，發(fā)揮了檔案資源的記憶作用。

3.4 依據(jù)作用

企業(yè)檔案不但記載著搶建三線對國家所做的貢獻(xiàn)，還是維護(hù)核設(shè)施安全和廢物治理工作的真實(shí)記錄，又是保護(hù)環(huán)境、確保國土安全的重要依據(jù)。

3.5 教育作用

企業(yè)文化的核心是人，企業(yè)精神、企業(yè)形象等諸方面都是由人來體現(xiàn)的。檔案工作是給人一種普通、踏實(shí)、努力印象，每天接觸的工作簡單、機(jī)械、重復(fù)，沒有什么驚天動地，少有拋頭露面，鮮有轟轟烈烈，他們只為一個(gè)夢想，幾十年如一日，兢兢業(yè)業(yè)、踏踏實(shí)實(shí)，不求名、不為利。

3.6 宣傳作用

企業(yè)形象是社會公眾對企業(yè)及其行為所產(chǎn)生的各種感知、看法和認(rèn)識的綜合印象，是企業(yè)以證書、獎狀、錦旗、實(shí)物等載體形式表現(xiàn)出來的企業(yè)文化。企業(yè)檔案作為企業(yè)財(cái)富的資源，全方位提供了有關(guān)的圖片、照片、領(lǐng)導(dǎo)人視察、重要講話等依據(jù)性的真實(shí)材料。通過櫥窗、宣傳欄、簡報(bào)等形式，及時(shí)宣傳、報(bào)道企業(yè)的重大生產(chǎn)經(jīng)營、重點(diǎn)中心工作和成就風(fēng)貌等，增強(qiáng)員工對企業(yè)的歸屬感。

4 創(chuàng)新企業(yè)檔案工作，促進(jìn)文化建設(shè)

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的靈魂，沒有創(chuàng)新的文化就沒有創(chuàng)新的思想和員工。把創(chuàng)新的內(nèi)核植入企業(yè)價(jià)值觀，全方位融入到企業(yè)檔案管理和文化建設(shè)全過程，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新精神，以此激勵(lì)知識創(chuàng)新，促進(jìn)知識共享，實(shí)現(xiàn)知識增值，從而提升企業(yè)形象。

4.1 強(qiáng)化服務(wù)意識

加強(qiáng)員工對企業(yè)文化的接受、理解與認(rèn)同，使員工產(chǎn)生自覺的行動，通過教育和培訓(xùn)延續(xù)企業(yè)文化。做領(lǐng)導(dǎo)決策的有利助手，用戶需求的貼心向?qū)?，?shí)現(xiàn)檔案資源使用價(jià)值最大化。

4.2 加強(qiáng)教育溝通

加大對檔案利用者的教育與溝通，增強(qiáng)檔案意識和技能，為檔案資源的高效利用、價(jià)值實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)外在動力。多樣化、多角度、多層次滿足不同利用者在求證、尋史、教育等方面的需求。

4.3 開展形象宣傳

企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳，是企業(yè)管理文化的不同層面，對企業(yè)的生存與發(fā)展具有重要的作用。如編寫先進(jìn)人物宣傳冊，張貼警示性、啟發(fā)性的標(biāo)語等，提倡先進(jìn)的思維模式和規(guī)范的行為模式，提升企業(yè)社會地位，增加企業(yè)的文化附加值，不僅拓展了企業(yè)檔案資源保管和提供利用職能，還在很大程度上推動了企業(yè)文化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的全面發(fā)展。

5 結(jié)語

企業(yè)管理千頭萬緒，但不論業(yè)務(wù)經(jīng)營、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)狀況、企業(yè)文化等，都離不開企業(yè)檔案。企業(yè)文化是以價(jià)值觀為核心的思想行為規(guī)范。只有在日常經(jīng)營管理中細(xì)致、準(zhǔn)確保存好翔實(shí)完整的企業(yè)檔案，發(fā)揮檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用，使之物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化、行為典范化、制度規(guī)范化、精神境界化，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定、和諧發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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