淺析企業(yè)電子檔案管理

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到快速的普及，計(jì)算機(jī)成為人們工作和生活離不開的重要工具。在這種情況下，計(jì)算機(jī)技術(shù)得以應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中，這有效的提高了檔案工作的效率，使檔案管理的水平得到較大程度的提升，企業(yè)檔案管理工作開始向電子化方向轉(zhuǎn)化。本文從企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性入手，對(duì)當(dāng)前我國(guó)企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的具體措施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)電子檔案 管理 優(yōu)越性 現(xiàn)狀 措施

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）06（a）-0159-01

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案得到快速的發(fā)展起來，其主要是利用磁性介質(zhì)及計(jì)算機(jī)磁盤來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的存儲(chǔ)，具有通用性，而且易于保管和利用。數(shù)字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實(shí)體具有明顯的區(qū)別，數(shù)字檔案是通過字節(jié)和比特方式使檔案信息得以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行流動(dòng)，從而可以確保用戶可以隨時(shí)對(duì)自己所需要的檔案信息進(jìn)行查詢和使用。

1 企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費(fèi)時(shí)、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)提高了工作效率和對(duì)檔案信息的利用。主要優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.1 信息處理速度快

電子檔案的工作方式主要是將相關(guān)的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計(jì)算機(jī)中應(yīng)用設(shè)置好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理?？焖俚膶?shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的整理、統(tǒng)計(jì)分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

1.2 查閱方便

將檔案信息錄入后，自動(dòng)生成目錄和文獻(xiàn)檢索，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的查閱到相關(guān)信息，省去了查找的時(shí)間。

1.3 存儲(chǔ)穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，不僅浪費(fèi)空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲(chǔ)比較穩(wěn)定，只需要存儲(chǔ)在光盤、U盤或者存儲(chǔ)卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

1.4 實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用

在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質(zhì)檔案，不僅費(fèi)時(shí)，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)信息共享。通過閱讀權(quán)限的開通，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。

1.5 信息補(bǔ)錄方便

在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補(bǔ)充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且程序繁瑣。在數(shù)字?jǐn)?shù)電子檔案管理中，只需要輸入關(guān)鍵詞，查閱到對(duì)應(yīng)的檔案，然后對(duì)其進(jìn)行編輯即可，省時(shí)省力，提高了工作效率。

1.6 提高檔案工作者的工作效率

以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務(wù)量大，耗時(shí)耗力，檔案管理者根本沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)，更沒有精力研究對(duì)檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)，提高對(duì)檔案的利用效率。

2 當(dāng)前我國(guó)企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 電子檔案管理普及率低

盡管計(jì)算機(jī)在國(guó)內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用頻繁普及度廣，但大多是用在會(huì)議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會(huì)議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運(yùn)用的很少。即使有些企業(yè)運(yùn)用了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。

2.2 對(duì)電子檔案管理缺乏重視

很多企業(yè)的檔案管理人員，對(duì)制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對(duì)文件、圖片多次備份更罕見。時(shí)長(zhǎng)日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價(jià)值。

2.3 電子檔案自身存在缺陷

企業(yè)電子檔案的儲(chǔ)存方式一般是磁盤、磁性介質(zhì)等方式，這些儲(chǔ)存方式比較復(fù)雜，一旦儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生損壞時(shí)很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時(shí)電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。

3 加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的具體措施

3.1 構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建

電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實(shí)處，使之名副其實(shí)。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項(xiàng)管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個(gè)角落。

3.2 加強(qiáng)電子檔案的控制和管理

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3.3 建立檔案安全保障體系

建立健全檔案安全保障體系是維護(hù)企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個(gè)方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，維護(hù)電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔掌安全保障體系建沒，確保各項(xiàng)檔案安全管理措施落到實(shí)處。

3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)

由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動(dòng)，保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次是企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其更好的掌握信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)和，從而更好的適應(yīng)企業(yè)電子檔案發(fā)展的要求。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今我們處于信息化的時(shí)代，信息化已在我們生活中無所不在，同時(shí)也是企業(yè)檔案管理工作的重要發(fā)展方向。目前企業(yè)檔案管理電子化和信息化的實(shí)現(xiàn)，有效的提高了企業(yè)檔案管理的工作效率，為檔案工作的發(fā)展提供了必要指導(dǎo)信息，特別是在當(dāng)前新形勢(shì)下，企業(yè)更應(yīng)為檔案管理提供必要的設(shè)備和人才的培養(yǎng)環(huán)境，從而加快企業(yè)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 吳丹.試論如何解決電子檔案管理中的幾項(xiàng)關(guān)鍵問題[J].華章，2014（1）.

[2] 夏利宏.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].新西部（下半月），2009（8）.

[3] 秦艷梅，周玉英.淺談電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問題及其對(duì)策和建議[J].黑龍江史志，2009（15）.endprint