中職學(xué)校學(xué)生檔案管理思考

鄭鳳琴

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)狀況的原始記錄，記錄了學(xué)生的成長(zhǎng)軌跡。同時(shí)也是學(xué)生管理、就業(yè)及社會(huì)選拔人才等的重要依據(jù)之一。目前社會(huì)上造假現(xiàn)象十分嚴(yán)重，為了維護(hù)學(xué)歷的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，教育部于2001年正式成立了學(xué)歷認(rèn)證中心。認(rèn)證中專學(xué)歷時(shí)，規(guī)定需出具學(xué)生畢業(yè)學(xué)校提供的加蓋學(xué)校紅章的錄取審批表復(fù)印件、學(xué)籍證明等。在提供學(xué)生檔案利用時(shí)，筆者對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了思考。

1 學(xué)生檔案管理中存在的問題

1.1 學(xué)生檔案管理歸屬不明確，檔案保管分散。學(xué)生檔案材料主要包括：學(xué)生入學(xué)材料、新生錄取花名冊(cè)、入學(xué)登記表、學(xué)生各學(xué)科成績(jī)、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等。學(xué)校招生就業(yè)處掌握著新生錄取的基礎(chǔ)信息，教務(wù)處保存著學(xué)生各科成績(jī)，學(xué)生處記錄著學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分等信息。這樣就形成了多頭管理，使檔案的整體性得不到有效發(fā)揮。這些部門又缺乏有效的溝通，致使學(xué)籍檔案不能完整及時(shí)歸檔。有些機(jī)構(gòu)撤銷、合并后學(xué)生檔案交接不及時(shí)還會(huì)造成檔案材料的丟失。比如需永久保存的“新生錄取審批表”就是學(xué)歷認(rèn)證必備的材料，一旦丟失，就給學(xué)歷認(rèn)證帶來極大的麻煩。

1.2 學(xué)校、學(xué)生檔案意識(shí)不強(qiáng)。學(xué)校教師和管理人員常常把學(xué)生的教育、教學(xué)及管理作為重要任務(wù)來抓，認(rèn)為學(xué)生檔案管理是軟任務(wù)和輔助工作，做得好壞對(duì)現(xiàn)行工作影響不大。思想上不重視，歸檔材料不完整，整理不規(guī)范。有相當(dāng)多學(xué)生對(duì)所填寫的檔案材料不夠重視，比如在填寫“出生年月、姓名”等重要信息時(shí)不認(rèn)真、和畢業(yè)證信息不符帶來不必要麻煩。

1.3 學(xué)生檔案管理沒有相對(duì)成熟的檔案管理軟件系統(tǒng)。學(xué)生檔案具有歸檔內(nèi)容多、量大、存放周期短、流動(dòng)快的特點(diǎn)，目前還沒有一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案管理基本上還處于傳統(tǒng)的、手工操作管理模式，難以適應(yīng)現(xiàn)代化職業(yè)教育發(fā)展需要，也制約了學(xué)生檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.4 學(xué)歷認(rèn)證需求階段性強(qiáng)，學(xué)生扎堆來查閱，工作量大，疲于應(yīng)付。近幾年來，醫(yī)師資格、護(hù)士資格等各種資格證考試報(bào)名都需要提供學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告書，往往很多人快到報(bào)名期限才慌著查檔認(rèn)證。由于各學(xué)校檔案室檔案工作人員少，忙時(shí)一天能接待上百人查閱、復(fù)印、開具證明，工作量大。

1.5 滿足外地學(xué)生的查檔需求有一定的難度。學(xué)校面對(duì)全國招生，各個(gè)省市學(xué)生基本都有。本地學(xué)生在查檔時(shí)能攜帶相關(guān)證件、證明，外地畢業(yè)生往往是急著用，說來就來，沒有帶齊相關(guān)證件。為不耽誤學(xué)生，不論下班還是放假中，檔案人員總能給予辦理。更有外地畢業(yè)生嫌路程遠(yuǎn)代價(jià)高，大多數(shù)找熟人代理。聯(lián)系不上熟人的靠打電話讓檔案人員給辦理。提供材料、開具證明要非常謹(jǐn)慎，還需問明當(dāng)年班主任后方能辦理，如果清楚當(dāng)時(shí)情況的老師不在，就沒法辦理。

2 解決以上問題的對(duì)策

2.1 必須建立以學(xué)校檔案部門為主體，各部門配合的學(xué)生檔案管理體制。學(xué)校檔案管理部門要積極主動(dòng)介入學(xué)生檔案管理中去，學(xué)校各職能部門要確定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門形成的學(xué)生檔案，并按規(guī)定向?qū)W生管理部門移交歸檔，做到統(tǒng)一歸口，最后由學(xué)生管理部門向?qū)W校檔案室移交學(xué)生檔案，有效解決高校學(xué)生檔案管理中各自為政的問題。

2.2 科學(xué)制定歸檔范圍，保證學(xué)籍材料收集齊全完整。學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)到畢業(yè)這一期間形成的材料都要進(jìn)行科學(xué)分類，規(guī)范管理，盡量保證材料收集要完整。比如新生入學(xué)時(shí)，應(yīng)對(duì)照學(xué)校錄取花名冊(cè)逐一核對(duì)，以防錯(cuò)誤。對(duì)在校生進(jìn)行學(xué)籍填寫方面培訓(xùn)，確保材料書寫規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確，保存長(zhǎng)久。制定嚴(yán)密的收集管理制度，明確歸檔范圍和要求。檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)和各部門溝通協(xié)調(diào)，保證學(xué)生檔案材料完整準(zhǔn)確。

2.3 學(xué)校應(yīng)加大人員、資金的投入力度，采用現(xiàn)代化的檔案管理軟件。隨著中職學(xué)校在校生逐年遞增和畢業(yè)生就業(yè)制度的完善，學(xué)生檔案管理工作量顯著增加，運(yùn)用數(shù)字化管理系統(tǒng)可隨時(shí)對(duì)學(xué)生有關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)更新，確保信息完整準(zhǔn)確并提供快速利用。

2.4 提高檔案人員的素養(yǎng)。要樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感、責(zé)任感，熱愛檔案工作，端正服務(wù)態(tài)度，變被動(dòng)為主動(dòng)，要有“送人玫瑰，手留余香”的心態(tài)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（作者單位：河南煤炭衛(wèi)生學(xué)校 來稿日期：2014-08-16）