社區(qū)公衛(wèi)檔案管理的實(shí)踐與探索

邱敏

[摘 要]本文就社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心公共衛(wèi)生檔案管理內(nèi)容分類(lèi)、整理、保管、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及考核、管理成效及存在的問(wèn)題等作一實(shí)踐總結(jié)，探索醫(yī)療衛(wèi)生改革的新形勢(shì)下如何規(guī)范公共衛(wèi)生檔案工作，推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心各項(xiàng)工作的開(kāi)展。（“社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心公共衛(wèi)生檔案”以下簡(jiǎn)稱(chēng)“社區(qū)公衛(wèi)檔案”，不含城鄉(xiāng)居民健康檔案。）

[關(guān)鍵詞]社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)；公共衛(wèi)生檔案管理

社區(qū)公共衛(wèi)生檔案是指社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在公共衛(wèi)生服務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公共衛(wèi)生檔案是醫(yī)療衛(wèi)生檔案的重要組成部分，在開(kāi)展社區(qū)醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計(jì)劃生育技術(shù)指導(dǎo)等“六位一體”的服務(wù)中具有十分重要的作用。本文作者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)社區(qū)公衛(wèi)檔案管理進(jìn)行探索，得到以下幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、準(zhǔn)確區(qū)分社區(qū)公衛(wèi)檔案的內(nèi)容分類(lèi)

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心一般與基層醫(yī)院、衛(wèi)生院實(shí)行“院站一體化管理”，社區(qū)公衛(wèi)檔案納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的總體分類(lèi)方案和歸檔范圍。社區(qū)公衛(wèi)檔案主要由疾病預(yù)防控制類(lèi)、衛(wèi)生監(jiān)督類(lèi)、婦幼保健類(lèi)等組成，分別列入分類(lèi)方案的一級(jí)類(lèi)目設(shè)置。（一）疾病預(yù)防控制類(lèi)包括：疫情、急性傳染病、免疫預(yù)防、艾滋病傳染性皮膚病、消毒與病媒、慢性傳染病、慢性非傳染性疾病、死因監(jiān)督、人口監(jiān)測(cè)、慢病監(jiān)測(cè)、地方病、寄生蟲(chóng)病、學(xué)生常見(jiàn)病、健康教育等。（二）衛(wèi)生監(jiān)督類(lèi)包括：建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道公共衛(wèi)生站所的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、人員、經(jīng)費(fèi)等文件，衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檢查員的聘任、培訓(xùn)、考核材料，衛(wèi)生監(jiān)督所沒(méi)有歸檔保管的本地相對(duì)管理人名冊(cè)、經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查指導(dǎo)材料，群眾投訴舉報(bào)登記本和協(xié)查材料。（三）婦幼保健類(lèi)包括：婦女保健、兒童保健工作材料。

二、嚴(yán)格社區(qū)公共檔案的整理質(zhì)量

社區(qū)公共檔案的整理具體由各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的公衛(wèi)科負(fù)責(zé)，公衛(wèi)科長(zhǎng)為第一責(zé)任人，具體整理工作由科室兼職檔案員負(fù)責(zé)，科室其他人員完成各自分管業(yè)務(wù)材料形成后的初步整理。按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，社區(qū)公衛(wèi)檔案首先區(qū)分年度，年度下按疾病預(yù)防控制類(lèi)、衛(wèi)生監(jiān)督類(lèi)、婦幼保健類(lèi)分類(lèi)，再區(qū)分內(nèi)容按問(wèn)題排列，按“件”整理裝訂。需要注意的問(wèn)題：由于公衛(wèi)檔案形成的特殊性，有些“件”頁(yè)數(shù)較多，如登記本（冊(cè)），為保持文件的內(nèi)在歷史聯(lián)系，均應(yīng)以一本（冊(cè)）為單位裝訂為一件，維持登記本（冊(cè)）的封面等原始面貌，每件內(nèi)頁(yè)均打印頁(yè)碼，件內(nèi)設(shè)置目錄以方便查找利用（特種載體另按要求整理歸檔）。

根據(jù)科室兼職檔案員較為熟悉業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)，歸檔文件的分類(lèi)、整理、裝訂、排列、編號(hào)、編目、目錄的著錄一般由公衛(wèi)科兼職檔案員負(fù)責(zé)，根據(jù)中心檔案室提供的EXCEL表格樣式進(jìn)行著錄，著錄的標(biāo)準(zhǔn)同中心檔案室的要求一致。著錄完畢后由中心檔案員審核，并導(dǎo)入檔案室的專(zhuān)門(mén)檔案管理系統(tǒng)（龍宇數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版，如是網(wǎng)絡(luò)版就直接著錄到檔案管理系統(tǒng)中）。中心檔案室在檔案裝訂前負(fù)責(zé)對(duì)永久、30年保管期限的社區(qū)公衛(wèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。

三、強(qiáng)調(diào)社區(qū)公衛(wèi)檔案的保管要求

鑒于社區(qū)公衛(wèi)檔案內(nèi)容的特殊性，上一年形成的檔案與下一年的工作密切相關(guān)，時(shí)常要查閱或參考，形成材料的科室利用檔案很頻繁。借鑒會(huì)計(jì)檔案形成后隔年移交的方法，社區(qū)公衛(wèi)檔案采取在公衛(wèi)科先暫存一年后，于次年一季度向中心檔案室移交統(tǒng)一保管。中心為公衛(wèi)科配備標(biāo)準(zhǔn)檔案柜用于一年暫存期檔案的保管，明確檔案保管責(zé)任以及平時(shí)借閱利用登記制度，特別注意社區(qū)公衛(wèi)檔案涉及到疫情、傳染病、艾滋病、死因、人口監(jiān)測(cè)等管理，具有一定的保密性，一般只有本公衛(wèi)科工作人員因工作需要可以借閱利用社區(qū)公衛(wèi)檔案，其他人員利用須經(jīng)得中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按制度辦理借閱手續(xù)方可利用；強(qiáng)調(diào)社區(qū)公衛(wèi)檔案一律不出借原件，以確保檔案的安全。

四、注重社區(qū)公衛(wèi)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及考核

市衛(wèi)生局每年負(fù)責(zé)邀請(qǐng)市檔案局業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)人員對(duì)各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)；每年要求中心檔案員完成省級(jí)檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平。如有檔案員更換，則當(dāng)年度必須參加省檔案管理崗位培訓(xùn)取得上崗證。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案員負(fù)責(zé)對(duì)公衛(wèi)科檔案整理的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及年終對(duì)公衛(wèi)科檔案工作的檢查評(píng)分。

市檔案局將社區(qū)公衛(wèi)檔案工作列入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心爭(zhēng)創(chuàng)市級(jí)“合格檔案室”的要求；市衛(wèi)生局將檔案工作的考核列入對(duì)各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心年度目標(biāo)責(zé)任制的考核，尤以對(duì)公衛(wèi)檔案的考核為重，與獎(jiǎng)懲密切掛勾，年終評(píng)選系統(tǒng)檔案工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人；各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心也將社區(qū)公衛(wèi)檔案管理列入中心目標(biāo)責(zé)任制考核的內(nèi)容，形成環(huán)環(huán)相扣、層層負(fù)責(zé)的良好局面，促使社區(qū)公衛(wèi)檔案得到較好的管理。

五、社區(qū)公衛(wèi)檔案管理的成效以及存在的問(wèn)題

根據(jù)嘉興市衛(wèi)生局、檔案局關(guān)于印發(fā)《嘉興市鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道衛(wèi)生院（社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心》檔案管理辦法（試行）及配套文件的通知要求，桐鄉(xiāng)市衛(wèi)生局下屬12個(gè)鎮(zhèn)街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，結(jié)合市級(jí)“合格檔案室”的創(chuàng)建，對(duì)于2008年以來(lái)形成的社區(qū)公衛(wèi)檔案，已在2013年上半年實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在2012年已全部配備龍宇數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，這一成果在嘉興市五縣二區(qū)中位列前茅。

但對(duì)于2008年以前形成的社區(qū)公衛(wèi)檔案，鑒于前期對(duì)此項(xiàng)工作的重視不夠，又因公衛(wèi)人員崗位流動(dòng)性大，對(duì)檔案保管不善，各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的公衛(wèi)檔案均有散失和不完整現(xiàn)象存在；2008年前積存的社區(qū)公衛(wèi)檔案由于公衛(wèi)科工作任務(wù)重、人員少，一直得不到全部整理和數(shù)字化，也不能得到很好的利用；檔案信息化建設(shè)尚沒(méi)有納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心整體信息化建設(shè)規(guī)劃之中，龍宇數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還停留在單機(jī)版操作，如能適應(yīng)信息化管理的發(fā)展升級(jí)到網(wǎng)絡(luò)版，將更有利于服務(wù)社區(qū)公共衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。