醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題及其改革思考

孫琦

摘 要：在醫(yī)院眾多的檔案管理中，人事檔案管理占有十分重要的地位，其不僅可反映人員的自身情況、政治面貌、工作經(jīng)歷、實(shí)踐技能，也可為醫(yī)院選擇優(yōu)秀人才、提高醫(yī)院治療水平提供依據(jù)。但在如今的醫(yī)院人事檔案過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，這不利于醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展。該文重點(diǎn)探討醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題并思考其改革措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案 管理 存在問(wèn)題 改革思考

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）05（a）-0191-01

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，有著重要的參考作用，其在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)以及開(kāi)具相關(guān)證明時(shí)都必不可少。醫(yī)院人事檔案則為反應(yīng)醫(yī)院職工工作表現(xiàn)的可靠記錄，它能夠?yàn)楣芾砣藛T提供醫(yī)院人力資源狀況及人才培養(yǎng)情況，并以此作為人員聘用及接收的依據(jù)，幫助醫(yī)院向更好的方向發(fā)展。然而，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及醫(yī)療水平的提高，醫(yī)院人事檔案管理方面也漸漸地顯現(xiàn)了一些問(wèn)題，這些都嚴(yán)重影響著人才的發(fā)掘及醫(yī)院的發(fā)展，因此要正確的思考醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題并采取積極地改革措施，為醫(yī)院更加公正健康的發(fā)展提供保證。本文就醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及改革措施探討如下。

1 檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)淡薄

隨著生活水平的日益提高，人們?cè)絹?lái)越要求高水平的醫(yī)療措施，這就導(dǎo)致了醫(yī)院過(guò)分關(guān)注醫(yī)療方面的發(fā)展，而忽略了人員的人事檔案管理。醫(yī)院?jiǎn)T工認(rèn)為檔案僅需醫(yī)院保存即可，對(duì)自身沒(méi)有重要影響；而檔案管理部門則認(rèn)為只要人員檔案不丟失、不損壞，他們的工作就完成了，不重視檔案管理的重要性，這些現(xiàn)象都突出了醫(yī)院人事檔案管理意識(shí)的淡薄。

1.2 管理制度及方法落后

現(xiàn)存的醫(yī)院人事檔案管理制度較為落后，通常對(duì)管理人員工作沒(méi)有硬性要求，他們的工作往往僅局限于保存、看管檔案；對(duì)記錄入檔的文件考核標(biāo)準(zhǔn)也不嚴(yán)格，沒(méi)有系統(tǒng)的鑒定、核實(shí)制度；同時(shí)，醫(yī)院也缺乏各項(xiàng)激勵(lì)、創(chuàng)新制度，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的要求。在管理方法上，醫(yī)院往往采取傳統(tǒng)的人工方式記錄入檔、保存、查閱，這些步驟不僅繁瑣，也效率低下，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量和利用率，耗費(fèi)人力物力，使檔案管理不公開(kāi)、不透明。

1.3 部分檔案完整性、真實(shí)性不全面

在人事檔案入檔時(shí)，其完整性和真實(shí)性大多無(wú)從考證。一些重要材料的填寫可能由于填寫人員態(tài)度不認(rèn)真，管理監(jiān)督人員審查不嚴(yán)格而導(dǎo)致內(nèi)容缺失、不完整；同時(shí)，考核鑒定標(biāo)準(zhǔn)、過(guò)程不嚴(yán)密，也不可避免的使人事檔案存在造假、摻假現(xiàn)象。

1.4 管理人員素質(zhì)欠佳

醫(yī)院大多數(shù)人事檔案管理人員并非專業(yè)出身，他們往往缺乏系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)，無(wú)法充分掌握管理工作的技能和要求，這些都造成了醫(yī)院人事檔案管理混亂。再加上醫(yī)院人員眾多、工作職能多樣，管理人員素食欠缺就更加突出了檔案管理中存在的問(wèn)題。

1.5 檔案管理硬件條件不足

盡管醫(yī)院在不斷擴(kuò)建，人員在不斷補(bǔ)充，可由于醫(yī)療用房依舊緊張，致使人事檔案管理部門的硬件條件并沒(méi)有隨之改善。檔案室的空間不足，檔案存放柜數(shù)量有限，檔案文件夾老化以及檔案室潮濕，人事檔案保密室保密措施不良等都是硬件條件不足的集中體現(xiàn)，這些都可能使醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)破損、丟失，造成無(wú)法避免的損失。[1-2]

2 對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的改革措施

2.1 增加各級(jí)人員的檔案管理意識(shí)

醫(yī)院要通過(guò)各種手段加強(qiáng)各部門、各人員對(duì)檔案管理的重視程度，包括在顯要位置擺放《檔案法》宣傳欄、定期組織檔案管理人員匯報(bào)工作以及在職工大會(huì)上強(qiáng)調(diào)人事檔案的重要性等?？傊?，要充分利用各種渠道、各種手段增加醫(yī)院人員整體的檔案管理意識(shí)。

2.2 完善管理制度及改善管理方法

要建立健全人事檔案管理制度，高度重視檔案管理工作，如嚴(yán)格規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)部門監(jiān)督責(zé)任，人事檔案管理人員職能，人事檔案入檔、查閱、銷毀原則等。同時(shí)，要改善現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理方法，引進(jìn)數(shù)字化、信息化的管理措施，將人員的人事檔案輸入到計(jì)算機(jī)中歸檔，這有利于檔案的高效管理、及時(shí)更新、快捷查閱參考等，使信息傳遞速度、范圍、方式進(jìn)入一個(gè)新時(shí)期，全面提高醫(yī)院人事管理的效能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、改革創(chuàng)新。

2.3 建立嚴(yán)格的檔案管理審查機(jī)制

為保證醫(yī)院人事檔案的完整度及真實(shí)性，醫(yī)院要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，使檔案持有人員、審查人員及管理人員都按章做事，在各個(gè)環(huán)節(jié)都不存在遺漏、松懈及懶散現(xiàn)象。對(duì)不完整的檔案內(nèi)容要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通知相關(guān)人員補(bǔ)充完整，對(duì)存在不真實(shí)及造假內(nèi)容的檔案要采取嚴(yán)格的懲罰措施，使任何人員都堅(jiān)守自己的職責(zé)，最大程度的保證檔案內(nèi)容完整、真實(shí)。

2.4 全面提高管理人員素質(zhì)

首先，醫(yī)院在新進(jìn)管理人員錄用方面要更加注重其專業(yè)素質(zhì)的考察，使這些人員能高效的發(fā)揮特長(zhǎng)，參與人事檔案管理；同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)在崗的管理人員要定期進(jìn)行開(kāi)會(huì)指導(dǎo)，使他們能夠更好的認(rèn)識(shí)到自己的工作職責(zé)，幫助醫(yī)院人事檔案管理制度更加完善。

2.5 提高檔案管理硬件條件

適當(dāng)?shù)脑黾俞t(yī)院在人事檔案管理方面的撥款，提高檔案管理室各方面的條件，使檔案管理?xiàng)l件更加適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展及人員擴(kuò)充，檔案查閱更加方便快捷。[3-4]

3 結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)，人才是最主要的競(jìng)爭(zhēng)熱點(diǎn)，而人事檔案又是記錄人才履歷的重要載體，所以對(duì)人事檔案的重視程度也在日益增加。醫(yī)院作為社會(huì)必不可少的服務(wù)部門，對(duì)人才的需求也與日俱增。及時(shí)的發(fā)現(xiàn)及挖掘現(xiàn)存人才，人事檔案占有不可替代的地位，因此，要求對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理更加適應(yīng)時(shí)代的需求。然而，在當(dāng)今醫(yī)院人事檔案管理中常存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題包括檔案管理意識(shí)淺薄、管理制度及方法老舊、管理人員素質(zhì)不足以及入檔管理規(guī)則不完善，檔案室條件不良等，它們都嚴(yán)重滯后了醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理。所以，針對(duì)以上出現(xiàn)的問(wèn)題，要積極地思考其改革措施。本文根據(jù)相應(yīng)問(wèn)題采取有效的改革策略，在一定程度上能夠改善醫(yī)院較為混亂的人事檔案管理機(jī)制，使各部門各盡其責(zé)，最大限度的幫助醫(yī)院完善人事檔案、挖掘人才，為醫(yī)院提供一個(gè)可靠的服務(wù)平臺(tái)，更好的為醫(yī)院及患者服務(wù)。盡管隨著時(shí)間的推移在管理上將會(huì)呈現(xiàn)其他的問(wèn)題，但現(xiàn)階段以上問(wèn)題的相應(yīng)改革策略有效，能規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理體制，值得推廣應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

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[3] 艾彩鑾.淺談醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2009，25（11）：173.

[4] 周海濤.醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)·科學(xué)管理與決策，2011（12）：137.endprint