數(shù)據(jù)透視表在實(shí)驗(yàn)室管理中的應(yīng)用

段雷

摘要：分析了數(shù)據(jù)透視表的優(yōu)點(diǎn)，并列舉了一些實(shí)例，驗(yàn)證了數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用在實(shí)驗(yàn)室管理中可以提高工作效率，保證質(zhì)量，具有很好的應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)透視表；源文件；資產(chǎn)管理

中圖分類號(hào)：TP317.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）28-6793-05

在實(shí)驗(yàn)室管理中，包括資產(chǎn)管理，實(shí)驗(yàn)預(yù)約登記，開放性實(shí)驗(yàn)安排，實(shí)驗(yàn)成績(jī)記錄，儀器設(shè)備維修等工作需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)記錄、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)工作。很多工作需要通過EXCEL工作表來完成，同時(shí)實(shí)驗(yàn)室與其它如國資處、教務(wù)處、后勤管理處等部門需要進(jìn)行大量的不同形式報(bào)表的數(shù)據(jù)傳遞。如果這些數(shù)據(jù)的處理都通過人工錄入、造表，則工作量非常大。且在造表時(shí)，很容易出現(xiàn)漏寫，錯(cuò)填等失誤，造成記錄不一致，不全面等情況。

數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動(dòng)態(tài)表格，可以迅速分類匯總、比較、計(jì)算大量的數(shù)據(jù)，尤其可以通過源數(shù)據(jù)進(jìn)行不同項(xiàng)目，不同格式的分類匯總。得出不同的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，使得分析、組織復(fù)雜的數(shù)據(jù)更加快捷和有效。使用數(shù)據(jù)透視表，可以創(chuàng)建一個(gè)交互式表格，自動(dòng)提取、組織和匯總數(shù)據(jù)。例如：計(jì)算平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差、建立列聯(lián)表、計(jì)算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。根據(jù)不同部門的需要，將紛繁的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息，創(chuàng)建滿足各種需求的報(bào)表，以供研究和決策所用。

1 實(shí)驗(yàn)預(yù)約表的分類匯總

實(shí)驗(yàn)室管理中，預(yù)約實(shí)驗(yàn)，制訂實(shí)驗(yàn)課表是重要的教學(xué)工作，在每學(xué)期初，任課教師要將實(shí)驗(yàn)計(jì)劃報(bào)至實(shí)驗(yàn)室，以便制定學(xué)期實(shí)驗(yàn)計(jì)劃，安排儀器，人員，調(diào)整時(shí)間。該報(bào)表數(shù)據(jù)量很大，時(shí)間也從第1周到第20周，跨度很大，如圖1所示為學(xué)期實(shí)驗(yàn)課表源文件（部分），在實(shí)驗(yàn)室管理中，需要制定周計(jì)劃，同時(shí)還要將實(shí)驗(yàn)地點(diǎn)，人員標(biāo)識(shí)清楚，因此對(duì)該表需要進(jìn)行處理。

使用數(shù)據(jù)透視表可以很方便地對(duì)此表進(jìn)行處理。比如按照?qǐng)D2所示布局方法，以周次為頁，以星期和節(jié)次等為行數(shù)據(jù)，可以立即生成每周的實(shí)驗(yàn)課表，而且表格按照星期、節(jié)次順序排列，非常清楚。

如果要查看第12周的實(shí)驗(yàn)課表，可以在周次選取框中選擇第12周，如圖3所示為周次選取框：

生成的第12周實(shí)驗(yàn)課表如圖4所示：

為了方便各實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)備儀器和實(shí)驗(yàn)材料，還可以將同一個(gè)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)歸并到一起。這時(shí)只需將實(shí)驗(yàn)中心及室名項(xiàng)移至行選項(xiàng)的第一項(xiàng)，如圖5所示為調(diào)整后的布局。

經(jīng)過調(diào)整后，得到按不同實(shí)驗(yàn)中心排出的實(shí)驗(yàn)課表。如圖6所示：

如果需要各實(shí)驗(yàn)員察看自己負(fù)責(zé)的課表，可以將實(shí)驗(yàn)員項(xiàng)排在行選項(xiàng)的第一項(xiàng)，經(jīng)過調(diào)整布局，可以得到如圖7所示的實(shí)驗(yàn)員課表。通過這個(gè)表，實(shí)驗(yàn)員可以清晰地了解本周自己的實(shí)驗(yàn)任務(wù)。而且如果時(shí)間沖突，也很容易顯示出來，如圖7所示在星期1，星期2的9-10節(jié)，兩個(gè)實(shí)驗(yàn)課不同的內(nèi)容，不同的地點(diǎn)，卻安排了同一名實(shí)驗(yàn)員，發(fā)生了沖突，依此表可以發(fā)現(xiàn)問題，即時(shí)作出調(diào)整，避免教學(xué)事故發(fā)生。

在學(xué)期末統(tǒng)計(jì)各實(shí)驗(yàn)員工作量時(shí)，也可使用這樣的布局方式，周次選擇全部即可得出各實(shí)驗(yàn)員的全部工作量。如果不需要顯示細(xì)節(jié)，可以隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)，只列出每周的課時(shí)以及學(xué)期總課時(shí)。如圖8所示為實(shí)驗(yàn)員課時(shí)統(tǒng)計(jì)表。

為防止實(shí)驗(yàn)漏排，錯(cuò)排，還要匯總每個(gè)班級(jí)有實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)的課程，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)各周，各門課程的安排，與大綱相比較。以班級(jí)為頁選項(xiàng)，以課程為第一行選項(xiàng)，并統(tǒng)計(jì)每門課程的實(shí)驗(yàn)學(xué)時(shí)總和。如圖9所示為班級(jí)實(shí)驗(yàn)課表：

為了方便各位任課教師了解自己的實(shí)驗(yàn)課情況，可以將任課教師設(shè)置為頁選項(xiàng)，以課程為行選項(xiàng)第一項(xiàng)。如圖10所示為任課教師學(xué)期實(shí)驗(yàn)課表。任課教師可以方便查看自己每門課程的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目，實(shí)驗(yàn)時(shí)間，地點(diǎn)等內(nèi)容。

2 資產(chǎn)管理

學(xué)校的實(shí)驗(yàn)資產(chǎn)分布于各個(gè)系部，系部下面又包括不同的實(shí)驗(yàn)中心，實(shí)驗(yàn)室，大量的資產(chǎn)存放在實(shí)驗(yàn)室中，由于管理的需要，經(jīng)常需要不同的統(tǒng)計(jì)方法，使用數(shù)據(jù)透視表可以對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，整理，從而對(duì)資產(chǎn)情況有清晰的了解。如圖11為某系資產(chǎn)源數(shù)據(jù)表。

資產(chǎn)源數(shù)據(jù)表項(xiàng)目很多，數(shù)據(jù)量也很大，在工作中許多統(tǒng)計(jì)工作都要以此表為原始依據(jù)，采用數(shù)據(jù)透視表可以很方便進(jìn)行管理，比如要統(tǒng)計(jì)數(shù)控中心I實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備，可以設(shè)置布局如圖12所示，雖然原表格中項(xiàng)目很多，但可以根據(jù)需要只選擇少數(shù)統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目：

得到的表格如圖13所示：

通過這個(gè)表格，可以對(duì)某實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備基本情況如名稱、型號(hào)、領(lǐng)用人、價(jià)格等內(nèi)容有清晰的了解。更便于實(shí)驗(yàn)儀器的管理工作。

如果需要查看某人名下保管的儀器設(shè)備，可以將領(lǐng)用人設(shè)置為頁選項(xiàng)，點(diǎn)擊相應(yīng)人名，可以立即查看其名下資產(chǎn)，如圖14所示為各人名下領(lǐng)用的資產(chǎn)清單：

數(shù)據(jù)透視表的名字來源于它具有表格透視的能力，即從大量看似無關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系，以便從不同角度查看數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用在實(shí)驗(yàn)室管理中使許多復(fù)雜問題簡(jiǎn)單化并極大地提高工作效率，保證工作計(jì)劃的準(zhǔn)確，將實(shí)驗(yàn)室工作更好地完成。

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