協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

朱丹++馬柯++王俊峰++高亞麗

摘 要：在信息化技術(shù)的高速發(fā)展下，企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中對(duì)事項(xiàng)執(zhí)行力的重視度也越來越高了，事項(xiàng)管理系統(tǒng)就是為提高企業(yè)的協(xié)同工作效率和執(zhí)行力而生的。本文從協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的意義出發(fā)，研究和分析了協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)的功能與架構(gòu)，并對(duì)各個(gè)模塊進(jìn)行了詳細(xì)說明。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公 事項(xiàng)管理 執(zhí)行力 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP18 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現(xiàn)代科技的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的辦公方式受自動(dòng)化技術(shù)的影響愈發(fā)明顯，無紙化辦公時(shí)代已經(jīng)來臨。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力急劇上漲的時(shí)代，僅僅能實(shí)現(xiàn)公文處理和信息交互的OA系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)展的需求，我們更要將目光著重于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、強(qiáng)化工作效率等方面，基于協(xié)同管理理論的辦公系統(tǒng)成為眾多企業(yè)的需要。事項(xiàng)管理作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要組成部分，是企業(yè)執(zhí)行能力、團(tuán)隊(duì)管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要體現(xiàn)。協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)的開發(fā)對(duì)企業(yè)工作執(zhí)行效率的提高具有重要的意義。

事項(xiàng)管理，又叫執(zhí)行力管理，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。事項(xiàng)管理是企業(yè)管理成敗的關(guān)鍵，事項(xiàng)管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)中各項(xiàng)工作進(jìn)行分解分配，最終工作根據(jù)完成期限落實(shí)到具體部門具體人員。通過對(duì)各項(xiàng)工作的落實(shí)和完成情況進(jìn)行追蹤管理，在實(shí)現(xiàn)信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領(lǐng)導(dǎo)得知已安排工作的分派情況和執(zhí)行情況，工作執(zhí)行人可以更加明確重要緊急級(jí)別工作事項(xiàng)，從而提升企業(yè)整體辦事效率。

1 事項(xiàng)管理系統(tǒng)功能分析

按照企業(yè)需求，事項(xiàng)管理系統(tǒng)要為不同的角色提供事務(wù)處理和管理功能，并要具有強(qiáng)大的監(jiān)控和追蹤功能，同時(shí)與即時(shí)通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)建立、事項(xiàng)分派（再分派）、事項(xiàng)執(zhí)行、事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)、事項(xiàng)回饋、事項(xiàng)審批、事項(xiàng)結(jié)案等八大功能，如圖1所示。

事項(xiàng)建立是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會(huì)議決定的決議、計(jì)劃分解的工作、紅頭文件中需要落實(shí)的事項(xiàng)等需要追蹤解決的事項(xiàng)，要求建立事項(xiàng)的追蹤機(jī)制，使其有跡可查。

事項(xiàng)分派是針對(duì)建立的事項(xiàng)，由事項(xiàng)的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項(xiàng)的落實(shí)。一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將工作事項(xiàng)分派給一個(gè)或多個(gè)二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)后，二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可將自己接到的工作事項(xiàng)拆分再分配，以此類推。事項(xiàng)執(zhí)行是事項(xiàng)執(zhí)行人（督辦人、執(zhí)行人、協(xié)助人）根據(jù)事項(xiàng)具體要求，進(jìn)行事項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)執(zhí)行。事項(xiàng)回饋是針對(duì)事項(xiàng)某一階段、某一時(shí)期、或者最終完成的情況，進(jìn)行事項(xiàng)完成情況的答復(fù)。事項(xiàng)審批針對(duì)執(zhí)行人提交的事項(xiàng)，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，事項(xiàng)管理系統(tǒng)的主要功能即能夠針對(duì)要追蹤落實(shí)的事項(xiàng)建立事項(xiàng)追蹤信息；對(duì)于較大事項(xiàng)進(jìn)行逐級(jí)分解執(zhí)行，明確各自角色及事項(xiàng)內(nèi)容；所有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都可以通過系統(tǒng)查看和指導(dǎo)下級(jí)工作；每項(xiàng)工作都可以針對(duì)事項(xiàng)處理結(jié)果進(jìn)行回饋；針對(duì)工作結(jié)果可形成給領(lǐng)導(dǎo)的簡(jiǎn)要報(bào)告；系統(tǒng)提供待辦工作事項(xiàng)和監(jiān)督工作事項(xiàng)的任務(wù)提醒、手機(jī)短信提醒、即時(shí)通訊提醒等多種提醒方式，并可根據(jù)事項(xiàng)的不同級(jí)別設(shè)置不同的提醒機(jī)制，使用戶第一時(shí)間了解到需要處理的業(yè)務(wù)信息。

2 事項(xiàng)管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)是讓企業(yè)在一個(gè)信息透明度高，上下級(jí)互動(dòng)性強(qiáng)的環(huán)境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協(xié)同辦公的意義所在。在系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)下級(jí)人員進(jìn)行權(quán)利分配，實(shí)現(xiàn)無紙化工作派發(fā)，而中級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接到的工作內(nèi)容可拆分再下發(fā)，每個(gè)用戶都可以看到下級(jí)用戶的工作進(jìn)展，可全程監(jiān)督工作的完成情況。有關(guān)學(xué)者對(duì)企業(yè)執(zhí)行力進(jìn)行多年研究，提出了執(zhí)行力七大要素—— “目標(biāo)、計(jì)劃、匯報(bào)、追蹤、總結(jié)、評(píng)估、標(biāo)準(zhǔn)”，即“OPRTAES”法則。在系統(tǒng)的具體實(shí)現(xiàn)中，根據(jù)此法則可設(shè)事項(xiàng)創(chuàng)建，事項(xiàng)處理，事項(xiàng)審核，事項(xiàng)追蹤四個(gè)模塊。

2.1 事項(xiàng)創(chuàng)建

事項(xiàng)創(chuàng)建是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會(huì)議決定的決議、計(jì)劃分解的工作、紅頭文件中需要落實(shí)的事項(xiàng)等，在系統(tǒng)中建立起需要追蹤解決的事項(xiàng)。需要注意的是建立事項(xiàng)的追蹤機(jī)制，使其有跡可查；事項(xiàng)分配即針對(duì)建立的事項(xiàng)，由事項(xiàng)的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項(xiàng)的落實(shí)。該模塊包括：事項(xiàng)列表，事項(xiàng)基本信息，事項(xiàng)分派信息，事項(xiàng)附件信息四個(gè)頁(yè)面。運(yùn)行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領(lǐng)導(dǎo)或者有此需求的人建立事項(xiàng)資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發(fā)起的所有事項(xiàng)資料信息；開發(fā)時(shí)應(yīng)設(shè)置事項(xiàng)提出日期≤計(jì)劃開始時(shí)間≤計(jì)劃完成時(shí)間；每次進(jìn)行事項(xiàng)分派時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生事項(xiàng)分派時(shí)間，對(duì)應(yīng)到執(zhí)行編號(hào)，和執(zhí)行人；事項(xiàng)分配選擇相應(yīng)人員，點(diǎn)擊分配，成功之后會(huì)給事項(xiàng)執(zhí)行人一條事項(xiàng)處理待辦任務(wù)；在填寫事項(xiàng)基本信息時(shí)可以設(shè)置事項(xiàng)級(jí)別“不重要/重要/非常重要”，系統(tǒng)會(huì)據(jù)此向執(zhí)行人發(fā)出事項(xiàng)順序提示。

事項(xiàng)建立成功后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙呀?、待分派”；事?xiàng)分派后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙逊峙?、在?zhí)行”。

2.2 事項(xiàng)處理

事項(xiàng)處理是當(dāng)用戶接收到領(lǐng)導(dǎo)分派的事項(xiàng)后，由事項(xiàng)的執(zhí)行人進(jìn)行事項(xiàng)處理或再分配的過程。事項(xiàng)執(zhí)行人可在系統(tǒng)中進(jìn)行事項(xiàng)執(zhí)行情況的回復(fù)，并發(fā)送簡(jiǎn)報(bào)給督辦人員。

事項(xiàng)處理模塊的頁(yè)面分為待辦事項(xiàng)、事項(xiàng)再分配、事項(xiàng)回復(fù)、事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)。在待辦事項(xiàng)頁(yè)面中可以查看上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)信息；事項(xiàng)再分派頁(yè)面中事項(xiàng)的待辦人可以將待辦事項(xiàng)再次向下級(jí)拆分分派；通過事項(xiàng)回饋頁(yè)面，待辦人可以時(shí)時(shí)將事項(xiàng)的進(jìn)度向上級(jí)反映；項(xiàng)執(zhí)行過程中，待辦人可不定期在事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)頁(yè)面中向上級(jí)提交事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)，主動(dòng)反映事項(xiàng)的進(jìn)展。

用戶需要針對(duì)事項(xiàng)某一階段、某一時(shí)期、或者最終完成的情況，進(jìn)行事項(xiàng)完成情況的答復(fù)，然后提交給事項(xiàng)發(fā)起人。提交成功后會(huì)給事項(xiàng)發(fā)起人一條事項(xiàng)審核的待辦任務(wù)；系統(tǒng)可以針對(duì)事項(xiàng)階段或最終完成情況給發(fā)起人一份簡(jiǎn)報(bào)描述，發(fā)送成功后會(huì)給發(fā)起人一條事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)的待辦提醒。事項(xiàng)執(zhí)行完畢提交跟催人后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙淹瓿?、待審核”?/p>

2.3 事項(xiàng)審核

事項(xiàng)審核是針對(duì)執(zhí)行人執(zhí)行完畢并提交的事項(xiàng)，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)執(zhí)行人對(duì)事項(xiàng)執(zhí)行情況的回復(fù)做審批和對(duì)事項(xiàng)的完成結(jié)果進(jìn)行評(píng)級(jí)，可將結(jié)果評(píng)級(jí)分為A/B/C/D四個(gè)等級(jí)。事項(xiàng)審核完成后系統(tǒng)刪除相應(yīng)人員首頁(yè)的事項(xiàng)處理待辦；若事項(xiàng)完成情況不理想，審核人可將事項(xiàng)退回上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，重新分派執(zhí)行。事項(xiàng)發(fā)起人對(duì)執(zhí)行人提交的事項(xiàng)核準(zhǔn)通過后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙呀Y(jié)案”。

2.4 事項(xiàng)追蹤

事項(xiàng)追蹤是為了讓有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)事項(xiàng)的進(jìn)行情況進(jìn)行跟蹤查看，也體現(xiàn)出了協(xié)同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個(gè)工作事項(xiàng)的詳細(xì)信息、狀態(tài)及其進(jìn)度。

3 結(jié)語(yǔ)

事項(xiàng)管理軟件演繹著先進(jìn)的管理思想和管理模式。它將執(zhí)行力管理集中到同一個(gè)平臺(tái)上，為企事業(yè)單位提供了功能強(qiáng)大的管控系統(tǒng)；同時(shí)，它規(guī)范了事務(wù)流程，便于事務(wù)處理；用戶只要能連接到互聯(lián)網(wǎng)，不論在何時(shí)、何地都可以處理自己的事務(wù)，達(dá)到了提升執(zhí)行力，提高管理效率的目的。在技術(shù)方面，可以利用通用業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行開發(fā)，能提高開發(fā)效率并節(jié)省開發(fā)成本。該系統(tǒng)作為協(xié)同辦公下的一個(gè)重分支，以其高度的實(shí)用性，在現(xiàn)代企業(yè)中得到了廣泛認(rèn)可，但其普及性依舊有待提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 曹彩鳳，王婕妤，高聰.執(zhí)行力管理軟件系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[J].電子設(shè)計(jì)工程，2011，19（3）.

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[3] 吳蕓，朱順痣.面向企業(yè)執(zhí)行力管理協(xié)同系統(tǒng)分析與構(gòu)建[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010（3）.

[4] 李春勇.淺談建筑施工企業(yè)安全生產(chǎn)執(zhí)行力[J].中國(guó)房地產(chǎn)業(yè)，2012（6）.endprint

摘 要：在信息化技術(shù)的高速發(fā)展下，企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中對(duì)事項(xiàng)執(zhí)行力的重視度也越來越高了，事項(xiàng)管理系統(tǒng)就是為提高企業(yè)的協(xié)同工作效率和執(zhí)行力而生的。本文從協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的意義出發(fā)，研究和分析了協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)的功能與架構(gòu)，并對(duì)各個(gè)模塊進(jìn)行了詳細(xì)說明。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公 事項(xiàng)管理 執(zhí)行力 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP18 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現(xiàn)代科技的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的辦公方式受自動(dòng)化技術(shù)的影響愈發(fā)明顯，無紙化辦公時(shí)代已經(jīng)來臨。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力急劇上漲的時(shí)代，僅僅能實(shí)現(xiàn)公文處理和信息交互的OA系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)展的需求，我們更要將目光著重于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、強(qiáng)化工作效率等方面，基于協(xié)同管理理論的辦公系統(tǒng)成為眾多企業(yè)的需要。事項(xiàng)管理作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要組成部分，是企業(yè)執(zhí)行能力、團(tuán)隊(duì)管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要體現(xiàn)。協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)的開發(fā)對(duì)企業(yè)工作執(zhí)行效率的提高具有重要的意義。

事項(xiàng)管理，又叫執(zhí)行力管理，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。事項(xiàng)管理是企業(yè)管理成敗的關(guān)鍵，事項(xiàng)管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)中各項(xiàng)工作進(jìn)行分解分配，最終工作根據(jù)完成期限落實(shí)到具體部門具體人員。通過對(duì)各項(xiàng)工作的落實(shí)和完成情況進(jìn)行追蹤管理，在實(shí)現(xiàn)信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領(lǐng)導(dǎo)得知已安排工作的分派情況和執(zhí)行情況，工作執(zhí)行人可以更加明確重要緊急級(jí)別工作事項(xiàng)，從而提升企業(yè)整體辦事效率。

1 事項(xiàng)管理系統(tǒng)功能分析

按照企業(yè)需求，事項(xiàng)管理系統(tǒng)要為不同的角色提供事務(wù)處理和管理功能，并要具有強(qiáng)大的監(jiān)控和追蹤功能，同時(shí)與即時(shí)通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)建立、事項(xiàng)分派（再分派）、事項(xiàng)執(zhí)行、事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)、事項(xiàng)回饋、事項(xiàng)審批、事項(xiàng)結(jié)案等八大功能，如圖1所示。

事項(xiàng)建立是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會(huì)議決定的決議、計(jì)劃分解的工作、紅頭文件中需要落實(shí)的事項(xiàng)等需要追蹤解決的事項(xiàng)，要求建立事項(xiàng)的追蹤機(jī)制，使其有跡可查。

事項(xiàng)分派是針對(duì)建立的事項(xiàng)，由事項(xiàng)的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項(xiàng)的落實(shí)。一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將工作事項(xiàng)分派給一個(gè)或多個(gè)二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)后，二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可將自己接到的工作事項(xiàng)拆分再分配，以此類推。事項(xiàng)執(zhí)行是事項(xiàng)執(zhí)行人（督辦人、執(zhí)行人、協(xié)助人）根據(jù)事項(xiàng)具體要求，進(jìn)行事項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)執(zhí)行。事項(xiàng)回饋是針對(duì)事項(xiàng)某一階段、某一時(shí)期、或者最終完成的情況，進(jìn)行事項(xiàng)完成情況的答復(fù)。事項(xiàng)審批針對(duì)執(zhí)行人提交的事項(xiàng)，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，事項(xiàng)管理系統(tǒng)的主要功能即能夠針對(duì)要追蹤落實(shí)的事項(xiàng)建立事項(xiàng)追蹤信息；對(duì)于較大事項(xiàng)進(jìn)行逐級(jí)分解執(zhí)行，明確各自角色及事項(xiàng)內(nèi)容；所有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都可以通過系統(tǒng)查看和指導(dǎo)下級(jí)工作；每項(xiàng)工作都可以針對(duì)事項(xiàng)處理結(jié)果進(jìn)行回饋；針對(duì)工作結(jié)果可形成給領(lǐng)導(dǎo)的簡(jiǎn)要報(bào)告；系統(tǒng)提供待辦工作事項(xiàng)和監(jiān)督工作事項(xiàng)的任務(wù)提醒、手機(jī)短信提醒、即時(shí)通訊提醒等多種提醒方式，并可根據(jù)事項(xiàng)的不同級(jí)別設(shè)置不同的提醒機(jī)制，使用戶第一時(shí)間了解到需要處理的業(yè)務(wù)信息。

2 事項(xiàng)管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)是讓企業(yè)在一個(gè)信息透明度高，上下級(jí)互動(dòng)性強(qiáng)的環(huán)境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協(xié)同辦公的意義所在。在系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)下級(jí)人員進(jìn)行權(quán)利分配，實(shí)現(xiàn)無紙化工作派發(fā)，而中級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接到的工作內(nèi)容可拆分再下發(fā)，每個(gè)用戶都可以看到下級(jí)用戶的工作進(jìn)展，可全程監(jiān)督工作的完成情況。有關(guān)學(xué)者對(duì)企業(yè)執(zhí)行力進(jìn)行多年研究，提出了執(zhí)行力七大要素—— “目標(biāo)、計(jì)劃、匯報(bào)、追蹤、總結(jié)、評(píng)估、標(biāo)準(zhǔn)”，即“OPRTAES”法則。在系統(tǒng)的具體實(shí)現(xiàn)中，根據(jù)此法則可設(shè)事項(xiàng)創(chuàng)建，事項(xiàng)處理，事項(xiàng)審核，事項(xiàng)追蹤四個(gè)模塊。

2.1 事項(xiàng)創(chuàng)建

事項(xiàng)創(chuàng)建是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會(huì)議決定的決議、計(jì)劃分解的工作、紅頭文件中需要落實(shí)的事項(xiàng)等，在系統(tǒng)中建立起需要追蹤解決的事項(xiàng)。需要注意的是建立事項(xiàng)的追蹤機(jī)制，使其有跡可查；事項(xiàng)分配即針對(duì)建立的事項(xiàng)，由事項(xiàng)的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項(xiàng)的落實(shí)。該模塊包括：事項(xiàng)列表，事項(xiàng)基本信息，事項(xiàng)分派信息，事項(xiàng)附件信息四個(gè)頁(yè)面。運(yùn)行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領(lǐng)導(dǎo)或者有此需求的人建立事項(xiàng)資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發(fā)起的所有事項(xiàng)資料信息；開發(fā)時(shí)應(yīng)設(shè)置事項(xiàng)提出日期≤計(jì)劃開始時(shí)間≤計(jì)劃完成時(shí)間；每次進(jìn)行事項(xiàng)分派時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生事項(xiàng)分派時(shí)間，對(duì)應(yīng)到執(zhí)行編號(hào)，和執(zhí)行人；事項(xiàng)分配選擇相應(yīng)人員，點(diǎn)擊分配，成功之后會(huì)給事項(xiàng)執(zhí)行人一條事項(xiàng)處理待辦任務(wù)；在填寫事項(xiàng)基本信息時(shí)可以設(shè)置事項(xiàng)級(jí)別“不重要/重要/非常重要”，系統(tǒng)會(huì)據(jù)此向執(zhí)行人發(fā)出事項(xiàng)順序提示。

事項(xiàng)建立成功后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙呀?、待分派”；事?xiàng)分派后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙逊峙?、在?zhí)行”。

2.2 事項(xiàng)處理

事項(xiàng)處理是當(dāng)用戶接收到領(lǐng)導(dǎo)分派的事項(xiàng)后，由事項(xiàng)的執(zhí)行人進(jìn)行事項(xiàng)處理或再分配的過程。事項(xiàng)執(zhí)行人可在系統(tǒng)中進(jìn)行事項(xiàng)執(zhí)行情況的回復(fù)，并發(fā)送簡(jiǎn)報(bào)給督辦人員。

事項(xiàng)處理模塊的頁(yè)面分為待辦事項(xiàng)、事項(xiàng)再分配、事項(xiàng)回復(fù)、事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)。在待辦事項(xiàng)頁(yè)面中可以查看上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)信息；事項(xiàng)再分派頁(yè)面中事項(xiàng)的待辦人可以將待辦事項(xiàng)再次向下級(jí)拆分分派；通過事項(xiàng)回饋頁(yè)面，待辦人可以時(shí)時(shí)將事項(xiàng)的進(jìn)度向上級(jí)反映；項(xiàng)執(zhí)行過程中，待辦人可不定期在事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)頁(yè)面中向上級(jí)提交事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)，主動(dòng)反映事項(xiàng)的進(jìn)展。

用戶需要針對(duì)事項(xiàng)某一階段、某一時(shí)期、或者最終完成的情況，進(jìn)行事項(xiàng)完成情況的答復(fù)，然后提交給事項(xiàng)發(fā)起人。提交成功后會(huì)給事項(xiàng)發(fā)起人一條事項(xiàng)審核的待辦任務(wù)；系統(tǒng)可以針對(duì)事項(xiàng)階段或最終完成情況給發(fā)起人一份簡(jiǎn)報(bào)描述，發(fā)送成功后會(huì)給發(fā)起人一條事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)的待辦提醒。事項(xiàng)執(zhí)行完畢提交跟催人后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙淹瓿伞⒋龑徍恕薄?/p>

2.3 事項(xiàng)審核

事項(xiàng)審核是針對(duì)執(zhí)行人執(zhí)行完畢并提交的事項(xiàng)，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)執(zhí)行人對(duì)事項(xiàng)執(zhí)行情況的回復(fù)做審批和對(duì)事項(xiàng)的完成結(jié)果進(jìn)行評(píng)級(jí)，可將結(jié)果評(píng)級(jí)分為A/B/C/D四個(gè)等級(jí)。事項(xiàng)審核完成后系統(tǒng)刪除相應(yīng)人員首頁(yè)的事項(xiàng)處理待辦；若事項(xiàng)完成情況不理想，審核人可將事項(xiàng)退回上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，重新分派執(zhí)行。事項(xiàng)發(fā)起人對(duì)執(zhí)行人提交的事項(xiàng)核準(zhǔn)通過后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙呀Y(jié)案”。

2.4 事項(xiàng)追蹤

事項(xiàng)追蹤是為了讓有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)事項(xiàng)的進(jìn)行情況進(jìn)行跟蹤查看，也體現(xiàn)出了協(xié)同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個(gè)工作事項(xiàng)的詳細(xì)信息、狀態(tài)及其進(jìn)度。

3 結(jié)語(yǔ)

事項(xiàng)管理軟件演繹著先進(jìn)的管理思想和管理模式。它將執(zhí)行力管理集中到同一個(gè)平臺(tái)上，為企事業(yè)單位提供了功能強(qiáng)大的管控系統(tǒng)；同時(shí)，它規(guī)范了事務(wù)流程，便于事務(wù)處理；用戶只要能連接到互聯(lián)網(wǎng)，不論在何時(shí)、何地都可以處理自己的事務(wù)，達(dá)到了提升執(zhí)行力，提高管理效率的目的。在技術(shù)方面，可以利用通用業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行開發(fā)，能提高開發(fā)效率并節(jié)省開發(fā)成本。該系統(tǒng)作為協(xié)同辦公下的一個(gè)重分支，以其高度的實(shí)用性，在現(xiàn)代企業(yè)中得到了廣泛認(rèn)可，但其普及性依舊有待提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 曹彩鳳，王婕妤，高聰.執(zhí)行力管理軟件系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[J].電子設(shè)計(jì)工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.棗礦集團(tuán)執(zhí)行力文化體系創(chuàng)新研究[D].天津：天津大學(xué)，2009.

[3] 吳蕓，朱順痣.面向企業(yè)執(zhí)行力管理協(xié)同系統(tǒng)分析與構(gòu)建[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010（3）.

[4] 李春勇.淺談建筑施工企業(yè)安全生產(chǎn)執(zhí)行力[J].中國(guó)房地產(chǎn)業(yè)，2012（6）.endprint

摘 要：在信息化技術(shù)的高速發(fā)展下，企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中對(duì)事項(xiàng)執(zhí)行力的重視度也越來越高了，事項(xiàng)管理系統(tǒng)就是為提高企業(yè)的協(xié)同工作效率和執(zhí)行力而生的。本文從協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的意義出發(fā)，研究和分析了協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)的功能與架構(gòu)，并對(duì)各個(gè)模塊進(jìn)行了詳細(xì)說明。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公 事項(xiàng)管理 執(zhí)行力 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP18 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現(xiàn)代科技的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的辦公方式受自動(dòng)化技術(shù)的影響愈發(fā)明顯，無紙化辦公時(shí)代已經(jīng)來臨。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力急劇上漲的時(shí)代，僅僅能實(shí)現(xiàn)公文處理和信息交互的OA系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)展的需求，我們更要將目光著重于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、強(qiáng)化工作效率等方面，基于協(xié)同管理理論的辦公系統(tǒng)成為眾多企業(yè)的需要。事項(xiàng)管理作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要組成部分，是企業(yè)執(zhí)行能力、團(tuán)隊(duì)管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要體現(xiàn)。協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)的開發(fā)對(duì)企業(yè)工作執(zhí)行效率的提高具有重要的意義。

事項(xiàng)管理，又叫執(zhí)行力管理，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力。事項(xiàng)管理是企業(yè)管理成敗的關(guān)鍵，事項(xiàng)管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)中各項(xiàng)工作進(jìn)行分解分配，最終工作根據(jù)完成期限落實(shí)到具體部門具體人員。通過對(duì)各項(xiàng)工作的落實(shí)和完成情況進(jìn)行追蹤管理，在實(shí)現(xiàn)信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領(lǐng)導(dǎo)得知已安排工作的分派情況和執(zhí)行情況，工作執(zhí)行人可以更加明確重要緊急級(jí)別工作事項(xiàng)，從而提升企業(yè)整體辦事效率。

1 事項(xiàng)管理系統(tǒng)功能分析

按照企業(yè)需求，事項(xiàng)管理系統(tǒng)要為不同的角色提供事務(wù)處理和管理功能，并要具有強(qiáng)大的監(jiān)控和追蹤功能，同時(shí)與即時(shí)通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)建立、事項(xiàng)分派（再分派）、事項(xiàng)執(zhí)行、事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)、事項(xiàng)回饋、事項(xiàng)審批、事項(xiàng)結(jié)案等八大功能，如圖1所示。

事項(xiàng)建立是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會(huì)議決定的決議、計(jì)劃分解的工作、紅頭文件中需要落實(shí)的事項(xiàng)等需要追蹤解決的事項(xiàng)，要求建立事項(xiàng)的追蹤機(jī)制，使其有跡可查。

事項(xiàng)分派是針對(duì)建立的事項(xiàng)，由事項(xiàng)的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項(xiàng)的落實(shí)。一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將工作事項(xiàng)分派給一個(gè)或多個(gè)二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)后，二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可將自己接到的工作事項(xiàng)拆分再分配，以此類推。事項(xiàng)執(zhí)行是事項(xiàng)執(zhí)行人（督辦人、執(zhí)行人、協(xié)助人）根據(jù)事項(xiàng)具體要求，進(jìn)行事項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)執(zhí)行。事項(xiàng)回饋是針對(duì)事項(xiàng)某一階段、某一時(shí)期、或者最終完成的情況，進(jìn)行事項(xiàng)完成情況的答復(fù)。事項(xiàng)審批針對(duì)執(zhí)行人提交的事項(xiàng)，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，事項(xiàng)管理系統(tǒng)的主要功能即能夠針對(duì)要追蹤落實(shí)的事項(xiàng)建立事項(xiàng)追蹤信息；對(duì)于較大事項(xiàng)進(jìn)行逐級(jí)分解執(zhí)行，明確各自角色及事項(xiàng)內(nèi)容；所有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都可以通過系統(tǒng)查看和指導(dǎo)下級(jí)工作；每項(xiàng)工作都可以針對(duì)事項(xiàng)處理結(jié)果進(jìn)行回饋；針對(duì)工作結(jié)果可形成給領(lǐng)導(dǎo)的簡(jiǎn)要報(bào)告；系統(tǒng)提供待辦工作事項(xiàng)和監(jiān)督工作事項(xiàng)的任務(wù)提醒、手機(jī)短信提醒、即時(shí)通訊提醒等多種提醒方式，并可根據(jù)事項(xiàng)的不同級(jí)別設(shè)置不同的提醒機(jī)制，使用戶第一時(shí)間了解到需要處理的業(yè)務(wù)信息。

2 事項(xiàng)管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

協(xié)同事項(xiàng)管理系統(tǒng)是讓企業(yè)在一個(gè)信息透明度高，上下級(jí)互動(dòng)性強(qiáng)的環(huán)境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協(xié)同辦公的意義所在。在系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)下級(jí)人員進(jìn)行權(quán)利分配，實(shí)現(xiàn)無紙化工作派發(fā)，而中級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接到的工作內(nèi)容可拆分再下發(fā)，每個(gè)用戶都可以看到下級(jí)用戶的工作進(jìn)展，可全程監(jiān)督工作的完成情況。有關(guān)學(xué)者對(duì)企業(yè)執(zhí)行力進(jìn)行多年研究，提出了執(zhí)行力七大要素—— “目標(biāo)、計(jì)劃、匯報(bào)、追蹤、總結(jié)、評(píng)估、標(biāo)準(zhǔn)”，即“OPRTAES”法則。在系統(tǒng)的具體實(shí)現(xiàn)中，根據(jù)此法則可設(shè)事項(xiàng)創(chuàng)建，事項(xiàng)處理，事項(xiàng)審核，事項(xiàng)追蹤四個(gè)模塊。

2.1 事項(xiàng)創(chuàng)建

事項(xiàng)創(chuàng)建是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作、會(huì)議決定的決議、計(jì)劃分解的工作、紅頭文件中需要落實(shí)的事項(xiàng)等，在系統(tǒng)中建立起需要追蹤解決的事項(xiàng)。需要注意的是建立事項(xiàng)的追蹤機(jī)制，使其有跡可查；事項(xiàng)分配即針對(duì)建立的事項(xiàng)，由事項(xiàng)的發(fā)起人分派給具體的執(zhí)行人、督導(dǎo)人、協(xié)助人，以便于事項(xiàng)的落實(shí)。該模塊包括：事項(xiàng)列表，事項(xiàng)基本信息，事項(xiàng)分派信息，事項(xiàng)附件信息四個(gè)頁(yè)面。運(yùn)行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領(lǐng)導(dǎo)或者有此需求的人建立事項(xiàng)資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發(fā)起的所有事項(xiàng)資料信息；開發(fā)時(shí)應(yīng)設(shè)置事項(xiàng)提出日期≤計(jì)劃開始時(shí)間≤計(jì)劃完成時(shí)間；每次進(jìn)行事項(xiàng)分派時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生事項(xiàng)分派時(shí)間，對(duì)應(yīng)到執(zhí)行編號(hào)，和執(zhí)行人；事項(xiàng)分配選擇相應(yīng)人員，點(diǎn)擊分配，成功之后會(huì)給事項(xiàng)執(zhí)行人一條事項(xiàng)處理待辦任務(wù)；在填寫事項(xiàng)基本信息時(shí)可以設(shè)置事項(xiàng)級(jí)別“不重要/重要/非常重要”，系統(tǒng)會(huì)據(jù)此向執(zhí)行人發(fā)出事項(xiàng)順序提示。

事項(xiàng)建立成功后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙呀ⅰ⒋峙伞?；事?xiàng)分派后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙逊峙?、在?zhí)行”。

2.2 事項(xiàng)處理

事項(xiàng)處理是當(dāng)用戶接收到領(lǐng)導(dǎo)分派的事項(xiàng)后，由事項(xiàng)的執(zhí)行人進(jìn)行事項(xiàng)處理或再分配的過程。事項(xiàng)執(zhí)行人可在系統(tǒng)中進(jìn)行事項(xiàng)執(zhí)行情況的回復(fù)，并發(fā)送簡(jiǎn)報(bào)給督辦人員。

事項(xiàng)處理模塊的頁(yè)面分為待辦事項(xiàng)、事項(xiàng)再分配、事項(xiàng)回復(fù)、事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)。在待辦事項(xiàng)頁(yè)面中可以查看上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)信息；事項(xiàng)再分派頁(yè)面中事項(xiàng)的待辦人可以將待辦事項(xiàng)再次向下級(jí)拆分分派；通過事項(xiàng)回饋頁(yè)面，待辦人可以時(shí)時(shí)將事項(xiàng)的進(jìn)度向上級(jí)反映；項(xiàng)執(zhí)行過程中，待辦人可不定期在事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)頁(yè)面中向上級(jí)提交事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)，主動(dòng)反映事項(xiàng)的進(jìn)展。

用戶需要針對(duì)事項(xiàng)某一階段、某一時(shí)期、或者最終完成的情況，進(jìn)行事項(xiàng)完成情況的答復(fù)，然后提交給事項(xiàng)發(fā)起人。提交成功后會(huì)給事項(xiàng)發(fā)起人一條事項(xiàng)審核的待辦任務(wù)；系統(tǒng)可以針對(duì)事項(xiàng)階段或最終完成情況給發(fā)起人一份簡(jiǎn)報(bào)描述，發(fā)送成功后會(huì)給發(fā)起人一條事項(xiàng)簡(jiǎn)報(bào)的待辦提醒。事項(xiàng)執(zhí)行完畢提交跟催人后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙淹瓿?、待審核”?/p>

2.3 事項(xiàng)審核

事項(xiàng)審核是針對(duì)執(zhí)行人執(zhí)行完畢并提交的事項(xiàng)，發(fā)起人查看其是否滿足預(yù)期要求、標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)執(zhí)行人對(duì)事項(xiàng)執(zhí)行情況的回復(fù)做審批和對(duì)事項(xiàng)的完成結(jié)果進(jìn)行評(píng)級(jí)，可將結(jié)果評(píng)級(jí)分為A/B/C/D四個(gè)等級(jí)。事項(xiàng)審核完成后系統(tǒng)刪除相應(yīng)人員首頁(yè)的事項(xiàng)處理待辦；若事項(xiàng)完成情況不理想，審核人可將事項(xiàng)退回上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，重新分派執(zhí)行。事項(xiàng)發(fā)起人對(duì)執(zhí)行人提交的事項(xiàng)核準(zhǔn)通過后，事項(xiàng)狀態(tài)變?yōu)椤耙呀Y(jié)案”。

2.4 事項(xiàng)追蹤

事項(xiàng)追蹤是為了讓有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)事項(xiàng)的進(jìn)行情況進(jìn)行跟蹤查看，也體現(xiàn)出了協(xié)同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個(gè)工作事項(xiàng)的詳細(xì)信息、狀態(tài)及其進(jìn)度。

3 結(jié)語(yǔ)

事項(xiàng)管理軟件演繹著先進(jìn)的管理思想和管理模式。它將執(zhí)行力管理集中到同一個(gè)平臺(tái)上，為企事業(yè)單位提供了功能強(qiáng)大的管控系統(tǒng)；同時(shí)，它規(guī)范了事務(wù)流程，便于事務(wù)處理；用戶只要能連接到互聯(lián)網(wǎng)，不論在何時(shí)、何地都可以處理自己的事務(wù)，達(dá)到了提升執(zhí)行力，提高管理效率的目的。在技術(shù)方面，可以利用通用業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行開發(fā)，能提高開發(fā)效率并節(jié)省開發(fā)成本。該系統(tǒng)作為協(xié)同辦公下的一個(gè)重分支，以其高度的實(shí)用性，在現(xiàn)代企業(yè)中得到了廣泛認(rèn)可，但其普及性依舊有待提升。

參考文獻(xiàn)

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