國家治理能力現(xiàn)代化視角下提升檔案人員工作效能的思考

劉麗華

摘要：實現(xiàn)國家治理體系和國家治理能力現(xiàn)代化是黨的十八屆三中全會和國家“十三五”規(guī)劃提出的全面深化改革的主要目標(biāo)，實現(xiàn)這一目標(biāo)需要切實提升社會管理的質(zhì)量與效率.檔案工作為社會發(fā)展提供全面的、準(zhǔn)確的、真實的歷史憑證，是我國社會發(fā)展各項事業(yè)得以順利展開的基礎(chǔ)信息資源.本文總結(jié)了檔案管理人員端正工作態(tài)度、提升工作熱情度和服務(wù)質(zhì)量的重要意義，進(jìn)而在人性分析的基礎(chǔ)上剖析了造成檔案管理工作效能低下的原因，最后從軟硬件、制度和理念三個方面對提升檔案管理人員工作效能的思考.

關(guān)鍵詞：檔案工作人員;管理;效能;思考

中圖分類號：G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1673-260X（2019）02-0127-03

要實現(xiàn)我國現(xiàn)代化國家治理體系的構(gòu)建以及治理能力的提升必須要依靠創(chuàng)新性的社會管理思想、技術(shù)、方法來驅(qū)動傳統(tǒng)的社會管理模式進(jìn)行改革，進(jìn)而構(gòu)建起符合現(xiàn)代治理模式的社會管理機制.當(dāng)前，我國正在努力打造服務(wù)型政府，但是，在促進(jìn)服務(wù)型政府建設(shè)的過程中依然存在一些不利于促進(jìn)和諧社會進(jìn)程的現(xiàn)象，例如由職業(yè)倦怠、勤政觀念淡薄等因素引起檔案人員工作效能低下行為，在新時代的背景下無法充分發(fā)揮檔案工作的積極作用.

1 社會管理創(chuàng)新背景下提升檔案人員工作效能的價值

和諧社會的本質(zhì)包含社會大系統(tǒng)內(nèi)各層級之間以及各層級內(nèi)部的和諧.檔案部門與其他系統(tǒng)的和諧與否體現(xiàn)在其與服務(wù)對象進(jìn)行溝通服務(wù)的效率與質(zhì)量上，即勤政積極的檔案人員所進(jìn)行的檔案管理活動能夠獲得服務(wù)客體的好評，進(jìn)而促進(jìn)整個部門工作效率的提升.

檔案管理人員對整個部門來說其重要作用不言而喻，其工作態(tài)度與自身素質(zhì)決定部門效能的高低.從內(nèi)部角度來看，某些檔案管理活動惰性、低效行為主要表現(xiàn)為內(nèi)部各子系統(tǒng)及人員之間職能分工不清、部分領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)意識缺乏，子系統(tǒng)之間聯(lián)系松散無序.因此，只有提升檔案人員的工作熱情度，積極性，樹立服務(wù)理念，實現(xiàn)組織內(nèi)部各系統(tǒng)之間的良性溝通，明晰各子系統(tǒng)的職能定位，才能更好地輔助組織實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)[1].

2 目前檔案管理工作存在的主要問題

2.1 組織對檔案工作的重視程度不足

一些組織和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案就是簡單的抄抄寫寫、信息資料的堆放、累積、搜集、整理、借閱登記，與組織的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益并不直接掛鉤，由于對其理解的誤區(qū)，導(dǎo)致一些組織認(rèn)為任何人任何專業(yè)都可以從事檔案管理工作，僅僅保證資料不丟失，查找有根據(jù)，借閱有痕跡即是檔案管理的全部工作.這種對檔案工作錯誤認(rèn)識、不重視的做法，勢必?zé)o法滿足組織的現(xiàn)代化管理需求.

2.2 檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)不高，管理層次較低

檔案管理的工作效率關(guān)鍵在于檔案人員，“人”是檔案管理中最重要的、最關(guān)鍵的因素，一般來說，檔案管理人員應(yīng)該具備三大基本素質(zhì)，如圖1所示：

從各行業(yè)檔案管理工作實際來看，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，通常存在以下現(xiàn)象.首先，部分檔案管理人員專業(yè)不對口，對檔案管理工作的性認(rèn)識不到位，不了解管理檔案管理的業(yè)務(wù)要求，對檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂、調(diào)閱等業(yè)務(wù)不熟悉.更有一些因調(diào)整崗位而被動從事檔案工作的人員進(jìn)行檔案管理工作，這種跨專業(yè)的人員調(diào)整，對檔案管理的質(zhì)量提出了較大的挑戰(zhàn).其次，部分檔案管理人員沒有崗前培訓(xùn)的經(jīng)歷.崗前培訓(xùn)對從業(yè)人員從事某專業(yè)領(lǐng)域工作具有積極的作用，在有限的時間內(nèi)，集中獲取職業(yè)理論知識，進(jìn)行工作實踐操練，是入職后從事專業(yè)工作的保證，檔案人員在崗前進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的崗前培訓(xùn)，能夠促使其入職后迅速進(jìn)步職業(yè)角色，縮短職業(yè)迷茫期，保證工作質(zhì)量.最后，部分檔案人員缺少職業(yè)認(rèn)同感.職業(yè)認(rèn)同感是來自從業(yè)者內(nèi)心的對于所從事職業(yè)的高度認(rèn)同和熱愛.這種職業(yè)認(rèn)同感能夠成為積極努力工作，克服任何困難的首要推動力，它可以將職業(yè)理想通過職業(yè)實踐活動現(xiàn)實化，并且在該過程中不計或忽略成本付出.檔案人員如果能夠?qū)n案工作有較高的職業(yè)認(rèn)同感，那么，在檔案管理工作實踐中必然會兢兢業(yè)業(yè)、主動創(chuàng)新、不斷提高檔案管理工作效率.

2.3 檔案館室硬件設(shè)施不齊全

理論上，檔案室的設(shè)置和相關(guān)硬件設(shè)施均有一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求.如檔案館室除了能夠充足存放現(xiàn)有資料外，還應(yīng)考慮留足一定的發(fā)展空間;地板所承受重量不得超過1240KG/M;為了保證檔案資料的安全，降低水淹、曝曬和火災(zāi)的風(fēng)險，故檔案室一般應(yīng)采用防火防盜門、窗，并在門窗加入防塵膠條.檔案室的人工照明應(yīng)選用防爆燈，以防普通照明用時過長而產(chǎn)生火災(zāi)危險;為了保證紙質(zhì)檔案的存放質(zhì)量，檔案室應(yīng)安裝全天候溫控裝置，將溫濕度控制在合理范圍.但在檔案工作的實踐中，受各單位發(fā)展重點、財力等因素限制，一些單位沒有專門的檔案館室，霉變、蟲蛀問題屢屢發(fā)生得不到解決，造成檔案材料的缺失、損毀.

2.4 檔案管理方式陳舊，缺乏創(chuàng)新

由于部分檔案人員素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)的檔案管理技能，檔案管理方式陳舊落后，如借閱未登記或登記不清，催還不到位或借出不還，有些檔案管理人員雖有心進(jìn)行管理，但礙于情面或熟人而隨意借出和收回，這種缺乏科學(xué)性、規(guī)范性的檔案管理，極易使檔案文件的完整性受損.落后的管理方式，造成檔案管理的缺位，使檔案管理工作混亂無序.

2.5 檔案管理保密程度不高

檔案人員的基本工作職責(zé)就是確保檔案文件，不丟、不亂、不壞、不散.這就要求檔案人員要保持檔案的完整性、集中性、整齊性和安全性.對于部分涉密檔案文件，檔案人員要有足夠的保密意識，不僅要保證檔案文件的實體安全還要保證檔案文件的內(nèi)容安全，使在規(guī)定保密期限內(nèi)的保密檔案文件保持其秘密性.

3 阻礙檔案管理人員工作效能提升的因素分析

3.1 人性的假設(shè)

3.1.1 “經(jīng)濟(jì)人”的假設(shè).這種假設(shè)來自亞當(dāng)？斯密關(guān)于勞動交換的經(jīng)濟(jì)理論，該理論認(rèn)為一般來說，個體的行為活動是受其自身最大利益的驅(qū)動，個體在組織內(nèi)的積極行為與其獲得職業(yè)酬金的目標(biāo)息息相關(guān)，而且，該理論認(rèn)為受人的懶惰性的影響大部分人都會存在逃避勞動的可能.

3.1.2 “性惡論”的假設(shè).作為儒家的集大成者，荀子提出性惡論，隨后，法家代表韓非子發(fā)展了性惡論.荀子認(rèn)為人性本來就是惡的，人都會有餓了想要吃東西，冷了想要保暖，累了想要休息，喜歡利益而厭惡禍害，這些選擇行為自人生下來不需要學(xué)習(xí)就會有的.因而必須采取全過程的控制方法，強化指導(dǎo)和監(jiān)督.

3.2 基于人性假設(shè)基礎(chǔ)上的原因分析

3.2.1 崗位職責(zé)界定模糊，為推諉提供客觀依據(jù).崗位職責(zé)劃分是對每個職位的工作內(nèi)容、權(quán)限、責(zé)任、工作標(biāo)準(zhǔn)及升遷范圍等有關(guān)事項的清晰界定.它是工作人員開展職業(yè)活動的重要基礎(chǔ)，是賦予工作人員權(quán)力與責(zé)任的主要依據(jù)，也是決定工作人員工作效率的關(guān)鍵因素.但是，就當(dāng)前而言，一些組織和部門對檔案相關(guān)崗位任務(wù)和崗位職責(zé)內(nèi)容界定模糊，缺少清晰的量化指標(biāo).例如，在職責(zé)中經(jīng)常使用“其他事項”等模糊性詞匯，使得檔案管理人員有理由不履行其職業(yè)職責(zé)，為推諉提供客觀依據(jù).

3.2.2 服務(wù)觀念缺失.一般來說，思想指導(dǎo)行為，理念決定行動，檔案管理工作者的思想和理念是檔案管理人員依規(guī)提供檔案服務(wù)過程中所具有的信念、想法、觀念.從近幾年媒體所曝光的檔案服務(wù)不及時、不配合、踢皮球等事例，可以看出部分檔案管理人員的服務(wù)觀念缺失，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到建設(shè)和諧社會的要求.原因包括兩個方面：一是對檔案工作的職業(yè)理想缺失，職業(yè)認(rèn)同度不高，個別檔案管理人員在思想上并不能使自己的職業(yè)活動與職業(yè)責(zé)任實現(xiàn)一致，而是單純的將其視為獲得薪金報酬的平臺.二是受落后傳統(tǒng)意識的影響.一些檔案從業(yè)者在職業(yè)實踐過程中服務(wù)意識較弱，缺乏主動服務(wù)的意識.

3.2.3 評價體系不完善.評價體系的不完善為檔案管理人員的低效工作行為提供了評價漏洞，主要包括三個方面.首先，評價指標(biāo)體系設(shè)置不合理甚至缺失，造成對其職業(yè)行為的評價真空;其次，評價形式與方法單一傳統(tǒng)，個別組織和部門往往僅通過年終的個人工作總結(jié)進(jìn)行自我評價，無法實現(xiàn)上級、下級、同級和服務(wù)對象等全方位的360度評價.最后，一些組織和部門因自身對信息化的接受和普及程度的限制，在實踐中缺少具體解決問題的資源和技術(shù)手段的支持.

4 檔案管理人員工作效率提升的思考

4.1 培養(yǎng)檔案管理人員端正的職業(yè)態(tài)度和職業(yè)精神

通過全方位渠道培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)精神，端正職業(yè)態(tài)度是提升檔案管理工作效率的重要途徑[2].可以通過自身以及外在兩個途徑培養(yǎng).一方面，從自身角度來說，不斷進(jìn)行個體價值觀、世界觀的改造是根本.積極工作的重點在于積極，積極是一種態(tài)度，是一種意愿.這種態(tài)度和意愿來自檔案管理人員的自身，特別是自身的認(rèn)識，而且，當(dāng)這種積極被培養(yǎng)起來并形成習(xí)慣后，會對整個系統(tǒng)產(chǎn)生良性的影響和促進(jìn)作用，進(jìn)而形成正向的組織文化，從根本上確保組織效能的提升.另一方面，創(chuàng)新培養(yǎng)積極職業(yè)意識的手段，一般來說，可以創(chuàng)設(shè)和提供多種學(xué)習(xí)平臺，當(dāng)前是信息化時代，打造多元信息平臺，使檔案管理人員多渠道、及時性的深入認(rèn)識和理解服務(wù)精神、服務(wù)的本質(zhì)以及檔案工作的重要性，進(jìn)而堅定職業(yè)態(tài)度，實現(xiàn)真誠服務(wù)的目標(biāo).

4.2 科學(xué)明晰界定崗位職責(zé)

檔案管理人員的工作實踐是有據(jù)可循的，是依規(guī)進(jìn)行的.檔案管理工作的崗位職責(zé)就是其檔案實踐活動的主要依據(jù)，也是對其進(jìn)行工作效能考核的基本標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)明晰的崗位職責(zé)劃分將合理控制檔案管理人員的工作行為.因此，必須按照“依編設(shè)崗、依崗定員、按崗分工、責(zé)任明確”等原則進(jìn)行崗位職責(zé)劃分和界定，以確保檔案工作的明確性，減少推諉扯皮的可能.

4.3 加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)是指隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展及廣泛應(yīng)用，將信息技術(shù)融入檔案管理中，發(fā)現(xiàn)新情況，處理新問題，確立信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本方式，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)，檔案信息化建設(shè)是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路.當(dāng)前，可從以下幾個方面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程.

首先，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入.對一些重點設(shè)備加大投入，滿足使用需求，如服務(wù)器、高速掃描儀、存儲、刻錄機、溫度濕度傳感器、UPS電源等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享.其次，重點推進(jìn)檔案信息相關(guān)網(wǎng)站建設(shè).可根據(jù)各組織的實際情況完善網(wǎng)站版面內(nèi)容，對一些板塊進(jìn)行整合，實現(xiàn)檔案資源的共享，更好地為社會各界提供信息服務(wù).最后，提供多樣化培訓(xùn)平臺，提升檔案人員綜合素質(zhì).通過崗前培訓(xùn)和在線學(xué)習(xí)平臺對檔案人員的計算機應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備等方面進(jìn)行培訓(xùn)，提升其計算機操作和運用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，積極培養(yǎng)檔案管理和計算機操作兼容并進(jìn)的全面型人才.

4.4 進(jìn)一步完善檔案管理的硬件和軟件資源建設(shè)

首先，應(yīng)合理分配保存檔案的專有庫房，從庫房面積、庫房質(zhì)量等全面考慮，避免檔案庫房出現(xiàn)潮濕、門窗破損、安全性較差、滅火設(shè)備缺失，溫度濕度傳感器失靈、檔案箱柜數(shù)量不足等問題.另應(yīng)充分考慮庫房的面積，有充分的空間保存規(guī)定時間內(nèi)的檔案實體文件.

其次，檔案人員應(yīng)該具備一定的檔案管理理論基礎(chǔ)、實踐操作能力和職業(yè)熱情，能夠嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)裝訂檔案文件，能夠?qū)嵨餀n案、電子檔案、文書檔案等分類整理，貼合規(guī)范要求.

最后，建立健全檔案管理制度.在現(xiàn)有系列檔案管理制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)社會發(fā)展和服務(wù)對象的切實需要進(jìn)一步完善檔案管理相關(guān)制度，在檔案的收集、整理、歸檔、查閱等各流程實現(xiàn)制度化、科學(xué)化、規(guī)范化.例如，各組織應(yīng)建立和完善檔案借閱和登記制度，通過設(shè)立紙質(zhì)版或電子版的借閱檔案文件登記表、查閱目錄表等對檔案的日常流動進(jìn)行嚴(yán)格的登記、注銷管理.

當(dāng)前，我國的檔案管理工作已取得了一定的成績，檔案管理水平實現(xiàn)了質(zhì)的提升，但隨著社會不斷發(fā)展新的標(biāo)準(zhǔn)與要求也不斷呈現(xiàn)，因此，檔案管理人員應(yīng)以端正、積極的工作態(tài)度，提升對檔案工作的職業(yè)認(rèn)同度，提高自身綜合素質(zhì)，不斷創(chuàng)新檔案管理手段和方法，充分利用當(dāng)代信息技術(shù)，促使檔案管理工作再上新臺階，為國家治理現(xiàn)代化做出應(yīng)有的貢獻(xiàn).

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