農(nóng)村檔案信息資源建設(shè)研究

王春紅

摘要：農(nóng)村檔案信息資源是指圍繞農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民等領(lǐng)域產(chǎn)生，與農(nóng)民生活、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的各種檔案原件和復(fù)制件及各種檔案信息開(kāi)發(fā)成果等。本文探討了農(nóng)村檔案信息資源的來(lái)源、內(nèi)容和建設(shè)途徑。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村檔案檔案信息資源綜合檔案館

農(nóng)村檔案信息資源是指圍繞農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民等領(lǐng)域產(chǎn)生，與農(nóng)民生活、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的各種檔案原件和復(fù)制件及各種檔案信息開(kāi)發(fā)成果等。它不同于傳統(tǒng)意義上以檔案原件本身為主的檔案資源概念范疇，同時(shí)包括了利用檔案衍生的各種資料、文獻(xiàn)、書(shū)籍等，以及農(nóng)民群眾實(shí)際需要的各種電子信息。

一、農(nóng)村檔案信息資源的來(lái)源及內(nèi)容

農(nóng)村檔案信息資源內(nèi)容廣、數(shù)量大，形式多樣，以平谷區(qū)為例，目前主要來(lái)源于綜合檔案館、涉農(nóng)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村三個(gè)層級(jí)。

（一）綜合檔案館農(nóng)村檔案信息資源的內(nèi)容綜合檔案館的農(nóng)村檔案信息內(nèi)容，主要包括館藏涉農(nóng)檔案信息以及檔案館根據(jù)《政府信息公開(kāi)條例》的要求收集的可公開(kāi)涉農(nóng)民生政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)行文件、發(fā)展規(guī)劃等。具體內(nèi)容包括上級(jí)有關(guān)部門和本地區(qū)黨委、政府、涉農(nóng)部門以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)移交進(jìn)館，經(jīng)鑒定可公開(kāi)的涉農(nóng)民生檔案信息。如村民自治、基層組織建設(shè)、農(nóng)村土地承包、林權(quán)改革、農(nóng)村稅費(fèi)改革、農(nóng)村合村并組、衛(wèi)生防疫、低保、社保、醫(yī)保、戶籍、入學(xué)、就業(yè)、計(jì)劃生育、婚姻、流動(dòng)人口管理、移民安置、糧油補(bǔ)貼等方面的檔案信息。這些文件材料直接涉及廣大農(nóng)民的合法權(quán)益和切身利益，是農(nóng)村檔案信息資源的重點(diǎn)內(nèi)容。

（二）涉農(nóng)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村檔案信息資源的內(nèi)容

涉農(nóng)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村檔案信息資源主要指上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門和本單位內(nèi)設(shè)部門印發(fā)或形成的與本單位主要職能有關(guān)以及各項(xiàng)涉農(nóng)民生工作中形成的檔案信息。主要包括涉農(nóng)民生方針、政策、法規(guī)性文件材料、反映地方特色的檔案信息等。

（三）村（村轉(zhuǎn)社區(qū)）農(nóng)村檔案信息資源的內(nèi)容

村（社區(qū)）農(nóng)村檔案信息是指村（社區(qū)）黨組織、村委會(huì)（社區(qū)居委會(huì)）、經(jīng)濟(jì)合作組織、農(nóng)業(yè)示范戶等形成的檔案信息。村（社區(qū)）農(nóng)村檔案信息內(nèi)容有政府公開(kāi)信息及涉農(nóng)政策性文件，村務(wù)公開(kāi)和村民自治檔案，涉農(nóng)民生檔案信息，本村經(jīng)濟(jì)建設(shè)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)檔案信息，反映本村地方特色的檔案信息。

二、農(nóng)村檔案信息資源的建設(shè)途徑

農(nóng)村檔案信息資源具有形成主體多元、來(lái)源分散、種類和形式多樣等特點(diǎn)，要使其具備共享的基礎(chǔ)，則必須將各種各類農(nóng)村檔案信息資源進(jìn)行整合，做到內(nèi)容覆蓋面廣、脈絡(luò)清晰。農(nóng)村檔案信息資源的建設(shè)主要包括三方面：

（一）綜合檔案館的涉農(nóng)檔案信息資源建設(shè)途徑

1.構(gòu)建全面完善的涉農(nóng)檔案信息資源進(jìn)館體系

綜合檔案館依法接收本級(jí)機(jī)關(guān)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)、人民團(tuán)體的檔案已經(jīng)多年，傳統(tǒng)的接收范圍主要是各進(jìn)館單位的文書(shū)檔案，其中雖有一定數(shù)量的涉農(nóng)檔案，但實(shí)際上許多進(jìn)館單位仍自行保存了相當(dāng)數(shù)量的涉農(nóng)業(yè)務(wù)檔案和科技檔案，這些檔案資源的分散保存不僅不利于涉農(nóng)檔案的集約化管理，也給涉農(nóng)方面的檔案查詢需求帶來(lái)了較大的干擾。2011年以來(lái)，國(guó)家檔案局9號(hào)令和《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》相繼出臺(tái)，對(duì)于國(guó)家綜合檔案館加強(qiáng)民生檔案接收方面提出了更具體的要求。各級(jí)綜合檔案館要按照9號(hào)令和目錄的要求，一是要合理擴(kuò)展進(jìn)館單位。如平谷區(qū)檔案館近幾年調(diào)整了檔案館的接收范圍，將植保站、張各莊村委會(huì)、文化館、文聯(lián)、黨史辦等原不屬于檔案館接受范圍的涉農(nóng)單位和文化單位納入檔案館的接收范圍，進(jìn)一步豐富了館藏涉農(nóng)檔案資源。二是要對(duì)區(qū)域內(nèi)涉農(nóng)專業(yè)檔案、資料進(jìn)行摸底排查，制定全面完善的涉農(nóng)檔案接收進(jìn)館制度，對(duì)區(qū)域內(nèi)各種涉農(nóng)專業(yè)檔案、資料的形成、流向和歸屬進(jìn)行掌控，如期將到年限的涉農(nóng)檔案接收進(jìn)館，并可根據(jù)實(shí)際情況，提早接收。三是在接收紙質(zhì)檔案的同時(shí)，對(duì)有數(shù)字化成果的檔案信息資源要一并進(jìn)行接收，并對(duì)該成果進(jìn)行全面檢查，在基本符合進(jìn)館條件的前提下，盡可能地進(jìn)行利用，以避免重復(fù)加工所造成的浪費(fèi)。

2.館藏涉農(nóng)檔案信息資源的梳理

農(nóng)村檔案信息資源分散在檔案館龐大的保管體系內(nèi)，如不加以梳理和區(qū)分，在利用和共享上就難以為繼。以北京市平谷區(qū)檔案館為例，其館藏23萬(wàn)余卷（件）檔案中，有9類涉農(nóng)檔案資料共80761卷，包括老土地照檔案、房基地批示檔案、婚姻檔案、獨(dú)生子女檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案、土地承包檔案、撤并涉農(nóng)部門檔案、兵役檔案和農(nóng)業(yè)普查檔案。這些涉農(nóng)檔案除了婚姻檔案和獨(dú)生子女檔案是單獨(dú)目錄號(hào)專門保管外，其他檔案與該進(jìn)館單位的文書(shū)檔案混編排列，不方便查找，所以區(qū)檔案館為9類專門檔案分別建立了專題目錄?，F(xiàn)行公開(kāi)文件也是同樣的情況，以平谷區(qū)檔案館為例，其接收保存的2000年以來(lái)區(qū)委、區(qū)政府及區(qū)級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織形成的具有法律性、政策性、公益性、服務(wù)性的非涉密的現(xiàn)行文件共7931件，經(jīng)篩選后，其中與農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民等“三農(nóng)”問(wèn)題相關(guān)的有862件。通過(guò)梳理工作，進(jìn)一步優(yōu)化館藏涉農(nóng)檔案信息資源的分布結(jié)構(gòu)，為集中提供利用奠定基礎(chǔ)。

3.涉農(nóng)檔案信息資源專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

實(shí)現(xiàn)農(nóng)村檔案信息資源共享的一個(gè)重要任務(wù)，就是綜合檔案館館藏的涉農(nóng)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字加工，構(gòu)建字段設(shè)計(jì)合理、覆蓋內(nèi)容全面，查全、查準(zhǔn)率高、方便實(shí)用的涉農(nóng)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和群眾利用需求的特點(diǎn)設(shè)立不同的字段，既要涵蓋檔案的內(nèi)容、檔號(hào)、保管期限等特征，又要充分考慮不同群體的利用需求，實(shí)現(xiàn)涉農(nóng)檔案信息資源的快速、準(zhǔn)確查找。

（二）涉農(nóng)部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的涉農(nóng)檔案信息資源建設(shè)途徑

各級(jí)涉農(nóng)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)是農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)事務(wù)管理工作的具體實(shí)施者，加強(qiáng)涉農(nóng)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)形成的涉農(nóng)檔案信息資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)農(nóng)村檔案資源共享的重要任務(wù)。

1.強(qiáng)化涉農(nóng)檔案的收集歸檔

涉農(nóng)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)要按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的要求，全面梳理和修訂本單位的“機(jī)關(guān)文件材料收集范圍和保管期限表”，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位法定職能產(chǎn)生的各種檔案，特別是涉農(nóng)業(yè)務(wù)檔案的收集歸檔和集中統(tǒng)一管理。如社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)、最低生活保障、新型農(nóng)村合作醫(yī)療、農(nóng)村土地二輪延包、山林延包、農(nóng)村勞動(dòng)力培訓(xùn)、低收入農(nóng)戶奔小康、工程建設(shè)等工作形成的檔案資料，以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)站所工作中形成的檔案資料往往是收集歸檔的難點(diǎn)，需要重點(diǎn)加強(qiáng)管理，及時(shí)收集，并實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2.通過(guò)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)現(xiàn)館外檔案資源整合

一般情況下，涉農(nóng)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室保存的檔案為近10年的檔案，這部分未進(jìn)館檔案也是農(nóng)民群眾查詢利用頻率較高的檔案。通過(guò)數(shù)字檔案室的建設(shè)，形成數(shù)字檔案資源，既方便了機(jī)關(guān)檔案室自身的使用，也實(shí)現(xiàn)了檔案館對(duì)這部分檔案的數(shù)字資源整合。如平谷區(qū)檔案局依托區(qū)部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的創(chuàng)建整合數(shù)字檔案資源，已完成3批共131家數(shù)字檔案室創(chuàng)建，并將其中的涉農(nóng)檔案數(shù)字資源篩選出來(lái)整合到農(nóng)村檔案信息資源共享平臺(tái)中，目前已整合近20個(gè)涉農(nóng)部門48類專題數(shù)據(jù)庫(kù)的近340萬(wàn)條數(shù)據(jù)。在該項(xiàng)工作中，由于對(duì)檔案的數(shù)字化加工工作是由各單位自行或者委托完成，檔案部門需特別注意應(yīng)對(duì)此提出統(tǒng)一的工作要求，以便各項(xiàng)檔案數(shù)字化成果適應(yīng)數(shù)字檔案館接收的要求。

3.涉農(nóng)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的整合

目前已有不少涉農(nóng)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)使用了專門的業(yè)務(wù)軟件輔助日常業(yè)務(wù)管理，產(chǎn)生了大量業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有動(dòng)態(tài)管理、利用頻繁、數(shù)量龐大等特點(diǎn)。對(duì)于這部分檔案信息資源，可以采用定時(shí)數(shù)據(jù)導(dǎo)出，按照一定的格式進(jìn)入數(shù)字檔案館進(jìn)行共享；也可以采取“分散建庫(kù)、集中聯(lián)系，分散服務(wù)、資源共享”的方式，在綜合檔案館形成資源共享機(jī)制的基礎(chǔ)上，建立查詢利用雙向響應(yīng)機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)涉農(nóng)檔案信息資源共享的目標(biāo)。

（三）行政村檔案信息資源建設(shè)途徑

1.繼續(xù)加強(qiáng)和鞏固村級(jí)建檔工作

對(duì)于經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)較差的、檔案工作較為薄弱的村，首要任務(wù)還是幫扶指導(dǎo)其建立基本符合規(guī)范的村級(jí)檔案室，對(duì)村務(wù)管理中產(chǎn)生的各種文件材料加以集中統(tǒng)一保管，并建立最基本的電子檔案目錄。對(duì)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)較好的行政村，應(yīng)加以宣傳推廣檔案信息化建設(shè)工作，使用檔案管理軟件，逐步開(kāi)展重要檔案的數(shù)字化工作。在此基礎(chǔ)上，檔案館應(yīng)對(duì)各村的電子檔案目錄和數(shù)字化成果進(jìn)行接收。同時(shí)，還要注重對(duì)農(nóng)村鄉(xiāng)土文獻(xiàn)的搶救和保護(hù)。

2.對(duì)重要涉農(nóng)檔案實(shí)行“專檔統(tǒng)管”

農(nóng)村工作中形成的一些專項(xiàng)檔案，如土地延包檔案、兩委換屆檔案、林改檔案等可集中存放在鄉(xiāng)鎮(zhèn)或區(qū)（縣）級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，以確保這部分檔案的安全和有效利用。對(duì)于這種管理方式，以檔案館為基點(diǎn)，將這部分檔案資源有效整合，與鎮(zhèn)、村實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

3.探索建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館，實(shí)現(xiàn)“村檔鄉(xiāng)管”。建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館在實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的檔案信息資源共享方面具有優(yōu)勢(shì)。首先鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源集中管理、檔案信息有效共享；其次能夠充分利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室的設(shè)備設(shè)施，節(jié)省鎮(zhèn)村檔案資源體系建設(shè)費(fèi)用；三是從機(jī)制上形成雙管齊下的局面，從而確保農(nóng)村檔案工作法制化、規(guī)范化。

作者單位：北京市平谷區(qū)檔案局