醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新思路探究

孫琦

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及用人制度的改革，我國人事檔案管理也受到了明顯的影響。檔案管理一直以來都是醫(yī)院日常工作管理和正常運(yùn)行的重要內(nèi)容，尤其人事檔案管理不僅是醫(yī)院人力資源管理工作的重點(diǎn)，還是醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)人才合理配置、培養(yǎng)及內(nèi)部升遷調(diào)動的主要依據(jù)。筆者針對目前我國醫(yī)院人力資源管理及檔案管理的特點(diǎn)，探討醫(yī)院人事檔案管理模式及策略的創(chuàng)新思路，現(xiàn)綜述如下。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 醫(yī)院 創(chuàng)新思路

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）04（c）-0178-01

人事檔案的管理即人事檔案的收集、整理、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等活動對醫(yī)院人力資源工作正常開展具有非常重要的作用。醫(yī)院引進(jìn)的人才也應(yīng)該經(jīng)過其人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作。人事檔案管理工作理念就是“以人為本”，并將人事檔案管理人員的素質(zhì)及能力的培養(yǎng)作為人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)，再依據(jù)醫(yī)院的日常工作特點(diǎn)及發(fā)展的要求進(jìn)行人才的引進(jìn)、并實(shí)現(xiàn)人才資源合理配置[1]。然而，目前我國醫(yī)院在人事檔案管理方面仍較為落后，并沒有隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步而及時更新，所采用的傳統(tǒng)管理方式效率低下、已經(jīng)不能適應(yīng)目前醫(yī)院發(fā)展的需要。因此，在醫(yī)院人事檔案管理工作中積極進(jìn)行管理思路的創(chuàng)新和探究，對促進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展非常必要。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

目前，有很大一部分醫(yī)院尤其是小醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施不全，沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案儲存管理室。通常情況下，將檔案材料放在人力資源部的辦公室里，安全性低、易遭蟲蛀，且保密性差、很容易導(dǎo)致重要信息的泄漏[2]。醫(yī)院里的有一部分檔案管理人員并沒有受到過專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案管理的作用及意義也不甚了解，導(dǎo)致工作主動性差；還有一些檔案管理人員雖然具備相應(yīng)的專業(yè)知識，但管理水平卻有待提高，仍采用人工檢索的方式，在檔案管理及應(yīng)用方面沒有合理的操作規(guī)程，效率很低，且常常會導(dǎo)致檔案損害情況的發(fā)生[3]。另外，醫(yī)院人事檔案管理人員的還存在檔案意識較薄弱的問題，隨著時間的推移和人才的積累，檔案數(shù)量也越來越多，如果在管理方式上不能及時探索出創(chuàng)新思路，勢必造成檔案的管理質(zhì)量愈加低下。

2 人事檔案管理創(chuàng)新思路探究

2.1 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)及水平

醫(yī)院人事檔案管理人員由于缺乏一定的知識水平和專業(yè)技能，且檔案意識較為淡薄，這些都是影響其業(yè)務(wù)水平低下、工作積極性低的主要原因之一。事實(shí)上，檔案管理室一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，并不是按照一定流程機(jī)械的操作就可以做好的。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的逐步應(yīng)用，也對醫(yī)院人事檔案管理人員提出了更高的專業(yè)技能的要求，不僅需要能夠熟練操作軟件，更要注重自身的專業(yè)知識提升[4]。醫(yī)院在對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育時，應(yīng)該針對不同人員的特點(diǎn)、量身定制相應(yīng)的培訓(xùn)方案，如可以對相關(guān)人員以輪崗、輪流的方式進(jìn)行教育。培訓(xùn)結(jié)束后，可以舉辦一次業(yè)務(wù)知識的競賽，讓檔案管理人員在激烈競爭中不斷提高專業(yè)技能和管理水平，同時還能在一定程度上激發(fā)相關(guān)人員的工作積極性。

2.2 加快檔案現(xiàn)代化信息管理進(jìn)程推進(jìn)

進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新思路的探究就需要跟得上時代的步伐，逐步推進(jìn)檔案現(xiàn)代化信息管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)各種信息、資源的共享，不僅利于醫(yī)院內(nèi)部溝通交流，還能使醫(yī)院人事檔案管理的意義最大程度的展現(xiàn)出來。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，各個部門之間的資料傳送步驟就變得簡便快捷，其電子信息化管理的儲量很大、速度快、計(jì)算準(zhǔn)確，能夠明顯提高工作效率。加快檔案現(xiàn)代化信息管理進(jìn)程推進(jìn)，首先要完善醫(yī)院人事檔案管理的電子信息化系統(tǒng)，將檔案信息實(shí)現(xiàn)分區(qū)管理。還應(yīng)將檔案室、計(jì)算機(jī)室、辦公室分開設(shè)置，并通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系。計(jì)算機(jī)室和檔案室均安裝防輻射的基礎(chǔ)設(shè)施，在最大程度上減少電磁的干擾和降低設(shè)備發(fā)生損壞的可能性。此外，檔案電子信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)就必然要求將以往儲藏的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)。盡管工作量比較大，但對以后的醫(yī)院人事檔案管理提供了很大的便利，因此醫(yī)院應(yīng)該加大此方面的人力、物力的投入，加快紙質(zhì)檔案文件的掃描機(jī)輸入，同時要保證信息的準(zhǔn)確性。最終形成信息整理、查詢及維護(hù)為一體的完整的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展、壯大、數(shù)據(jù)庫的建立能夠使各個部門的工作配合地更默契，進(jìn)而提升整體的工作效率，并將會對醫(yī)院的成本控制和經(jīng)濟(jì)效益的增長具有很大的促進(jìn)作用。

2.3 不斷推行醫(yī)院人事檔案管理新模式

隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展和醫(yī)院人員的流動性增強(qiáng)，都使得醫(yī)院工作復(fù)雜度的提升了不少，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的日常管理工作需要和不斷發(fā)展的要求。近些年來，一些醫(yī)院開始實(shí)施人事檔案的代理制度，這也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要途徑之一[5]。實(shí)施人事檔案的代理制度首先要健全檔案代理管理制度，選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案代理結(jié)構(gòu)進(jìn)行合作，并在合作過程中不斷完善有關(guān)內(nèi)容，確保人事檔案代理管理工作按照醫(yī)院的發(fā)展需要進(jìn)行。此外，也要保證雙方管理網(wǎng)絡(luò)的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫(yī)院更規(guī)范高效地實(shí)施人力資源管理工作。

3 結(jié)語

人事檔案管理作為醫(yī)院日常工作管理和正常運(yùn)行的重要內(nèi)容，對醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)人才合理配置和逐步增加其經(jīng)濟(jì)效益都非常重要。傳統(tǒng)的檔案管理存在有管理人員專業(yè)知識和管理水平低下，檔案信息管理不善、收集不全，工作效率低下等問題。近些年，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷進(jìn)步，對醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理也提出了更高的要求。針對有關(guān)問題提出并實(shí)施了如下的管理創(chuàng)新思路：加強(qiáng)教育培訓(xùn)以提高檔案管理人員的素質(zhì)及水平，加快檔案現(xiàn)代化信息管理進(jìn)程的推進(jìn)，不斷推行醫(yī)院人事檔案管理新模式等，這對檔案管理工作水平的提高和醫(yī)院人力資源的可持續(xù)發(fā)展非常重要。

參考文獻(xiàn)

[1] 從文.干部人事檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].人力資源管理，2010，12（10）：35-37.

[2] 吳文玉.淺談醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].青海師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2012，34（1）：150-152.

[3] 房云鵬.新時期醫(yī)院人事檔案管理模式創(chuàng)新思考[J].大家健康，2013，7（11）：211-212.

[4] 朱曉凌.提高新時期醫(yī)院人事檔案管理工作體會[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2010，7（24）：182-183.

[5] 牛東華.淺議醫(yī)院人事檔案管理中的新模式二人事檔案代理[J].山西檔案，2010，34（5）：42-43.endprint