淺談會計檔案的功能與管理

張秀芹

[摘 要]會計檔案在油田生產(chǎn)建設(shè)中，有其重要的作用。會計檔案的收集、整理、保管、銷毀、利用都必須遵循國家財政部和國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及其實(shí)施辦法。

[關(guān)鍵詞]會計檔案；功能；管理

一、會計檔案的定義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，反映企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支情況的報告文件。

二、會計檔案的特點(diǎn)和功能

（一）會計檔案的特點(diǎn)

專業(yè)性：會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，與會計工作活動密切相關(guān)。

廣泛性：從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨(dú)會計核算的單位，都會形成會計檔案。

嚴(yán)密性：會計檔案形成過程具有嚴(yán)密性，一環(huán)扣一環(huán)，聯(lián)系緊密，在反映經(jīng)濟(jì)活動與財務(wù)收支方面缺一不可。

（二）會計檔案的功能

為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、企業(yè)原油上產(chǎn)進(jìn)行決策，對宏觀經(jīng)濟(jì)進(jìn)行監(jiān)督管理，提供真實(shí)可靠的信息。為研究財政經(jīng)濟(jì)、歷史和發(fā)展提供可靠史料。古人早已確切地道出了預(yù)算的重要性，因此做好企業(yè)全面預(yù)算管理是非常重要的。

三、科學(xué)管理檔案

（一）集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。

（二）收集齊全

“巧婦難為無米之炊”，做好檔案的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環(huán)節(jié)、采取各項(xiàng)有力措施，做好企業(yè)檔案的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率才有可能達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。

四、檔案工作信息化

檔案工作信息化是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化。因此企業(yè)檔案部門要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，為檔案工作信息化創(chuàng)造條件。

五、強(qiáng)化檔案保管條件及措施

加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫房“八防”設(shè)施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、丟失現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對電子檔案的信息保護(hù)。

六、檔案信息開發(fā)利用

檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)和信息管理化知識，提高信息共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便查閱者利用的條件。

通過對有關(guān)數(shù)據(jù)的分析，了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用，開展檔案利用跟蹤服務(wù)。

七、檔案的鑒定銷毀

隨著石油企業(yè)的發(fā)展，會計檔案數(shù)量的急劇增長，檔案庫容趨于飽和，面臨檔案數(shù)量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾，鑒定檔案時必須考慮的。

檔案保管和提供利用這個過程本身就是為了追求某種效益，所以檔案若不能滿足企業(yè)的需求，那么保管檔案就變成了無效勞動。特別是在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，在檔案部門財力有限，庫房緊張的狀況下，更需轉(zhuǎn)變只重社會效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念和做法，在對到期會計檔案的鑒定銷毀工作中重視保管費(fèi)用等因素，積極開展鑒定銷毀活動，這對優(yōu)化館藏，提高效益具有重要意義。

八、完善檔案管理制度

逐步建立健全企業(yè)會計檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則，運(yùn)用各種不同類型的手段和方式利用好企業(yè)會計檔案信息資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時代的電子會計檔案信息優(yōu)勢，提高企業(yè)會計檔案利用效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，逐步使企業(yè)會計檔案走入正軌。

會計檔案管理的法規(guī)規(guī)范制度不完善，不準(zhǔn)確，作為檔案工作的根本法律對企業(yè)檔案包括會計檔案工作做出了明確的法律規(guī)定，會計法二十三條規(guī)定：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案、妥善保管，對財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》第三條指出，各級人民政府和檔案行政部門共同負(fù)責(zé)會計檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

九、檔案管理存在的問題

會計檔案數(shù)量不斷增長，載體形式不斷增多，會計檔案由于是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中不斷產(chǎn)生，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)展，外部市場的增加，經(jīng)營活動的持續(xù)發(fā)展和時間的推延，企業(yè)積累的會計檔案數(shù)量迅速膨脹，特別是會計憑證，給檔案管理帶來難題，即便想銷毀也不能“直接鑒定”，不夠保管期限，再就是由于企業(yè)機(jī)構(gòu)頻繁改制、重組、撤銷、破產(chǎn)導(dǎo)致一部分會計檔案無法歸口管理。

十、提高檔案人員綜合素質(zhì)

提高會計檔案管理水平領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好會計檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵，擇優(yōu)選聘，要將那些有責(zé)任心、有經(jīng)驗(yàn)、有專長、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設(shè)立獎懲措施，獎勤罰懶，通過競爭激勵機(jī)制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)不斷提高。

總之，做好會計檔案的管理工作是我們的首要任務(wù)，只有檔案管理工作做好了，才能運(yùn)用好我們的檔案，讓它在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

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